"Rapat" Sebelum Rapat
Lalu, bagaimana cara yang paling efektif untuk membuat sebuah rapat berhasil kendati di dalamnya ada peserta yang bawel tapi punya pengaruh dan pengikut seperti digambarkan di atas?
Bagi pemimpin yang sudah berpengalaman, hal-hal seperti ini pasti pernah bahkan sering dihadapinya sehingga ia memilih menyiasatinya sejak awal. Kemudian, ketika rapat berlangsung dari awal hingga selesai, semuanya lancar-lancar saja. Rapat menemukan goalnya!
Pemimpin yang cerdas pasti sudah mempersiapkan jurus jitu untuk "memegang" orang-orang yang doyan ramai seperti itu. Terhadap peserta rapat yang biasanya diam atau berbicara datar-datar atau kalem-kalem saja tentu tidak ada masalah. Tetapi, terhadap mereka yang suka ribut dan memiliki pengikut pula, maka pemimpin harus menerapkan jurus khusus. Apa itu?
Jawabannya adalah: lakukan "rapat" sebelum rapat. Maksudnya bagaimana? Begini. Sebelum menyelenggarakan rapat formal yang mengundang seluruh peserta sesuai dengan yang direncanakan, pemimpin yang cerdas terlebih dahulu akan menghubungi orang-orang yang berpengaruh tapi potensial menjadi trouble maker di dalam rapat nantinya. Â
Menghubunginya bisa dengan menelepon atau mendatanginya. Bagi sang pemimpin, tak apa-apa sedikit merendah, asal tujuan utama tercapai. Pemimpin melakukan "rapat" pendahuluan dengan orang tersebut. Di sinilah pemimpin dapat meminta pendapat tentang program atau keinginan yang diharapkan dalam rapat nantinya.
Di sini dibutuhkan seni melobi. Hal ini sangat penting dalam rangka menggugah rasa memiliki (sense of belonging) yang bersangkutan. Jika Anda adalah pemimpin itu, maka pastikan Anda sudah menghubunginya dan telah melakukan pembicaraan seperlunya. Jika orang tersebut merasa pendapatnya didengar dan dihargai, maka ia bisa tumbuh menjadi pendukung terdepan, bahkan pendukung militan.
Undang Hadir Rapat
Nah, setelah rapat  itu dipastikan jadwalnya, maka undang orang itu untuk  untuk bisa hadir dan men-support. Maka, saya yakini mereka akan datang dan memberikan dukungan total terhadap Anda dalam rapat.
Hasilnya, rapat yang dilakukan akan mencapai tujuannya tanpa harus berlangsung secara bertele-tele dan membuang-buang waktu. Tanpa harus terjadi saling menyinggung perasaan yang bermuara pada perselisihan. Hal ini terjadi karena telah Anda telah berhasil menumbuhkan rasa tanggung jawab (sense of responsibility) dia yang memiliki pengaruh tapi suka bawel itu.
Jelaslah sudah bahwa maksud menyelenggarakan "rapat" sebelum rapat, yaitu mengupayakan kesepakatan dan dukungan dari orang-orang yang berpengaruh ( mungkin secara informal) dan memiliki pengikut. Jika orang-orang itu bisa Anda "pegang" dan selaras dengan pikiran utama Anda, niscaya rapat akan berjalan lancar dan Anda sukses sebagai pemimpin.
Rapat yang efektif adalah "rapat" sebelum rapat.Â
( I Ketut Suweca, 27 Juni 2020)
