Mendisplinkan Karyawan - Skill Pemimpin #2

Mendisiplinkan - Skill Pemimpin #2

Anda adalah seorang pemimpin dari suatu bisnis, apakah yang kita rasakan ketika kita tahu staf atau karyawan kita mangkir dari tugasnya, atau datang ke kantor dengan memakai pakaian yang tidak sesuai ketentuan, atau sering datang terlambat atau pulang sebelum waktunya. Besar ataupun kecil, perilaku seperti itu akan menyebabkan kerugian bagi instansi atau perusahaan. Anda menghadapi masalah kedisplinan staf atau karyawan. Untuk tulisan ini staf, pegawai atau sebutan lain sebagai bawahan atau anak buah akan disebut dengan diksi karyawan.

Beberapa penyebab dari masalah kedisplinan ini ada yang umum, diantaranya:

• Praktek manajemen yang tidak adil dimana perlakuan kepada karyawan satu dan lainnya tidak sama dalam hal fasilitas misalnya, padahal tingkat mereka sama.
• Pelanggaran hak dari karyawan, misalnya gaji dan tunjangan atau salah satunya tidak dibayarkan sesuai waktunya.
• Perlakuan yang tidak sama terhadap kesalahan dari karyawan, misalnya yang satu hanya ditegur, sementara yang lain diberi skorsing, padahal tingkat kesalahannya samaatau serupa.
• Tidak adanya aturan yang tegas tentang perilaku atau kedisiplinan.
• Tidak tersedianya mekanisme pengaduan karyawan jika ada yang mengalami masalah dengan karyawan lain.

Menyambung pembahasan 6 skill kepemimpinan, telah dibahas pada tulisan sebelumnya tentang Mendelegasikan Wewenang. Pada tulisan kali ini akan dilihat tentang sebab-sebab pegawai atau karyawan menjadi bermasalah dan bagaimana membuatnya menyadari adanya masalah perilaku dan bagaimana mendisiplinkannya dengan taktis.

Di dalam KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) makna kata disiplin (kata benda) yang terkait dengan tulisan ini adalah tata tertib (di sekolah, kemiliteran, dan sebagainya); ketaatan (kepatuhan) kepada peraturan (tata tertib dan sebagainya); bidang studi yang memiliki objek, sistem, dan metode tertentu. Sedangkan kata mendisiplinkan (kata kerja) bermakna membuat berdisiplin; mengusahakan supaya menaati (mematuhi) tata tertib.

Di dalam tulisan ini kita akan mencoba menggali keutamaan mendisiplinkan pegawai dengan efektif di tempat kerja. Penulis memandang bahwa mendisiplinkan bukanlah tentangbmemberi hukuman, tapi menciptakan suatu lingkungan kerja yang aman dan harmonis. Akan diuraikan tentang 7 langkah yang komprehensif untuk memastikan bahwa kedisiplinan dijalankan secara adil dan efektif dengan menekankan pada komunikasi yang jelas, konsisten dan penguatan rasa percaya antara manajer (pemimpin) dan karyawan.

Sebelum kita bahas 7 langkah tersebut, baik kita lihat beberapa prinsip yang penting ketika kita akan mulai melakukan tindakan pendisplinan, yaitu:

• Kedisiplinan karyawan adalah tentang memastikan lingkungan kerja yang aman dan menyenangkan, bukan soal dominasi atau hukuman.

• Komunikasi yang jelas dan konsisten sangat penting dalam menjaga kepercayaan antara manajer dan karyawan.

• Penting untuk mengetahui dan memahami peraturan tentang disiplin karyawan dan memiliki aturan yang jelas bagi karyawan dan manajer.

• Dokumentasi sangat penting dalam proses pendisiplinan untuk menjamin keadilan dan perlindungan hukum.

• Pendisiplinan secara positif, yang berfokus pada pertumbuhan dan umpan balik karyawan, dapat meningkatkan keterlibatan, rasa memiliki dan produktivitas.

Usaha membuat karyawan bersikap dan berkerja sesuai dengan aturan perusahaan akan bekerja baik ketika ada rasa saling percaya antara manajer (pimpinan) dan karyawannya. Aspek ini menjadi awal yang penting untuk keberhasilan langkah-langkah yang adil, komsisten dan jelas.

7 Langkah Pendisiplinan Karyawan

Credit to Collidu

Dengan memahami bahwa karyawan adalah aset berharga dari suatu perusahaan, maka cara mendisplinkan tentunya memerlukan upaya yang tepat agar memberikan hasil optimal.

1.   Aturan yang ada tentang Disiplin Karyawan

Dasar awal adalah pemahaman tentang aturan yang berlaku tentang kedisiplinan karyawan. Aturan yang baku layaknya ada dan terdokumentasikan. Jika ternyata perusahaan belum memiliki, maka perlu disusun sebagai aturan yang harus dipatuhi semua pihak.

Jika tidak ada aturan, maka tindakan dan apapun yang diputuskan akan disesuaikan dengan selera dan kepentingan dan bukan aturan. Aturan secara nasional untuk karyawan tentu ada undang-undangnya atau peraturan dari Pemerintah sebagai pegangan untuk diikuti.

2.  Aturan yang jelas untuk karyawan

Setiap karyawan perlu mengetahui dan memahami apa saja yang berlaku untuk mereka. Umumnya setiap perusahaan telah dibentuk serikat pekerja sebagai perwakilan karyawan. Untuk berkomunikasi dengan perusahaan. Beberapa aturan dan hak karyawan adalah untuk hal-hal sbb:

• Cara dan model pakaian yang dibolehkan dan dipakai di momen momen terrtentu.
• Perilaku dalam berinteraksi dengan sesama karyawan, dengan pimoinan, dengan pelanggan dan sebagainya
• Produktivitas dan etika kerja sebagai standar capaian dan etika kerja yang diharuskan agar tetap terjaga kualitas dan kinerja perusahaan.
• Penggunaan alat komunikasi seperti smartphone agar selaras dengan aspek produktivitas dan juga privasi.
• Perilaku Ilegal seperti pencurian, penggunaan obat-obatan terlarang, kekerasan yang bisa menyebabkan pemutusan hubungan kerja langsung jika terbukti.

3.  Aturan yang jelas untuk manajer (pimpinan).

Manajer atau pimpinan pada tingkat tertentu juga perlu memahami aturan yang berlaku, sehingga akan yakin dengan apa yang dibahas dan diputuskan. Secara umum, aspek-aspek seperti yang ada pada karyawan juga ada yang berlaku untuk manajer seperti cara menjalankan rapat, perilaku berinteraksi, produktivitas, memperlakukan adil kepada setiap karyawan dan perilaku ilegal yang dampaknya keras dan langsung jika dilakukan. Yang jelas manajer adalah contoh bagi karyawannya dan manajer harus walk the talk dan lead by example artinya menjalankan apa yang dikatakan dan memimpin dengan teladan.

4.  Metode Pendisiplinan yang dipakai

Cara mendisiplinkan ada beberapa model yang disesuaikan dengan karakteristik dari perusahaan dan juga kebutuhan yang ada. Metode pendisiplinan perlu diputuskan yang mana yang akan diambil, yang penting konsisten dilakukan dan sama diperlakukan kepada semua karyawan. Beberapa model adalah sbb:

• Pendisiplinan Progresif

Model ini banyak dipakai yaitu pemberian sanksi atau hukuman dilakukan secara bertahap semakin berat jika pelanggaran kedisplinan berulang. Misalnya jika pelanggaran ringan, maka cukup dengan peringatan secara verbal. Namun jika diulang lagi, maka sanksi akan dibuat lebih berat, misalnya diskors; jika masih berulang dan intensitasnya semakin tinggi, karyawan dirumahkan untuk beberapa hari. Jika pelanggaran berlanjut terus, maka bisa daja sampai ke pemutusan hubungan kerja.

• Rencana Perbaikan melalui pelatihan atau program peningkatan kinerja

Jika karyawan melakukan tindakan tidak disiplin disebabkan oleh ketidaktahuan, atau pemahaman nilai-nilai yang keliru, maka bisa dilakukan upaya pemahaman dan peningkatan kinerja melalui pelatihan atau lokakarya atau kegiatan sosialisasi. Dalam beberapa kesempatan karyawan melakukan tindkana tidak disiplin hanya karena tidak memahami atau tidak tahu mana yang benar menurut aturan.

• Peringatan secara Verbal

Tahaop awal pendisiplinan adalah melalui peringatan verbal. Jika didengar dan dijalankan akan cukup dan bisa membuat karyawan tetap melakukan tugas sesuai aturan. Jika dengan verbal tidak mempan, maka perlu dilanjutkan dengan peringatan tertulis.

• Peringatan Tertulis

Peringatan tertulis biasanya bertahap, dari mulai Peringatan 1, lanjut ke Peringatan 2 dan jika sampai Peringatan 3, maka itu merupakan pemutusan hubungan kerja

• Pemutusan Hubungan Kerja

Pemutusan hubungan kerja ini merupakan tahap akhir sesudah semua upaya tidak berhasil mengubah perilaku negatif yang tidak produktif terhadap perusahaan. Tentu langkah ini merupakan langkah terakhir yang harus dilakukan.

5.  Dokumentasi Disiplin Karyawan

Pendokumentasian tindakan apapun terhadap karyawan sangat penting. Dokumentasi ini adalah alat pendukung untuk tindakan apapun yang dilakukan oleh pimpinan kepada karyawannya. Dokumen ini juga merupakan alat bukti jika terjadi perselisihan yang berkepanjangan.

Untuk peringatan tertulis, maka dokumennya perlu disampaikan kepada karyawan secara pribadi tidak untuk disebarkan. Untuk peringatan secara verbal, perlu juga ada dokumentasinya yang dicacat dalam hal waktu, tanggal, tempat dan isinya. Cara yang praktis adalah dengan merekam ketika dilaksanakan peringatan secara verbal. Rekaman bisa berbentuk video, bisa juga audio. Karyawan perlu tahu bahwa peringatan yang dilakukan direkam dan menjadi satu dokumentasi tersendiri.

6.  Evaluasi Disiplin Karyawan

Ketika terjadi masalah kedisplinan, akan bermanfaat untuk melihat kembali catatan kinerja dari karyawan yang bermasalah. Catatan itu bisa jadi dasar pertimbangan untuk membahas bersama tentang penyebab perubahan perilaku yang dalam catatan kinerja berbeda. 

Juga dapat dibahas apakah diperlukan suatu pendampingan atau program yang akan bisa mengembalikan perilaku karyawan menjadi positif. Hal ini merupakan pola pikir yang manyatakan bahwa mungkin seseorang berubah bukan karena keinginannya sendiri, tapi karena keadaan.

7. Tidak berfokus pada produktivitas sebagai rujukan utama

Berfokuslah pada penyebab dan pada pembahasan tentang perbaikan perilaku, dan bukan fokus pada produktifitas. Karena kalau hanya bicara produktifitas, biasanya pembahasan akan cenderung menyalahkan karyawan. Namun ketika membahas tentang perilaku, maka yang dibahas hanya aspek koreksi tindakan dikaitkan dengan penyebab terjadinya perubahan.

Kesimpulan

Meskipun Anda mendokumentasikan perilaku negatif, jangan lupa untuk menyoroti apa yang dilakukan dengan baik oleh karyawan Anda. Disiplin yang kuat dapat meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan. Pastikan Anda memberikan umpan balik positif tentang apa yang karyawan lakukan dengan baik. Berfokuslah pada perilaku yang ingin Anda lihat terulang di masa depan, dan Anda mungkin akan terkejut melihat betapa lebih baik kinerja karyawan Anda dengan perlakuan kedisplinan yang tidak hanya melihat aspek kesalahan saja. Selamat mendisplinkan dengan cara positif, Salam

Referensi

https://kbbi.web.id/disiplin

https://wheniwork.com/blog/employee-discipline