Komunikasi Antar Personal - Skill Pemimpin #3

Komunikasi Antar Personal – Skill Pemimpin #3

Skill Komunikasi Antar Personal (Interpersonal Communication Skills) adalah bagian tak terpisahkan dari perjalanan karir Anda dalam pekerjaan maupun juga dalam kehidupan sosial dan sehari-hari di lingkungan terdekat Anda. Kemampuan Anda dalam menyampaikan pemikiran dalam situasi formal maupun informal mempengaruhi citra Anda sebagai seseorang. Pemikiran dapat disampaikan secara verbal, non-verbal maupun tertulis, dan yang awal sesungguhnya adalah skill mendengarkan, karena tanpa memahami ujaran yang sampai kepada kita, pemikiranpun mustahil bisa diutarakan.

Penguasaan skill berkomunikasi adalah keniscayaan bagi kita semua agar kita dapat berinteraksi secara baik dan diterima sebagai seseorang dengan segala atribut yang kita bawa atau melekat di dalam diri kita.

Tulisan ini mengupas skill pemimpin nomor urut 3 dari 6 skill komunikasi yang penting dimiliki seorang pemimpin. Pemimpin dalam dunia kerja, dalam organisasi sosial dan dalam keluarga. Penulis telah mengulas tentang bagaimana Mendelegasikan Wewenang dan Mendisiplinkan. Pada tulisan ini kita lihat apakah skill antar personal terpenting dan bagaimana kita melatihnya.

Informasi Statistik tentang aspek-aspek komunikasi

Di dalam Haiilo (situs pengembangan SDM) dinyatakan bahwa menurut Career Addict dari skala 1 s.d. 5, para manajer menyatakan bahwa keutamaan dari skill antar personal berada pada titi 4,37.  Hal ini menunjukkan bahwa para manajer menganggap skill komunikasi antar personal sangat penting, meskipun tidak pada tingkat absolut.

Sementara itu menurut Ving dalam Haiilo juga 71% karyawan menyatakan bahwa pimpinannya tidak menggunakan cukup waktu untuk mengkomunikasikan rencana dan tujuan organisasi. Dari data ini ternyata tidak bersesuaian antara betapa pentingnya komunikasi di mata manajer dengan persepsi yang dirasakan oleh karyawan terhadap konsentrasi waktu dari manajer untuk komunikasi tersebut.

Selanjutnya di dalam Haiilo, Quantum Workplace menyatakan bahwa 81 % Karyawan mengatakan bahwa kadang-kadang dan sering terjadi miskomunikasi di kantor. Hal ini mengindikasikan bahwa para manajer dalam mempraktekkan skill komunikasi antar personal masih belum sesuai harapan.

Dan data terakhir dari Prepp didalam Haiilo diketahui bahwa 30% karyawan tidak membaca email dari atasannya. Ini indikasi bahwa setidaknya 30% karyawan tidak mendapatkan informasi yang tepat dari atasannya yang disampaikan melalui email.

Definisi

Definisi umum dari Skill Komunikasi adalah sejenis kecakapan yang diperlukan untuk menyampaikan pesan secara efektif baik secara verbal maupun non-verbal. Memiliki kecakapan ini membantu kita agar bisa bekerja baik dengan orang lain dan berninteraksi ke seluruh dunia. Kecakapan atau skill ini bernilai sangat tinggi di dunia kerja karena bisa membantu mengarahkan pada peningkatan kinerja bisnis. Karyawan yang memiliki sikap yang menyenangkan dan kemampuan berkomunikasi praktis yang baik, umumnya bisa menata karir lebih baik di tempat bekerja. Mereka biasanya bisa lebih berperan dalam kerja tim, dalam memberikan umpan balik positif dan mampu menjadi bagian yang menguatkan team building. 

Apakah Skill ini Hanya Muncul pada Orang Tertentu?

Penerapan skill ini amat tergantung pada kemampuan dalam menangkap dan menerjemahkan tanda atau sinyal dari orang lain agar dapat merespon dengan tepat dan dalam waktu yang pas. Ada yang berpendapat bahwa skill ini melekat pada orang dengan tipe kepribadian tertentu, misalnya orang I (Influencing)dalam konsep DISC dari  Marston atau tipe Athena dalam konteks Karakter Dasar dari Charles Handy). Hal ini tidak sepenuhnya keliru; namun, yang berbakat dalam komunikasipun tidak akan berkembang jika tidak berlatih karena aspek-aspek pilihan kata (diksi) dan juga pemahaman terhadap konsep pemikiran yang didengarkan adalah hal lain dan kemampuan dalam menyampaikan pemikiran juga memerlukan suatu kemampuan tersendiri. Artinya berbakat atau tidak, skill ini dapat dilatih dan dipraktekkan secara terus menerus agar melekat dan siapapun bisa terlatih memanfaatkannya. Peribahasa Ala Bisa Karena Biasa berlaku untuk hal ini.

Untuk bisa terbiasa dan melekat dalam diri siapapun, kita perlu memahami apakah konsep dari Komunikasi Antar Personal itu. Ada 4 kelompok skill komunikasi antar personal yang perlu dipelajari agar piawai dalam berkomunikasi dengan siapapun di dalam pekerjaan maupun kegiatan sosial. Ke empat skill tersebut adalah (1) Skill Mendengar dan (2) Skill Berbicara, (3) Skill Menulis dan (4) Skill Komunikasi Non-Verbal.

Skill Mendengar dan Berbicara (Listening & Speaking)

Sesuai yang dipelajari oleh Penulis ketika membahas aspek komunikasi manusia, maka skill mendengar dan berbicara adalah dua sisi dari satu mata uang. Keduanya bertautan langsung dan saling mempengaruhi. Jika tidak mendengar dengan benar, maka apa yang akan disampaikanpun tidak tepat atau bisa juga malah tidak ada pemikiran yang disampaikan secara verbal.

Untuk skill mendengar strateginya ada pada Mendengar Aktif (Active Listening) dan untuk skill berbicara ada yang namanya 3 P & 2T yaitu Pitch, Pace, Pause,  Tone and Timbre. Namun sebelum kita bahas secara detail, ada beberapa penataan sikap kita yang menjadi dasar komunikasi yang diperlukan, yaitu:

• Rileks – tenang dan percaya diri membuat komunikasi verbal lebih fokus dan ekspresi serta ungkapan yang disampaikan tetap bermakna.
• Sikap Positif – dengan sikap yang positif, orang lain akan sangat senang berkomunikasi karena akan terasa diterima dan menyenangkan.
• Empati – dengan memahami dan menghargai pandangan orang lain, seseorang mendapatkan rasa hormat dan rasa percaya dari yang lain sebagai orang yang berkomunikasi dan dia akan dipandang sebagai pendengar yang penuh perhatian.
• Memahami tekanan dalam diri dan orang lain – bersedia memantau secara mandiri komunikasi kita sendiri dan mau memahami motivasi lawan bicara ketika berkomunikasi. Anda menyadari bahwa ada pengaruh dari tekanan ketika nada suara muncul terkesan tidak nyaman. Untuk itu perlu ada pemahaman dan penyesuaian agar lawan bicara kita merasa nyaman, kita pun merasakan hal yang sama.
• Asertif – menjadi asertif adalah menyampaikan pandangan dan argumentasi dengan cara yang positif dan berusaha meyakinkan dengan kukuh namun dengan tetap menghargai pemikiran dan perasaan lawan bicara.
• Team work – mampu beradaptasi dan berusaha fleksibel dalam mengelola kepibadian yang berbeda dan kemampuan dalam berkomunikasi antar personal dengan gaya yang disesuaikan dengan kebutuhan.

Mendengar Aktif (Active Listening)

Saat mendengarkan seseorang berbicara, Anda bisa mendengarkan pesan yang disampaikan secara pasif atau mendengarkan secara aktif untuk memahami, memahami dan merespon. Saat memahami dengan mendengarkan orang lain secara aktif, Anda dapat mencoba mempelajari lebih lanjut tentang wawasan, perspektif, dan pengalaman orang yang berbicara tersebut.

Menggunakan teknk Mendengar Aktif di tempat kerja dapat mempercepat pertumbuhan pribadi dan profesional karena melakukan pembelajaran dari orang lain dan mempertimbangkan ide-ide baru. Mendengar aktif adalah salah satu kecakapan paling penting yang perlu dikembangkan untuk peningkatan kualitas pribadi. Karena mendengarkan adalah separuh dari pertukaran informasi melalui komunikasi yang efektif, maka hampir mustahil untuk berkomunikasi tanpa mendengarkan secara aktif.

Ketika kita mendengarkan secara aktif, kita dapat merespons untuk memastikan adanya interaksi positif. Mempertajam kecakapan mendengar aktif menjadi bagian penting dalam mengembangkan kecakapan komunikasi interpersonal yang efektif. Beberapa tip di bawah ini akan membantu Anda membangun kecakapan Mendengar Aktif (Active Listening).

• Fokus pada percakapan yang ada. Cobalah untuk tidak melakukan hal lain kecuali memberikan perhatian penuh kepada pembicara. Sikap tubuh dalam mendengar aktif adalah tubuh kita condong ke arah pembicara, kontak mata dan sesekali kita mengangguk tanda merespon. Bisa juga dengan berujar: hmm, oh ya, ya ya ya, okey..
• Jangan menyela pembicara. Menyela seseorang memberi kesan bahwa Anda tidak menganggap perkataannya penting.
• Jangan cepat mengambil kesimpulan. Bersabarlah dan biarkan orang menyampaikan maksudnya dan jangan mencoba menyelesaikan apa yang ingin mereka sampaikan. Banyak di antara kita yang suka mengambil kesimpulan sebelum orang lain selesai berbicara. Dan sering hal itu tidak akurat karena kita berasumsi.
• Ajukan pertanyaan. Ini menunjukkan bahwa Anda tertarik dan ingin memahami apa yang disampaikan

Perhatikan 3 P & 2T yaitu Pitch, Pace, Pause, Tone and Timbre. Ketika kita berbicara atau merespon, perlu kita perhatikan dan pastikan berada pada tingkat yang tepat, yaitu Pitch adalah tinggi atau rendahnya nada suara kita tergantung tujuan kita merespon atau berbicara. Pace adalah tempo, apakah kita perlu cepat dalam berbucara, normal atau lambat. Pause adalah jeda, karena kita tidak mungkin berbicara terus menerus. Jeda diperlukan ketika kita melihat perlu ada fokus sehingga pembicaraan diberi jeda dahulu. Tone adalah nada suara, apakah nadanya bertanya atau menjelaskan. Selanjutnya Timbre yang merupakan warna nada. Untuk warna nada kita tidak banyak bisa berbuat sesuatu karena timbre atau warna nada unit milik seseorang.

Kecakapan Komunikasi Tertulis 

Hampir semua pekerjaan suatu saat mengharuskan Anda menulis sesuatu. Komunikasi tertulis yang efektif dapat menjadi penentu keberhasilan dalam menyampaikan pesan kepada orang lain. Kemampuan menulis dengan jelas dan ringkas memastikan setiap orang yang berkomunikasi dengan Anda akan memahami pesan yang ingin Anda sampaikan.

Komunikasi tertulis memiliki banyak atribut yang sama dengan komunikasi verbal, konstruksi kalimat yang baik dan pilihan kata memainkan peran penting dalam jenis komunikasi ini, sama seperti komunikasi verbal. Namun, ada beberapa perbedaan antara komunikasi tertulis dan lisan. 

Jika komunikasi verbal sangat bergantung pada bahasa tubuh, nada suara, dan kontak mata sebagai petunjuk konteks tambahan; komunikasi tertulis harus menyampaikan pesan secara efektif.