Universitas Negeri Malang (UM) kembali berinovasi dengan mengembangkan Sistem Dokumen Keuangan berbasis Generative Artificial Intelligence. Sistem ini dirancang untuk merevolusi cara pengelolaan dokumen keuangan, khususnya dalam proses perjalanan dinas.
"Saya merasa sangat tertantang sekaligus puas dengan hasil penelitian ini," ungkap Intan Dina, ketua tim peneliti dan pengembang sistem. "Motivasi utama saya adalah keinginan untuk menciptakan solusi yang dapat mempermudah pekerjaan sehari-hari, terutama di bidang administrasi keuangan. Saya melihat banyak potensi yang belum tergarap dalam pemanfaatan teknologi untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja."
Dalam dunia keuangan, kita seringkali dihadapkan pada berbagai kendala yang kompleks. Proses-proses manual seperti pengumpulan data, penginputan, dan verifikasi dokumen seringkali memakan waktu yang sangat lama dan rentan terhadap kesalahan manusia. Kesalahan-kesalahan kecil dalam menginput data dapat berakibat fatal dan menyebabkan ketidakakuratan dalam laporan keuangan.
Selain itu, kesulitan dalam mengakses informasi secara real-time juga menjadi kendala tersendiri, terutama dalam pengambilan keputusan bisnis yang cepat. Akibatnya, efisiensi kerja menjadi terhambat dan potensi kesalahan semakin besar.
Cara kerja sistem dokumen keuangan berbasis AI yang dikembangkan oleh tim peneliti Universitas Negeri Malang mengotomatiskan proses pengelolaan perjalanan dinas secara efektif. Alur kerjanya dimulai dari pengunggahan dokumen perjalanan dinas oleh operator. Sistem kemudian menganalisis dokumen menggunakan teknologi OCR dan NLP untuk mengekstrak data penting seperti tanggal, tujuan, dan biaya.
Data yang telah diekstrak selanjutnya dicocokkan dengan database keuangan perusahaan untuk memastikan validitasnya. Jika valid, sistem akan secara otomatis menghasilkan kuitansi elektronik dan laporan keuangan yang kemudian diunggah ke aplikasi sistem keuangan.Â
Dengan demikian, proses yang sebelumnya memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan manusia dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. Selain itu, integrasi dengan sistem keuangan juga memungkinkan dilakukannya analisis data yang lebih mendalam untuk mendukung pengambilan keputusan terkait anggaran.
Sistem Dokumen Keuangan berbasis AI tidak hanya mengotomatiskan proses, tetapi juga memberikan fleksibilitas yang tinggi. Dengan mengintegrasikan sistem ini dengan aplikasi sistem keuangan, perusahaan dapat melakukan analisis data yang lebih mendalam untuk mengidentifikasi tren pengeluaran, mengoptimalkan anggaran, dan membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Hal ini pada akhirnya akan meningkatkan efisiensi operasional dan daya saing perusahaan.
"Tantangan terbesar dalam pengembangan sistem ini adalah mengintegrasikan sistem dengan berbagai sistem yang sudah ada di setiap instansi," tambah Intan Dina. "Namun, dengan dukungan tim yang solid dan semangat yang tinggi, kami berhasil mengatasi semua tantangan tersebut. Harapan saya adalah sistem ini dapat memberikan manfaat yang nyata bagi pengguna dan menjadi solusi bagi berbagai permasalahan administratif di bidang keuangan."
