Mahasiswa UNDIP Adakan Penyuluhan Pentingnya Arsip Keluarga dan Perawatan Arsip Keluarga Serta Alih Media Arsip Keluarga

Semarang ( 12/08 ) Arsip merupakan suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam melaksanakan kehidupan berbangsa dan bernegara. Namun, keberadaan arsip di kalangan masyarakat masih dianggap tidak penting. 

Masyarakat menganggap arsip hanyalah tumpukan kertas yang tidak terpakai. Salah satu contoh arsip yaitu arsip keluarga. Arsip keluarga adalah khazanah arsip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat, serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga ( Handiwardoyo, 2002 dalam Azmi ). 

Arsip keluarga sangat penting dalam aktivitas keseharian keluarga untuk berbagai kepentingan urusan rumah tangga, sekolah, kantor, pajak, dan lain - lain. Fungsi arsip yaitu penunjang administrasi, pengambil keputusan, bukti pertanggung jawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi.

Program penyuluhan ini dimulai dengan survey di RW 12 Kelurahan Jomblang. Dari hasil survey, ternyata banyak warga yang masih belum paham mengenai apa itu arsip keluarga. Melihat kondisi tersebut, mahasiswa KKN UNDIP  memberikan penyuluhan secara door to door untuk memberitahukan apa itu arsip, jenis - jenis arsip, dan tujuan dari arsip. Mengapa arsip keluarga sangat penting? Ini dikarenakan arsip keluarga merupakan bukti otentik dari setiap peristiwa. 

Arsip merupakan warisan dari generasi ke generasi yang perlu dirawat dan dipelihara agar fisik dan informasinya tetap terjaga. Arsip keluarga sangat penting sebagai ketersediaan informasi yang cepat dan tepat mengingat setiap anggota keluarga memiliki kegiatan yang memerlukan dukungan arsip. Ketersediaan arsip dengan cepat dan tepat dapat tercapai apabila masing - masing anggota keluarga sadar untuk mengelola arsip dengan baik.

Penyuluhan ini terlaksana dengan baik. Warga dan mahasiswa memiliki kesinambungan dengan penjelasan yang disampaikan. Menurut Ibu Sunari RW 12 "Dengan penyuluhan ini banyak warga yang menjadi lebih paham mengenai pentingnya arsip keluarga. Penyuluhan ini sangat berguna dan sangat membantu bagi warga yang belum paham akan keberadaan arsip keluarga. Dan juga dengan dibagikan leaflet mempermudah untuk memahami apa itu definisi dan tujuan dari arsip.

Selain pentingnya arsip keluarga, ada juga perawatan arsip. Perawatan arsip adalah proses mempertahankan kondisi arsip agar tetap dalam kondisi yang baik serta melakukan perbaikan pada arsip yang rusak agar semua informasi yang terkandung di dalamnya bisa diakses dengan lengkap dan akurat. Beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan arsip yaitu faktor biologis ( jamur dan bakteri ), faktor fisika ( panas, air, cahaya ), faktor kimia ( zat kimia ), dan faktor lain seperti banjir dan kerusakan lain. 

Program penyuluhan ini dimulai dengan survey di RW 12 Kelurahan Jomblang. Dari hasil survey, ternyata masih banyak warga yang belum memahami bagaimana cara merawat arsip yang mudah dan juga cara alih media arsip keluarga. Melihat kondisi tersebut, mahasiswa KKN UNDIP memberikan penyuluhan secara door to door untuk memberitahu bagaimana cara merawat arsip yang mudah dan alih media arsip keluarga dengan mudah. 

Langkah - langkah yang harus dilakukan dalam merawat arsip keluarga secara manual adalah membersihkan dokumen keeper, memeriksa arsip keluarga satu persatu untuk memastikan apakah ada arsip yang robek, apabila terdapat arsip yang robek segera perbaiki dengan selotip, simpan arsip pada tempat yang kering dan suhu terjaga. 

Kemudian ada alih media arsip keluarga. Alih media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip. Tujuan alih media adalah agar pelestarian arsip terjamin autentisitas. Selain itu dengan teknologi yang semakin canggih, akses terhadap arsip semakin mudah, cepat, dan tepat apabila dilakukan pencarian arsip.

 Langkah - langkah alih media arsip keluarga adalah siapkan arsip yang akan di alih mediakan, scan atau foto arsip, beri nama arsip sesuai kategorinya, hasil scan atau foto bisa disimpan di komputer, harddisk, flashdisk, atau google drive. 

Adapaun cara merawat arsip yang disimpan di komputer yaitu buka folder arsip keluarga, periksa semua folder apakah masih utuh atau ada yang terhapus, periksa semua file apakah masih utuh atau terhapus, apabila ada file yang rusak atau hilang, buat catatan sehingga bisa di alih mediakan kembali, setelah semua proses alih media, simpan arsip pada folder yang sudah ditentukan. 

whatsapp-image-2022-07-31-at-22-00-28-62f6582a3555e426b17039a2.jpeg

Penyuluhan ini terlaksana dengan baik. Warga dan mahasiswa memiliki kesinambungan dengan penjelasan yang disampaikan. Dari penyuluhan ini banyak warga yang menjadi lebih mengeri akan perawatan arsip dan alih media arsip. 

Menurut Ibu Titin dari RW 12 "Penyuluhan mengenai perawatan arsip dan alih media arsip sangat berguna dan sangat membantu untuk orang - orang yang belum mengetahui bagaimana cara merawat arsip dan alih media. Dengan adanya pembagian booklet juga mempermudah  warga bagaimana cara merawat arsip dan alih media arsip".