Memanusiakan Bawahan

Baru bersih-bersih data di laptop, nemu ebook ini. Buku ini berjudul "The Biz; 50 Little things that make a big difference to team motivation and leadership" karya David Freemantle, terbitan Nicholas Brealey Publishing, London 2004. Saya temukan banyak tips berharga yang dapat dilakukan para pemimpin. Langkah yang ditulis sangat praktis, mudah, tapi efeknya bisa magical dan luar biasa.

Ide utamanya sederhana. Yaitu membuat karyawan merasa bahwa ia adalah seorang manusia bagi Anda. Nguwongke -bahasa jawanya. Suasana kantor memang secara alamiah akan membuat persona menjadi impersona. Manusia menjadi bukan manusia. Sekedar objek, angka, atau nomor induk. Tidak ada orang yang ingin dianggap sebagai sekedar objek, angka, atau nomor induk. Namun tanpa disadari sebenarnya begitu banyak pemimpin yang perlakuannya demikian. Contohnya, saat pemimpin sedang memarahi bawahannya, jarang sekali ia berpikir bahwa bawahannya adalah seorang ayah dengan dua anak yang sudah dewasa, yang sebenarnya sudah tidak layak lagi dimarahi seperti anak kecil.

Kegiatan-kegiatan yang dituliskan dalam buku itu dapat membuat kantor menjadi kumpulan manusia 'lagi', bukan mesin. Dan memang, personalisasi adalah pendorong utama dalam melekatnya hubungan antar pribadi. Tips-tipsnya sebenarnya sederhana. Misalnya sesekali katakanlah sesuatu yang positif tentang gaya rambutnya. Buatlah kartu ucapan yang personal tentang hari raya yang ia rayakan, hubungkan dengan situasi yang ia alami. Misalnya: Selamat idul Fitri ya. Mohon maaf lahir batin. Turut senang mendengar bahwa papamu sudah keluar dari rumah sakit sehingga bisa ikut liburan bersama kalian. Ini jauh lebih efektif daripada tanda tangan sederhana atau kartu cetakan perusahaan yang dingin dan kering, dengan ucapan ‘template’ yang bisa di-copas dan sudah beredar dimana-mana.
Tim Waterstone, pengusaha jaringan toko buku terbesar di Inggris dengan 4500 karyawan mengatakan, "Setiap hari saya mencoba untuk menulis setidaknya enam memo untuk staf yang berbeda. Kalau saya sedang berjalan dan melihat tampilan display buku di jendela Waterstones (jaringan toko buku miliknya) yang sangat baik, maka saya tulis memo dan memujinya.”

Hal kecil semacam ini sebenarnya sangat mudah untuk dilakukan. Namun seringkali diabaikan oleh para pemimpin. Dalam artikel ini ada beberapa tips yang akan coba saya share.

1. Menulis email spontan

Pakai peristiwa yang spontan sebagai bahan untuk menulis email kepadanya. Pastikan email itu benar-benar personal. Misalnya:

• 
  
• Budi, sekedar info, tadi saya bertemu dengan klien kita Ibu Nita. Ia menanyakan kamu. Saya bangga lho, dia bisa ingat kamu.
  
• Marta, good luck untuk proyek di Cirebon ya. Saya yakin kamu akan berhasil.
  
• Saya baru saja selesai meeting dengan CEO kita, ia bilang laporan yang kamu sangat lengkap dan membantu. lho.. Keren.
  
• Terima kasih sudah ikut lembur sampai larut malam kemarin, saya sangat menghargainya.
  

2. Menulis memo pribadi
Contoh:

• 
  
• Letakkan memo di meja kerjanya, yang bertuliskan, “Presentasimu tadi bagus.”
  
• Kirim catatan di balik kartu nama Anda, “Terima kasih atas usulmu tadi di meeting.”
  
• Tempelkan ‘post it’ di layar komputernya, “Saya suka dengan kerapian mejamu.”
  
• Lampirkan catatan personal pada artikel yang anda email kepadanya. "Waktu saya baca ini, saya ingat kamu. Saya rasa, kamu akan suka artikel ini."
  

3. Menelponnya pada saat tak terduga
Contoh:

• 
  
• Saat anda di perjalanan ke luar negeri, habiskan 5-10 menit untuk menelpon anggota tim Anda. Jangan membahas pekerjaan, tapi hanya untuk mengobrol.
  
• Menyampaikan salam untuk anak dan istri karyawan Anda, ucapkan terima kasih, karena rela suaminya lembur kemarin malam.
  
• Menelpon Andi dan menanyakan apakah ia menonton pertandingan bola tadi malam, dan bagaimana pendapatnya tentang gol yang terjadi.
  
• Menelpon Meri dan menanyakan apakah ibunya sudah sembuh dari sakit.
  

4. Ingatlah tanggal-tanggal yang penting bagi mereka
Contoh:

• 
  
• Memastikan bahwa setiap anggota tim menerima kartu ulang tahun dengan komentar yang personal.
  
• Mencatat dan memberi perhatian pada tanggal dimana mereka pertama kali bergabung dengan perusahaan, kirimi kartu kecil untuk berterima kasih atas dukungan mereka selama setahun itu.
  
• Menciptakan hari peringatan khas setiap orang. Misalnya hari ketika Willi pertama kali mendapat klien besar. Anda perlu peka dan segera menulis di buku harian untuk bisa melakukan ini.
  
• Menemukan hari, saat anggota tim merayakan sesuatu yang besar (seperti sepuluh tahun menikah), dan berikan kartu khusus dengan tulisan tangan kepadanya.
  

Ada ribuan cara yang berbeda dan kreatif Anda dapat menggunakan email, pesan teks, catatan, panggilan telepon, atau kartu untuk memotivasi orang. Disiplinkan diri Anda untuk mengirim satu pesan yang tak terduga dan membuat satu panggilan tak terduga untuk anggota tim yang berbeda setiap hari.
Menurut Simon Sinek (dalam buku: Start With Why), hal penting dalam membangun hubungan adalah jangan berharap untuk instan. Anda perlu mengeluarkan sumberdaya, waktu, dan energi Anda untuk membangunnya. Semakin besar pengorbanan Anda (dalam hal sumberdaya, waktu, dan energi) semakin kuat hubungan yang terbentuk. Tulisan tangan dan jabat tangan akan lebih kuat efeknya daripada email. Karena tulisan tangan perlu energi, waktu, dan sumberdaya lebih dibanding email.

Penting. Jangan sampai membuat ucapan yang rutin dan template saja. Setiap ucapan harus spontan, original, dan tak terduga. Mudah kan? Mulailah saat ini juga. (dhw)