Siapa di antara teman-teman yang tertarik menjadi seorang protokol?Â
Dibalik kesuksesan acara pemerintahan terdapat peranan penting seorang protokol yang melakukan perencanaan dan persiapan dengan optimal, lho teman-teman! Tidak hanya sebagai garda terdepan untuk melayani pimpinan, petugas protokol seyogyanya mampu menjaga harkat, martabat, dan wibawa setiap kedudukan pejabat negara.
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 9 Tahun 2010, yang dimaksud dengan Keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan aturan dalam acara kenegaraan atau acara resmi yang meliputi Tata Tempat, Tata Upacara, dan Tata Penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau masyarakat.
Pada tulisan kali ini, kita akan mengulik lima tips menjadi protokol dari hasil wawancara tim protokol Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat (PUPR) yang berada di bawah naungan Kepala Bagian Keamanan dan Protokol, Biro Umum, Sekretariat Jenderal, Lestaryo Pangarso.
Sub Koordinator Protokol, Biro Umum, Kementerian PUPR Arif Ambar Prasetyo dalam wawancaranya menjelaskan, bahwa kunci dari pelaksanaan tugas protokol yaitu dituntut untuk bisa mengatur suatu kondisi ideal dalam situasi yang tidak ideal guna meminimalisir kesalahan. Misalnya dalam mengatur tata tempat ketika jumlah pejabat yang hadir tidak sesuai dengan jumlah ketersediaan tempat duduk, maka protokol harus menyiasati bagaimana dapat menempatkan semua pimpinan pada tempat duduk yang sesuai pada peruntukannya baik mulai dari tingkat Menteri, Pejabat Eselon 1, dan/atau Pimpinan Daerah.
Sebagai garda terdepan dalam melayani pimpinan, Arif berbagi tips untuk menjadi protokol yang andal, yaitu:
1. Memiliki Jam Terbang yang Tinggi
Pengalaman menjadi protokol yang andal berasal dari seringnya seseorang bertugas di lapangan. Semakin sering mengatur berbagai macam kegiatan, semakin memahami dan menguasai kondisi lapangan sehingga akan memiliki jam terbang yang tinggi. Petugas protokol harus memiliki ketangkasan dalam manajemen event sebagai langkah preventif jika acara tidak sesuai rencana . Selain itu, petugas protokol tidak luput belajar dari kesalahan dalam setiap acara, karena kesalahan yang terjadi merupakan pembelajaran untuk menghasilkan performa yang lebih baik kedepannya.
2. Loyal
Petugas protokol harus memiliki loyalitas yang tinggi kepada pimpinan. Jadwal penugasan dengan jam kerja yang tidak terbatas dari hari senin sampai minggu, dikarenakan dinamika kerja pimpinan yang sangat tinggi. Oleh karena itu, protokol harus siap siaga untuk melayani pimpinan bertugas di luar jam kerja.
3. Berintegritas
Meskipun berada di lingkungan yang sangat dekat dengan pimpinan, seorang protokol harus bisa menjalankan tugasnya dengan baik. Bukan berarti dekat dengan pimpinan untuk dipergunakan hal yang tidak sebagaimana mestinya.
4. Kejujuran dan Disiplin
Pada acara yang akan dihadiri pimpinan, petugas protokol harus hadir paling lama 1x24 jam sebelum acara dilaksanakan. Hal ini dilakukan untuk melakukan riset dengan mengumpulkan informasi dan data terkait kesiapan lokasi, tim pelaksana, waktu, kewenangan, undangan, materi, pencatatan dan lain sebagainya. Â Selain itu, kejujuran dalam bertugas akan melengkapi sikap disiplin seorang protokol yang mana ia harus terbuka dalam menyampaikan data dan informasi.
5. Ramah dan Komunikatif.
Yang tidak kalah penting yaitu memiliki sikap yang ramah guna menghasilkan koordinasi yang komunikatif dengan rekan-rekan dari kementerian atau lembaga lain dalam mewujudkan acara yang sukses.
Selain berbagi tips, Arif juga menceritakan pengalamannya sebagai protokol yang tidak terlepas dari tantangan dan hambatan selama bertugas. Menurut Arif tantangan bagi tim yang beranggotakan 11 orang ini adalah ketersediaan Sumber Daya Manusia (SDM) yang belum sesuai dengan kapasitas pekerjaan. Selain melayani menteri, petugas protokol turut melayani pejabat dari unit organisasi dari instansinya pada kehadiran suatu acara resmi mulai dari skala kementerian hingga kepresidenan.
Tantangan selanjutnya adalah tidak semua anggota memiliki kemampuan yang merata seperti membawakan acara, menjadi dirigen, menyiapkan dan menangani kegiatan di lapangan. Sehingga, perlu adanya kolaborasi dalam pembagian tugas berdasarkan kemampuan tiap anggota protokol.
"Hambatan ketika bertugas di lapangan yang paling sering terjadi adalah bagaimana semua pimpinan atau pejabat daerah ingin berada dalam satu area dengan menteri, dengan kehandalannya seorang protokol harus bisa menyiasati bagaimana area ini hanya dapat diperuntukan oleh jajaran pimpinan yang seharusnya menduduki tempat tersebut" jelas Arif.
Tantangan dan hambatan yang sama sering ditemui oleh Giovanni yang merupakan salah satu anggota dari Tim Protokol PUPR. Untuk menghadapi tantangan dan hambatan di lapangan, Gio berupaya melayani setiap pimpinan semaksimal mungkin. Selama bergabung di protokol, dirinya selalu berusaha untuk bertindak disiplin terlebih dirinya harus siap siaga 7x24 jam.
Terlepas dari tantangan dan hambatan yang kerap terjadi, Tim Protokol PUPR memiliki pengalaman yang berkesan selama bertugas. Arif yang telah sebelas tahun berkecimpung di bidang keprotokolan ini memiliki pengalaman yang tidak terlupakan ketika mendampingi Bapak Menteri Basuki bertugas pada tahun 2019 lalu dalam acara High Level Panel Meeting di United Nation Quarter, New York, Amerika Serikat.
"Suatu kebanggan saya bisa berangkat kesana, saya banyak belajar hal-hal baru bagaimana masuk kedalam Gedung PBB yang hanya lihat di buku sejarah namun saya bisa lihat kondisi di dalamnya, saya bisa bersama dengan para pimpinan negara lainnya di dalam satu tempat" Â kata Arif.
Begitu pula dengan yang dirasakan Sandro, Â selama bergabung dengan Tim Protokol pada awal 2022 hal yang berkesan bagi dirinya yakni ketika bisa berada dalam satu ruang lingkup dengan pejabat tinggi negara pada acara besar nasional maupun internasional.
"Pertama, hal yang paling berkesan adalah ketika bisa melihat pejabat tinggi negara dengan jarak yang begitu dekat yang sebelumnya hanya  melihat di tv itu merupakan another happiness for me. Yang kedua, diberikan kepercayaan untuk menghandle salah satu rangkaian pada Event G20 di Bali itu sangat berkesan" tutur Sandro.
Bagaimana Insan Setjen, sudah paham dengan tugas protokol? Â Semoga Tim Protokol PUPR selalu solid dan tangguh saat bertugas di medan lapangan, ya!
Penulis : Dyah Nurul dan Heppy Sugiarti
*Artikel ini telah dipublikasikan untuk Buletin Setjen Kementerian PUPR Edisi 03 Januari-Februari 2023
