Sumber gambar: https://id.pinterest.com/pin/845621267521348930/
Dalam dua tahun terakhir, meja kerja yang saya tempati tidak lagi berisi tumpukan dokumen yang menginap berlama-lama. Dokumen-dokumen yang relatif lama saya kumpulkan. Saya rapikan isinya, tersimpan di dalam map. Lalu, saya ikat dengan tali rafia. Petugas arsiparis di kantor membantu membawa berbagai macam dokumen itu ke gudang arsip. Dialah yang menyimpan sedemikian rupa sehingga ketika diperlukan dengan mudah bisa diketemukan kembali.
Lebih Leluasa Bekerja
Dengan meja bersih saya merasa jauh lebih lega. Setiap ada pekerjaan surat-menyurat, sebisanya saya selesaikan sesegera mungkin. Berusaha agar tidak ada berkas yang belum saya kerjakan atau saya tandatangani. Â Setelah beres, saya teruskan surat itu ke alamat atau kepada mereka yang menangani selanjutnya.
Dengan meja bersih tanpa tumpukan dokumen, saya merasa lebih leluasa bekerja. Meja jadi terasa lebih lebar. Jika ada dokumen-dokumen yang tertumpuk di situ seperti dulu, tentu mempersempit space untuk menangani pekerjaan administratif.
Dulu, saya terbiasa memanfaatkan paling tidak seperempat dari luasan permukaan meja untuk menumpuk bermacam-macam dokumen. Saya biarkan saja dokumen-dokumen tersebut di situ berlama-lama dengan maksud agar mudah dicari dan berada dalam jangkauan. Akan tetapi, kebiasaan menumpuk dokumen yang terus-menerus bertambah itu akhirnya mengurangi permukaan meja tempat saya bekerja. Luasan permukaan meja untuk bekerja semakin sempit.
Akhirnya, saya putuskan untuk memecahkan masalah itu dengan menggeser dokumen-dokumen itu ke gudang arsip yang telah tersedia. Pertanyaannya, apakah saya seringkali membutuhkan dokumen itu lagi? Ternyata tidak.
Hanya sebagian kecil saja dokumen yang benar-benar baru dan pasti saya perlukan dalam waktu dekat, saya letakkan di laci-laci meja kerja. Ternyata benar, hanya dokumen-dokumen baru itu yang sering saya butuhkan, sementara yang sudah diboyong ke gudang amat jarang saya perlukan.
Ini Dia Jika Memilih Meja Bersih
Dari pengalaman membiarkan dokumen di meja, atau sebaliknya, menjaga meja agar selalu bersih dari tumpukan dokumen, membawa saya pada pemikiran sebagai berikut.
Pertama, meja bersih, seperti saya tuliskan di atas, bisa membawa kita pada suasana yang lebih lega. Ruang gerak kita akan leluasa tanpa terbentur dokumen ini-itu di kiri-kanan. Kita pun akan merasa lebih nyaman bekerja.
Kedua, filosofi meja bersih secara psikologis memberikan dorongan dalam diri bahwa kita mesti menyelesaikan dengan lebih cepat segala sesuatu yang harus kita kerjakan. Tidak ada surat atau dokumen yang teronggok berhari-hari, bahkan berbulan-bulan di meja, menunggu kita kerjakan atau tanda tangani.
Ketiga, meja bersih mengesankan bahwa pekerjaan kita sudah "selesai."  Dengan perasaan selesai ini, suasana hati kita akan plong, tanpa beban. Ketika pulang  ke rumah, kita merasa sudah mengerjakan sejumlah pekerjaan untuk hari itu hingga tuntas.
Keempat, meja bersih mengandung makna, di samping pekerjaan sebelumnya semua sudah beres, berarti juga kita siap menerima tugas baru berikutnya. Ketika tugas baru datang, kita bisa fokus ke situ tanpa diganggu lagi oleh tugas-tugas yang belum terselesaikan.
Ini Dia Jika Memilih Meja Berisi Tumpukan Dokumen
Lantas, bagaimana dengan meja yang berisi banyak dokumen? Pertama, terkesan bahwa kita adalah orang yang sibuk.  Kita juga terkesan sebagai  pekerja keras.
Kedua, tumpukan dokumen di meja boleh jadi menggambarkan bahwa kita overload dalam pekerjaan. Â Terlalu banyak tugas yang harus diselesaikan. Satu pekerjaan belum selesai, sudah datang lagi pekerjaan berikutnya, demikian seterusnya.
Ketiga, terkesan bahwa kita termasuk  orang yang suka menunda-nunda penyelesaikan pekerjaan walaupun sejatinya tidak banyak pekerjaan yang harus kita tangani. Kebiasaan tidak segera menuntaskan pekerjaan itulah yang bisa jadi menyebabkan volume dokumen semakin menumpuk di meja.
Keempat, membiarkan dokumen menumpuk memberi kesan bahwa kita bekerja tidak menerapkan skala prioritas. Sekarang mengerjakan satu hal, sebentar lagi hal lain. Satu pekerjaan belum selesai, sudah beralih ke pekerjaan lain, demikian seterusnya. Akhirnya, semakin banyak pekerjaan yang tak tertuntaskan sehingga menggunung di atas meja kerja.
Kelima, kita akan merasa tidak leluasa dalam bekerja. Jika terlalu banyak dokumen yang menumpuk di atas meja, bukankah kita sedikit sulit menangani pekerjaan? Bandingkan saja dengan penerapan meja bersih.
Akhirnya Hanya Sebuah Kesan
Memilih meja bersih atau meja dengan tumpukan dokumen? Meja bersih tidak selalu berarti kita bekerja cepat atau lantaran kita kekurangan pekerjaan. Sebaliknya, meja berisi tumpukan dokumen, belum tentu berarti kita suka menunda-nunda atau kita kelebihan pekerjaan.
Kita bebas menentukan, mana yang terbaik. Â Meja bersih atau membiarkan tumpukan dokumen di atas meja kerja. Masing-masing pilihan memberikan kesan tertentu. Tapi, apakah kesan itu perlu dipedulikan?
( I Ketut Suweca, 8 Maret 2020).
