Penggunaan sistem ERP adalah cara yang terbukti dan tersebar luas untuk meningkatkan efisiensi di seluruh rantai nilai. Kriteria penting pengenalan sistem ERP adalah alasan bisnis dan fokus pada pencapaian tujuan perusahaan. Pengenalan dan penggunaan sistem ERP bukan hanya tujuan TI itu sendiri, tetapi juga mendukung tujuan perusahaan. Pemasaran, inovasi dan produktivitas dapat diidentifikasi sebagai tujuan penting perusahaan. Pengenalan sistem ERP harus memiliki dampak positif pada ketiga tujuan bisnis.
Pemasaran; memiliki tugas untuk menentukan persyaratan, harapan, dan keinginan pelanggan sehingga produk dan layanan dapat disesuaikan secara individual dengan kebutuhan pelanggan. Oleh karena itu, sistem ERP harus membantu mengidentifikasi harapan pelanggan untuk merencanakan orientasi pelanggan yang ditargetkan. Untuk itu, data pelanggan yang konsisten harus tersedia, yang memberikan informasi tentang aktivitas pelanggan di masa lalu. Ini berarti bahwa data harus bebas dari kesalahan dan redudansi.
Elemen krusial yang harus didukung oleh sistem ERP adalah interaksi antara pelanggan dan perusahaan. Komunikasi dengan perusahaan harus cepat dan mudah bagi pelanggan. Ini dapat didukung secara sistematis oleh perangkat lunak. Informasi yang dikumpulkan dari interaksi harus digunakan untuk menangkap harapan pelanggan. Harapan juga dapat dipetakan melalui entri pesanan dan keluhan. Kombinasi dari elemen-elemen ini memberi perusahaan gambaran umum tentang preferensi pelanggan, niat membeli, dan harapan.Â
Hal ini memungkinkan perusahaan untuk melakukan pemasaran yang terarah. Sistem ERP juga harus mendukung karyawan dalam berkomunikasi dengan pelanggan. Karyawan tidak hanya harus dapat menyimpan data, tetapi juga memiliki akses kumulatif ke sana. Dunia sistem juga harus mendukung saluran penjualan baru. Misalnya, koneksi perangkat terminal baru seperti smartphone dan PDA. Elemen-elemen yang dijelaskan di atas dipetakan dalam sistem ERP di bawah modul CRM. CRM adalah singkatan dari Customer Relationship Management dan berarti proses pemrosesan pesanan yang terintegrasi.
Inovasi; berkaitan dengan peningkatan produk dan layanan, mengembangkannya lebih jauh dan menjadikannya lebih ekonomis. Ini berarti inovasi terkait aplikasi pertama kali terjadi untuk memecahkan masalah. Ini terjadi pada interval yang semakin pendek, karena siklus hidup produk menjadi lebih pendek dan diperlukan tingkat individualisasi produk yang lebih tinggi. Inovasi disertai dengan prosedur dan proses yang disesuaikan di perusahaan.Â
Agar sistem ERP tidak memperlambat inovasi, sistem harus sefleksibel mungkin, dapat dimodifikasi, dan terbuka untuk antarmuka baru. Ini memiliki dampak yang kuat pada database dan bahasa pemrograman sistem ERP. Elemen-elemen ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan secara independen dari pabrikan.Â
Sistem ERP mendukung tujuan kewirausahaan inovasi dengan menghubungkan pengembangan lebih lanjut atau peluncuran produk dan layanan baru ke perangkat lunak perusahaan dengan upaya sesedikit mungkin dan dengan memetakan proses yang baru dirancang. Dengan mengintegrasikan proses, perusahaan dapat melakukan perencanaan, pengelolaan, dan pengendalian yang ditargetkan.
Pada awal 2011, dua pertiga dari semua responden penelitian di perusahaan Jerman dengan lebih dari 500 karyawan menyatakan proses pengembangan produk ditangani melalui sistem ERP. Integrasi proses tidak harus terbatas pada perusahaan sendiri, tetapi dapat melampaui batas perusahaan saat bekerja dengan pelanggan dan pemasok. Produktivitas dapat digambarkan sebagai penggunaan sumber daya yang tersedia secara efektif dan efisien.Â
Di bawah tujuan perusahaan ini, perusahaan berusaha untuk waktu proses yang lebih singkat dan pemrosesan pesanan yang lebih efisien. Hal ini didukung oleh sistem ERP dengan membuat jaringan antar area yang berbeda dalam suatu perusahaan atau bahkan memungkinkan jaringan dengan perusahaan lain. Dengan menciptakan rangkaian proses yang komprehensif, data dapat dipertukarkan dengan cepat dan tanpa kehilangan. Aplikasi yang mungkin dari fungsi-fungsi ini adalah kopling sistemik dengan pemasok. Dimasukkannya pemasok dalam rantai proses memungkinkan pengiriman just-in-time dan pengurangan terkait ruang penyimpanan.
Keterkaitan informasi juga menciptakan kemungkinan pelaporan terperinci, yang dapat mengungkap proses yang dapat dioptimalkan dan sumber daya yang tidak terpakai.Â
Ini memungkinkan pengoptimalan lebih lanjut di area ini. Kesimpulannya, dapat dinyatakan penggunaan sistem ERP dapat mendukung tiga tujuan utama perusahaan yaitu pemasaran, inovasi dan produksi serta berkontribusi terhadap kesuksesan. Saat memperkenalkan sistem ERP, perhatian harus diberikan untuk memastikan hal itu terutama memenuhi tujuan bisnis dan nantinya hanya berfungsi sebagai inovasi teknis.
