Ketika Kerikil Tajam Terinjak Kaki Kami

Sabtu, 10 November 2012 adalah hari yang penuh ketegangan bagi saya dan team sepanjang sejarah dalam menjalani pekerjaan sebagai Event Organizer.

Sebuah perusahaan dengan 1.350 karyawan dan keluarga mengadakan acara family gathering di Ocean Park, BSD. Untuk ke-5 kalinya, kami dipercaya menangani seluruh rangkaian acaranya. Dari A hingga Z. Mungkin berbagai solusi dan kemudahan yang dirasakan oleh manajemen dan panitia saat penyelenggaraan acara itulah yang menjadikan kami terus diberi kesempatan dari tahun ke tahun.

Jauh-jauh hari, kami telah menyadari. Bahwa semakin sering repeat order sebuah klien, maka semakin tinggi harapan yang dititipkan. Jika di tahun pertama mereka menggunakan konsep A, pastinya di tahun berikutnya mereka menginginkan konsep B, C, dan seterusnya. Dengan segala perbaikan dan peningkatan dari tahun-tahun sebelumnya.

Maka, di tahun ke-5 ini, segala daya upaya telah kami kerahkan untuk mempersiapkan event tersebut. Target zero complaint telah kami sosialisasikan kepada segenap team yang tergabung di dalamnya. Komunikasi dari waktu ke waktu telah kami lakukan untuk memperkecil kesalahan. Memastikan semua tour leader, crew teknis, time keeper, stage manager dan floor manager paham semua detail acara dan patuh pada koordinator masing-masing.

Teman-teman telah beberapa hari kurang tidur saat ’pra-event’ demi sebuah tujuan : membuat acara yang seru, meriah dan berkesan.

Salah satunya kami buatkan special operate bermuatan edukasi. Cerita yang berakhir mengharukan itu tetap dimasukkan unsur komedi agar tetap menghibur, namun diharapkan tercapai misi besarnya yaitu : Penyelamatan Lingkungan dan Alam Indonesia.

Para pemain telah berlatih secara serius bak artis profesional untuk menghadirkan sebuah tontonan yang diharapkan menjadi salah satu sajian penuh kesan dan sarat makna.

Namun...inilah kenyataan yang terjadi. Sebuah PRAHARA besar pun datang. Ribuan peserta di pabrik itu MOGOK berangkat jika tidak didatangkan 4 unit bis tambahan. Mereka nekad tidak akan pergi semua jika rekan-rekan seluruh peserta tidak terangkut seluruhnya secara bersamaan.

Di tahun-tahun sebelumnya, 11 unit bus kapasitas 59seats telah mencukupi karena selain sebagian memilih berangkat menggunakan kendaraan pribadi, juga anak-anak berbagi tempat duduk dengan orang tuanya. Para bayi tentu saja dipangku oleh Ibu-Bapaknya.

Maka mengadaptasi pola tahun-tahun sebelumnya itu, ketua panitia dan manajemen memutuskan menyediakan 12 unit bus saja. Berfikir, ini hanya trip pendek / dalam kota. Bukan trip jauh ke puncak atau ke Bandung serta Anyer yang makan waktu lebih dari 2 jam perjalanan.

Dan selama ini sebagai EO, kami hanya mengikuti kebijakan di perusahaan itu, karena menganggap mereka lebih paham masalah “rumah tangga”nya.

Selama ini pun semua aman terkendali. Selalu saja Big Boss “bule” mereka memberikan sambutan menentramkan dengan apresiasi tinggi terhadap acara, dan penyelenggara tentunya.

Rupanya kenyamanan itulah yang membuat kami lemah. Kesuksesan itulah yang membuat kami alpa. Ruang dan celah itulah yang diisi oleh beberapa pihak yang tidak puas karena tujuan wisata tidak seperti yang mereka ingin dan harapkan ; ke Taman Safari Indonesia.

Memang secara ‘hukum’ tak ada seorangpun yang bisa memvonis kamilah penyebab kendala tersebut mengingat keputusan diambil oleh manajemen.

Introspeksi diri ini terlambat kami lakukan. Kesadaran ini kami peroleh setelah tamparan kencang dan gejolak demo menjadi tontonan mengerikan. Seharusnya kami dapat ’kekeuh” bersikeras mempertahankan pendapat bahwa unit bus harus ditambah.

Jika kami sebelumnya sempat menyadari, bahwa rentang 5 tahun adalah waktu yang dapat merubah banyak hal, masalah di luar kalkulasi itu tidak harus terjadi.

Lima tahun telah memberikan pertumbuhan pesat pada putra-putri mereka. Yang tadinya bayi, pastinya telah tumbuh menjadi anak-anak lucu yang sudah enggan duduk di pangkuan bundanya. Yang tadinya usia anak-anak, pastinya kini mereka telah beranjak remaja..

Astaghfirullah.... Ampuni kelalaian kami ya Allah. Hanya sebaris kata itulah terucap membaca pesan di grup dan telepon dari ketua panitia. Permohonan pertolongan yang amat segera untuk mengatasi masalah yang super mendesak.

Telepon ke teman-teman pengelola bus sudah pasti saya lakukan. Paralel dengan koordinasi team lapangan, panitia di lapangan, ketua panitia, koordinator di lokasi acara....semua berjalan sahut menyahut. Suara-suara kepanikan seolah menyebar ke segala penjuru. Permohonan bantuan itu benar-benar saya rasakan sebagai tekanan hebat yang tak terelakkan.

Berbagai kendala terbuka di depan mata. Untuk menjalankan bus secara dadakan ternyata bukanlah hal yang mudah dan sepele. Jikapun bus tersedia, drivernya tidak ada yang masuk. Driver dan busnya ada, kepala pool tidak di tempat sehingga biarpun kami bayar cash di tempat, mereka tidak berani menjalankan karena akan melanggar Standard Operasional Prosedure. Ada bus dan drivernya berhasil ditemui, namun rupanya setengah hati menjalankan perintah karena sudah ada janji memancing dengan teman-temannya.Astaghfirullah....

Begitulah...waktu 1,5 jam bergulir terlalu lama untuk sebuah kondisi yang serba tidak menguntungkan.

Alhamdulillah.....akhirnya 4 unit bus berhasil kami datangkan pada akhirnya.

Bus tersebut tentu saja adalah semata-mata karena kebaikan dari rekan-rekan pengelola bus yang bersedia menjalankan armada dalam hitungan menit setelah pembicaraan per telepon kami tutup. Tanpa hitung-hitungan uang pembayaran.

“Sudah nanti saja biayanya...yang penting masalah Ibu terselesaikan..” kalimat yang terucap dari teman PO di seberang sana sungguh menawarkan penyejuk udara pagi itu yang terasa sepanas tengah hari.

Air mineral dan biskuit bagi anak-anak yang dibeli dari Indomart terdekat kami putuskan dibagi-bagikan kepada peserta. Berharap dapat sedikit meredam kekesalan, dan memberi solusi bagi anak-anak yang telah kehausan dan mulai diserang kelaparan. Snack box telah diputuskan dibagi di area acara, sehingga tidak memungkinkan dipindah ke pabrik yang jarak tempuhnya bisa mencapai 1-1,5 jam perjalanan.

Akhirnya peserta berhasil diangkut sampai Ocean Park, meski telat 3 jam dari jadwal yang direncanakan. Otomatis team di panggung mengerahkan segala macam cara merubah rundown kegiatan. Artis ”Delia Paramitha” yang telah bersahabat baik dengan kami dan bersedia memberikan ’special price” demi memberikan ’compliment’ bagi klien kami yang berturut-turut memberikan job order itu hanya sempat menyajikan 2 lagu saja.

Beberapa acara terpaksa harus dihilangkan. Sekedar acara pokok dan sedikit porsi hiburan yang berhasil tetap ditampilkan. Terlihat hanya beberapa gelintir peserta yang masih berpositif-thinking dan menuangkan ekpresi dengan bernyanyi bersama Home Band yang disediakan.

Operate batal dimainkan. Jika peserta kecewa karena merasa “tidak dianggap” akibat kurangnya transportasi yang disediakan, team kami menelan kekecewaan ganda tentu saja. Kecewa melihat wajah-wajah muram dan menahan kekesalan. Kecewa karena kreatifitas yang menguras energi dan pikiran telah urung dipertunjukkan...! :(

Namun, penyesalan tidak akan menyelesaikan apapun. Maka kami ”paksakan” diri untuk tetap bersyukur. Alhamdulillah....bis tambahan berhasil dikirimkan pada akhirnya. Tak terbayangkan jika bus tak berhasil didatangkan. Kegagalan acara secara total menjadi hal yang amat mengerikan. Saya bayangkan tumpukan makanan dan minuman mubazir seluruhnya. Semua crew acara pulang tanpa kata. Hanya wajah-wajah duka yang tergambar di sana.

Dan lihatlah....setidaknya masih kami saksikan anak-anak berkejaran berlarian di tengah suasana keruwetan pagi itu. Para Ibu, Bapak dan anak-anaknya yang bersedia tersenyum berpose di depan stand foto sesi yang kami sediakan. Stand bertema Hawaian lengkap dengan aksesoris topi cantik, kacamata aneka warna, kalung bunga-bunga dsb dll.

Ya, jika kepingan hal positif tidak kami punguti dan kumpulkan, siapa yang akan menghibur kami bukan? Bersyukur adalah semacam penghiburan dalam kasus yang kami hadapi saat itu.

Pelajaran demi pelajaran mahal yang kami dapatkan semoga hanya akan menyadarkan kami semua bahwa sejatinya kami harus terus berbenah diri.

Kegagalan hari itu sungguh terasa amat menyakitkan tentu saja. ”Orang seringkali tidak jatuh oleh batu yang besar di hadapannya, tapi oleh kerikil kecil nan tajam”.

Barangkali kalimat peringatan itulah yang pas untuk menggarisbawahi tragedi hari itu.

Semoga catatan ini akan berguna bagi siapa pun yang menjadi penyelenggara acara. Baik panitia internal maupun event organizer lainnya.

Jika kami telah terperosok ke dalam sebuah lubang di jalanan, pastinya kami mengharapkan tidak ada orang lain yang mengikuti dan mengulang kesalahan yang sama.

Hidup adalah belajar....Mari terus belajar untuk lebih kuat, lebih sabar, lebih peduli, lebih tanggap, lebih mengerti, dan lebih baik dari hari ke hari. Semoga....