Fungsionalitas sistem ERP dapat sangat bervariasi tergantung pada penyedia dan industri tempat perangkat lunak bisnis digunakan. Ada banyak penyedia sistem ERP yang berbeda di pasar yang menawarkan solusi khusus industri atau independen. Ada empat modul dasar yang dapat ditemukan di hampir semua sistem dan digunakan di hampir setiap perusahaan. Empat modul dasar adalah manajemen barang dagangan dan logistik, produksi, keuangan dan sumber daya manusia. Modul ini menargetkan sektor yang paling sering menggunakan sistem ERP. Ini termasuk perusahaan dari sektor manufaktur, perdagangan, jasa, pemrosesan logam, kelistrikan dan rekayasa pabrik. Untuk mendapatkan wawasan mendetail tentang fungsi sistem ERP, bagian berikut membahas berbagai fungsi sistem ERP S/4HANA Cloud dari penyedia perangkat lunak Jerman SAP. Fungsi perangkat lunak bisnis dapat dibagi menjadi delapan bidang studi. Bidang studi tersebut yaitu manajemen aset, keuangan, manufaktur, penelitian dan pengembangan termasuk teknik, penjualan, layanan, pembelian dan pengadaan dan rantai pasokan. Modul ini memungkinkan pengguna untuk mendukung manajemen sistem secara optimal. Fokusnya adalah pada tugas pemeliharaan, pengoperasian dan perencanaan sistem. Modul ini juga menawarkan opsi penjadwalan pekerjaan pemeliharaan, dengan mempertimbangkan perlindungan lingkungan, kesehatan, dan pekerjaan. Kisaran fungsi dimaksudkan untuk memastikan sumber daya digunakan secara optimal dan insiden dalam sistem dapat dikurangi. Berikut adalah fungsi dari sistem ERP :
- Keuangan. Selain persyaratan keuangan klasik, seperti  akuntansi pendapatan, pembukuan dan laporan keuangan, manajemen biaya dan profitabilitas, modul ini menawarkan fungsionalitas di bidang penagihan langganan, manajemen perbendaharaan dan manajemen risiko dan kepatuhan. Modul ini juga menawarkan opsi untuk membuat dan mengelola kontrak.
- Produksi. Untuk area produksi, sistem ERP mencakup proses perencanaan produksi, proses perakitan, operasi produksi, teknologi produksi, manajemen mutu dan produksi proyek. Modul ini memungkinkan semua mesin terhubung ke sistem ERP dan fasilitas produksi dikendalikan secara terpusat. Dalam konteks ini, modul ini menawarkan kecerdasan buatan di bidang pembelajaran mesin, yang memungkinkan kontrol produksi yang optimal.
- Distribusi. Sistem ERP memiliki modul manajemen hubungan pelanggan yang kuat untuk penjualan. Ini mendukung karyawan dalam berkomunikasi dengan pelanggan dan memungkinkan peluang penjualan dicatat dan dibuat terukur. Fungsinya juga mencakup pembuatan penawaran termasuk perhitungan harga. Sistem pelaporan yang ekstensif juga memungkinkan untuk mengontrol aktivitas penjualan secara optimal dan mengidentifikasi potensi.
- Melayani. Di area layanan, manajemen layanan teknis dan komersial tersedia. Manajemen layanan teknis dapat dilengkapi dengan perencanaan layanan. Ada juga manajemen suku cadang dan perencanaan suku cadang. Modul ini dilengkapi dengan alat analisis ekstensif. Pembelian dan Pengadaan.Modul pembelian dan pengadaan mendukung karyawan dalam tugas operasional untuk menentukan permintaan dan membeli barang dan jasa yang sesuai. Dengan menggunakan modul, pengadaan bahan baku secara terpusat juga dimungkinkan. Rentang fungsi juga mencakup alat untuk mengurangi risiko dalam rantai pasokan. Ini berhasil menggunakan beberapa pemasok.
- Rantai pasokan. Manajemen rantai logistik memungkinkan pengguna untuk melakukan manajemen transportasi dan mengelola gudang. Modul ini menawarkan pemrosesan tanda terima barang otomatis dan pemrosesan masalah barang, membuka jalan untuk pengoptimalan inventaris. Rentang fungsi juga mencakup manajemen inventaris dan perencanaan komitmen janji temu.
Selain fungsi yang disebutkan, semua modul memiliki kemungkinan untuk menggunakan teknologi cerdas, termasuk kecerdasan buatan, pembelajaran mesin, dan analisis lanjutan. Ini seharusnya tidak hanya mendukung pengguna, tetapi juga berdampak positif pada efektivitas, efisiensi, dan potensi inovasi perusahaan.
Pengenalan sistem ERP baru adalah sebuah proyek. Perencanaan proyek yang konkrit diperlukan untuk pelaksanaan proyek, yang membagi tugas individu dan paket pekerjaan ke dalam fase-fase dan memberikan rencana waktu dan anggaran yang konkrit. Perencanaan proyek tidak mewakili implementasi sebenarnya dari proyek yang diperiksa, tetapi dimaksudkan untuk memberikan gambaran tentang jalannya proyek yang khas. Perlu juga disebutkan selain metode waterfall yang ditampilkan, masih banyak model lain seperti manajemen proyek tangkas, Kanban, Scrum, manajemen proyek ramping atau Six Sigma. Model ini membagi proyek menjadi empat fase dengan fokus yang berbeda. Penyelesaian setiap fase merupakan tonggak proyek. Tugas-tugas berikut harus diselesaikan dalam fase.
Fase 1 Â proyek awal / mulai; Proyek dimulai dan fase pertama adalah identifikasi masalah. Masalahnya adalah perusahaan yang dimaksud ingin mengubah sistem ERP menjadi SAP S/4HANA agar dapat beradaptasi dengan perubahan kondisi lingkungan dan tetap kompetitif. Selain itu, area bermasalah dapat diidentifikasi. Setelah kebutuhan proyek diselesaikan, sistem ERP yang digunakan sebelumnya tidak lagi dipertahankan oleh penyedia di masa mendatang atau tidak lagi memenuhi persyaratan industri, tujuan proyek ditentukan. Prosedur dasar juga ditentukan. Persyaratan khusus dicatat oleh klien dalam spesifikasi. Langkah penting berikutnya dalam fase pertama adalah dimulainya proyek.Â
Awal mencakup definisi tanggung jawab internal serta anggaran kasar dan rencana waktu. Jika dukungan eksternal diperlukan untuk mengimplementasikan proyek, perusahaan konsultan juga harus dicari dan dipilih. Pemilihan harus didasarkan pada kriteria kualitatif yang ditetapkan seperti pengalaman, ketersediaan dan penyediaan sumber daya implementasi.
