Cara Terbaik dalam Pendelegasian Wewenang - Skill Pemimpin #1A

Cara Terbaik dalam Pendelegasian Wewenang # Skill Pemimpin 1A

Melanjutkan pembahasan tentang skill pemimpin, untuk pendelegasian wewenang ada metode pembahasan dengan menggunakan pendekatan Lakukan dan Jangan lakukan agar pendelegasian wewenang menjadi lebih praktis dan mudah dipahami karena terkesan sederhana, meskipun dalam pelaksanaannya tetap memerlukan suatu keseriusan dan komitmen kuat. Penulis akan menguraikan metode ini sebagai suatu Cara atau Praktik Terbaik untuk pendelegasian wewenang.

Wikipedia menyatakan bahwa Cara Terbaik sebagai suatu metode atau teknik yang secara umum dianggap sebagai yang terbaik dari beberapa pilihan karena bisa memberikan hasil istimewa. Cara Terbaik ini digunakan untuk mencapai suatu kualitas yang tinggi sebagai pilihan terhadap standar yang wajib dimiliki. Cara Terbaik didasarkan pada asesmen mandiri atau patokan.

10 Cara Terbaik

Credit to Experienzing

Setiap posisi kepemimpinan akan melibatkan pendelegasian. Jika Anda suka pegang kendali dan tidak mudah mempercayai orang lain, pengembangan skill mendelegasikan wewenang memerlukan waktu dan usaha yang keras. Kemampuan mendelegasikan dengan percaya diri adalah suatu kekuatan tersendiri karena menunjukkan bahwa Anda tidak merasa takut atau khawatir untuk meminta bantuan. Artinya Pendelegasian yang percaya diri merupakan kekuatan dan menunjukkan kepada orang lain bahwa Anda tidak takut untuk mencari bantuan. Ini juga berarti bahwa Anda mengakui bahwa ada keterbatasan dalam hal waktu, skill dan pengetahuan jika Anda melakukan segala sesuatu sendiri. Pendelegasian adalah multiplikasi dari Anda menjadi lebih dari seorang yang akan menyelesaikan beragam tugas dalam waktu yang bersamaan. Hal in berbeda dengan multi-tasking yang mirip, namun yang melakukan hanya seorang.

Perlu kita pahami bahwa manfaat pendelegasian bersifat kumulatif atau semakin sering Anda melakukannya, semakin mudah jadinya. Wajar jika pada awalnya Anda merasa kesulitan, tetapi sesungguhnya Anda memberdayakan staf untuk berhasil bersama Anda.

10 cara terbaik di bawah ini diinspirasi oleh indeed.com sebagai sumber utama dan dirangkai sebagai suatu model praktis yang secara umum dapat dilakukan demi keberhasilan Anda dan instansi tempat Anda bekerja. Ke 10 cara praktis tersebut adalah:

• Mulailah dari yang kecil
• Tentukan cara Anda mengukur keberhasilan
• Kembangkan sistem prioritas untuk tugas
• Delegasikan wewenang berdasarkan kecakapan
• Seimbangkan pendelegasian wewenang
• Berikan instruksi yang jelas
• Luangkan waktu untuk mengajarkan caranya
• Tunjukkan kepercayaan pada tim Anda
• Dorong umpan balik
• Jelaskan mengapa setiap tugas penting

1.   Mulailah dari yang kecil

Lakukan dengan mendelegasikan tugas-tugas kecil sebelum menyerahkan pekerjaan yang lebih besar. Anda dapat memantau kemajuan staf Anda dan merasakan bagaimana beban kerja baru memengaruhi mereka. Anda akan dapat mengidentifikasi kekuatan dan kecakapan staf Anda, sebagai catatan tersendiri untuk peluang promosi baginya.

Jangan menyerahkan tugas terbesar atau terpenting Anda kepada staf yang belum pernah menangani tugas sebesar itu sebelumnya. Melakukan hal itu akan membuat staf Anda akan merasa gamang dan peluang keberhasilannya kecil sekali. Terkait dengan hal itu ada aspek Peter Principle yang bisa dilihat di artikel sebelumnya.  

2.  Tentukan Cara Anda mengukur keberhasilan

Lakukanlah pertemuan dengan staf Anda sebagai suatu tim untuk membahas bagaimana cara dan mekanisme mengevaluasi kinerja staf Anda. Berikan mereka alat ukur yang jelas baik yang bersifat kuantitatif atau kualitatif yang jelas (scorecard atau bentuk lain), dan jelaskan cara menentukan keberhasilan. Staf Anda akan bekerja lebih efisien ketika mereka tahu apa yang akan diukur dengan fleksibilitas yang tersedia.

Jangan memberikan staf Anda tugas tanpa menetapkan tenggat waktu atau menetapkan ukuran pencapaian. Tugas seperti itu akan menjadi sesuatu yang tidak jelas dan tidak memiliki daya tarik untuk menyelesaikannya. Anda akan kecewa dengan keluaran yang didapatkan.

3.  Kembangkan sistem prioritas untuk tugas

Lakukan pemeringkatan pekerjaan atau tugas berdasarkan urutan kepentingan dan keutamaan. Staf Anda selalu tahu apa yang harus dikerjakan terlebih dahulu. Menetapkan prioritas tugas memastikan bahwa tugas yang harus selesai lebih awal dapat diselesaikan sesuai jadwal.

Jangan berikan staf Anda tugas penting dan tidak memberi tahu mereka kapan tugas itu harus diselesaikan. Skala prioritas menjadi suatu pegangan yang melekat dari suatu tugas.

4.  Delegasikan berdasarkan keterampilan

Lakukan proses asesmen staf Anda dan  tetapkan tugas berdasarkan kecakapan dan keahlian mereka. Hal ini adalah tahap persiapan agar staf Anda bekerja sesuai dengan kemampuan mereka. Pendelegasian juga bisa untuk mematangkan staf yang ingin mahir dalam suatu tugas tertentu.

Jangan berikan tugas kepada staf hanya karena mereka memiliki beban pekerjaan yang paling sedikit. Beban kerja rendah namun kemampuan rendah, tidak akan membantu meningkatkan kinerja organisasi

5.  Seimbangkan pendelegasian

Lakukan penetapan tugas berdasarkan kecakapannya, tetapi usahakan untuk menggunakan pendekatan yang seimbang saat mendelegasikan pekerjaan. Ini memungkinkan setiap orang untuk memikul berbagai tugas yang membuat mereka tetap termotivasi dan fokus. Beban kerja yang seimbang juga merupakan aspek keadilan dalam pelaksanaan kerja staf Anda.  Aspek keseimbangan juga berarti seimbang antara bentuk tugas yang menantang dan monoton.

Jangan terus memberikan orang yang sama tugas yang sama. Pastikan juga untuk menghindari membebani karyawan Anda yang berkinerja tinggi secara berlebihan.

6. Berikan instruksi yang jelas

Lakukan pemberian petunjuk yang jelas tentang cara melakukan tugas di awal. Proses yang tampak mudah bagi Anda mungkin tidak begitu jelas bagi karyawan Anda. Berikan dorongan untuk bertanya jika ada yang kurang jelas.

Jangan  mengharapkan staf Anda mengetahui cara melakukan sesuatu tanpa memberi detail info dan menyediakan sumber daya yang memadai.

7.  Luangkan waktu untuk mengajar

Lakukan kegiatan mengajari karyawan Anda cara melakukan tugas yang diberikan. Staf Anda akan merasa terhormat mendapatkan pengajaran atau bimbingan dari Anda. Seorang Pimpinan yang bijak akan menjadi model pemahaman suatu tugas. Istilahnya jika mereka menguasai tugasnya pada angka 7, maka pimpinan layaknya berada di angka 9 sampai 10, minimal 8.

Jangan tidak memberikan dukungan saat dibutuhkan oleh Staf Anda. Pastikan untuk siap merespon pertanyaan dengan pemahaman bahwa pertanyaan tersebut akan mencegah permasalahan di kemudian hari.

8.  Tunjukkan kepercayaan pada tim Anda

Lakukan dorongan dan biarkan staf Anda menyelesaikan pekerjaan tanpa harus mengawasi meja mereka setiap saat. Hal ini menunjukkan bahwa Anda percaya pada kemampuan dan keahlian mereka. Pemimpin yang sukses tahu bahwa karyawan lebih suka menyelesaikan pekerjaan dengan gaya mereka sendiri, tetapi tidak keberatan untuk sesekali memeriksa untuk memverifikasi kemajuan yang dicapai.

Jangan menjadi pengawas harian staf Anda. Pemimpin yang kuat memercayai karyawan mereka untuk bekerja tanpa pengawasan, tapi dengan sistem dan target yang disepakati di awal.

9.  Dorong umpan balik karyawan

Lakukan dorongan kepada staf Anda untuk memberikan umpan balik selama proses pendelegasian. Jelaskan bahwa Anda memperhatikan umpan balik yang Anda terima. Proses ini mengambarkan bahwa institusi Anda terbuka terhadap inovasi dan wawasan yang dapat menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi. Pastikan ini merupakan proses dua arah, berikan pujian dan umpan balik yang membangun secara berkala.

Jangan abaikan staf Anda dan berikan ruang untuk komunikasi terbuka.

10. Jelaskan mengapa setiap tugas penting

Lakukan kegiatan duduk bersama staf Anda dan jelaskan bagaimana peran mereka membantu institusi mencapai kesuksesan. Ini terutama penting saat Anda meminta mereka untuk mengambil lebih banyak tanggungjawab. Saat mereka memahami bahwa peran mereka penting, mereka mungkin akan lebih terbuka terhadap perubahan dan perbaikan.

Jangan berharap bahwa staf Anda bersemangat untuk mendapatkan lebih banyak tanggungjawab jika mereka tidak mengerti bahwa hasilnya akan memberi manfaat untuk institusi Anda.

Selamat menjadi pemimpin yang tahu apa yang dilakukan dan menjadi yang paling memahami tugas dan stafnya. Salam

Referensi

https://en.wikipedia.org/wiki/Best_practice

https://www.indeed.com/hire/c/info/delegate-leadership