Pada operasional sebuah perusahaan, tak bisa lepas dari pengadaan barang dan jasa atau procurement. Sayangnya mayoritas perusahaan masih melakukan procurement secara konvensional yang memerlukan prosedur cukup rumit dan memakan banyak waktu. Sebagai gambaran dari proses procurement secara konvensional, ada beberapa prosedur yang harus dijalankan oleh perusahaan.
Pertama, tentunya harus mengidentifikasi kebutuhan apa saja yang diperlukan. Selepas itu barulah menentukan vendor. Dalam menentukan vendor yang akan digunakan, biasanya perusahaan memerlukan dua atau tiga vendor sebagai pembanding. Setelah vendor ditentukan, kemudian membuat purchase order (order pembelian) dan memonitor barang/jasa yang dipesan. Vendor akan mengirimkan invoice kepada pembeli yang harus diverifikasi untuk kemudian dilakukan pembayaran.
Kenyataan yang terjadi di lapangan dalam proses procurement tidaklah semudah membalikkan telapak tangan. Banyak sekali kendala dan masalah yang dihadapi perusahaan dalam proses pengadaan barang dan jasa secara konvensional. Selain itu terdapat celah yang bisa dimanfaatkan pihak yang tidak bertanggung jawab, misalnya saja melakukan mark up harga produk karena kurangnya transparansi dalam procurement.
Kendala yang lain bisa berasal dari pihak vendor yang dinilai kurang kompeten dan tidak berkualitas. Belum lagi perusahaan masih dipusingkan dengan memilih vendor yang tepat dan negosiasi harga yang memakan waktu. Pengadaan barang dan jasa yang dilakukan secara konvensional memiliki tingkat transparansi yang rendah, rawan tehadap potensi ketidakpatuhan dan penyimpangan. Selain itu juga berpeluang besar terjadi korupsi.
Saatnya Beralih ke E-procurement, Pengadaan Barang dan Jasa Secara Online
Perlahan, perusahaan mulai meninggalkan proses pengadaan barang dan jasa secara konvensional. Hal ini dilakukan untuk mengurangi atau menghindari kerugian baik finansial maupun nonfinansial yang terjadi dalam procurement secara manual. E-procurement bisa menjadi solusi yang terbaik. Dengan beralih ke e-procurement, maka pengadaan barang dan jasa bisa lebih efektif dan efisien.
E-procurement merupakan metode pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan menggunakan internet sebagai sarana informasi dan komunikasi. Dengan cara ini, ada beberapa keunggulan yang ditawarkan sekaligus mengatasi kelemahan yang terjadi pada procurement konvensional.
E-procurement dinilai lebih praktis, terintegrasi online, lebih efisien dan efektif. Keuntungan lain berpindah ke e-procurement adalah menekan biaya yang dikeluarkan untuk pembuatan dokumen-dokumen fisik, pengeluaran yang transparan, meningkatkan produktivitas karena dapat menghemat waktu dibanding pengadaan konvensional, meminimalisir dokumen fisik (tak ada lagi kasus dokumen yang hilang, tertumpuk atau terbawa orang lain), mempermudah transaksi mulai dari proses pembelian hingga pengiriman.
Menggunakan e-procurement untuk keperluan pengadaan barang dan jasa dalam sebuah perusahaan merupakan langkah yang cerdas. Bagi perusahaan, hal ini merupakan salah satu faktor yang dapat mendongkrak performa dan mengatasi kendala dan masalah yang seharusnya tidak ada lagi. Kemudian bagi tim procurement, sistem pengadaan dengan cara ini dipastikan lebih mudah dan praktis sehingga beban kerja menjadi lebih sedikit.
