Mendelegasikan Wewenang, mengapa diperlukan? - Skill Pemimpin #1

Mendelegasikan Wewenang – Skill Pemimpin #1

Menjadi seorang pemimpin adalah keniscayaan, setidaknya kita memimpin diri kita sendiri di dalam membuat keputusan atau menentukan suatu tindakan.  Ketika kita berdua, salah satu akan memimpin. Ketika bertiga, maka akan ada satu yang memimpin, dan seterusnya.

Al-Quran dalam surat Al-Baqarah ayat 30 menyatakan bahwa Allah SWT menciptakan khalifah (pemimpin) di muka bumi. Jadi jelas, menjadi pemimpin adalah sesuatu yang natural. Artinya setiap orang telah dibekali dengan skill memimpin sesuai dengan gayanya masing-masing.

Tulisan ini akan membahas tentang beberapa skill memimpin dalam situasi umum di dalam organisasi pemerintahan atau sosial. Beberapa Skill utama dari seorang pemimpin adalah:

• Mendelegasikan Wewenang
• Mendisiplinkan
• Skill Komunikasi antar personal
• Mengelola Konflik
• Mendengar Aktif
• Memberikan umpan balik positif

Pada artikel pertama ini dibahas tentang mendelegasikan wewenang sebagai salah satu skill terpenting bagi seorang pemimpin. Mendelegasikan wewenang terkait dengan pemberian arah, tugas dan petunjuk agar apa yang dilaksanakan sesuai dengan standar yang diinginkan oleh pemberi arah atau tugas.

Definisi 

Secara definisi, mendelegasikan mengacu pada proses pemberian tugas, dan wewenang pengambilan keputusan kepada orang lain dalam suatu tim organisasi. Pendelegasian wewenang terfokus pada pendistribusian pekerjaan berdasarkan keterampilan, kemampuan, dan bakat individu.

Dengan mendelegasikan tugas kepada anggota tim, pemimpin dapat memanfaatkan waktu dan pikiran untuk aktivitas bernilai lebih tinggi, sekaligus melibatkan, mengembangkan kapasitas anggota tim dan memberikan otonomi yang lebih besar.

Cara Mendelegasikan Wewenang

Sebelum kita membahas manfaat dari pendelegasian wewenang, kita akan lihat cara atau teknik melakukannya dengan beberapa hal penting sebagai berikut:

1.   Perjelas tugas yang harus dilaksanakan

Amat penting untuk memastikan tugas yang didelegasikan jelas dan tidak ambigu. Tugas yang tidak jelas akan membuat yang diberi tugas merasa tidak yakin dengan apa yang dia harus lakukan. Kejelasan tugas dikaitkan dengan spresifikasi tugas yang harus dilaksanakan. Tugas yang terlalu umum akan membuat standar keberhasilan tugas menjadi sumir atau tidak jelas dan pasti. Nyatakanlah tugasnya dengan jelas, spesifik dan apa saja yang harus diselesaikan dan dihasilkan.

2.  Berikan batas-batas wewenang

Pelimpahan wewenang bukan seperti kita memberikan cek kosong tetapi perlu diberikan batasan yang jelas. Jika kita berikan kebebasan, maka kita akan terkaget-kaget dengan apa yang akan terjadi karena biasanya dengan kebebasan dalam kewenangan, staf atau bawahan cenderung melampaui batas.

Batas-batas kewenangan tersebut mesti dikaitkan dengan butir 1 yaitu tentang kejelasan tugas yang harus dilaksanakan. Artinya batas kewenangan tersebut tidak lepas dari penugasan yang spesifik. Dalam satu kesempatan penulis pernah mengelola suatu toko koperasi. Sebagai ketua koperasi itu penulis menugaskan kepada rekan kerja yang melaksanakan pengadaan barang toko dengan nilai maksimal yang bisa dia belanjakan.

Penulis merasa cukup untuk memberi batasan tersebut. Ternyata pemberian batas tertinggi nilai untuk pengadaan barang tersebut dipahami sebagai penagadaan secara tunai dalam sehari. Para supplier atau canvasser memanfaatkan hal itu dengan mengirimkan barang namun dibayar tempo setelah 2 minggu atau  1 bulan. Yang terjadi adalah penumpukan pembayaran pada tempo 2 minggu atau 30 hari setelah barang dikirim. Dan hal tersebut mengganggu arus kas toko.

Batasan kewenangan benar-benar harus spesifik dan meliputi hampir semua kemungkinan yang terjadi. Andaikan tetap ada hal yang belum terliput, senjatanya adalah staf harus menanyakan kepada pimpinannya untuk minta pertimbangan jika ada hal-hal yang diluar perkiraan.

3.  Berikan kesempatan yang diberi wewenang untuk  menyampaikan pandangannya mengenai tugas yang akan dilaksanakan.

Aspek keterbukaan dan suasana yang menyamankan adalah dua hal yang sangat penting. Karena itu staf atau bawahan juga memiliki hak untuk merasa yakin dengan penugasan yang dia dapatkan. Staf dipersilahkan untuk menyampaikan pandangannya terhadap tugas yang dia emban. Penyampaian pandangan dari staf tersebut merupakan pengakuan akan potensi dari staf tersebut dan itu akan memotivasi staf yang diberikan tugas.

4. Sampaikan kepada yang lain tentang penugasan tersebut

Informasi tentang penugasan perlu disampaikan kepada unit kerja lain di dalam suatu institusi sebagai suatu legitimasi dari wewenang yang didapatkan. Hal ini memberikan juga jalur dan wewenang pengambilan keputusan yang berkaitan dengan unit kerja yang lain. Ketika seorang pimpinan tidak berada di kantor untuk beberapa waktu dan andai info pelimpahan tugas tidak dikomunikasikan dengan unit kerja lain, maka akan terjadi suasana ketidakpastian dan suatu keputusan bisa tertunda karena ketidakjelasan kewenangan.

5.  Gunakan alat pengendali penugasan dalam bentuk pemantauan secara berkala

Monitoring atau pemantauan terhadap pelaksanaan tugas dan pelimpahan wewenang dilakukan pimpinan sebagai mekanisme pengendalian oleh seorang pimpinan. Monitoring bisa dilakukan dengan teknik pelaporan kegiatan secara regular; atau bisa juga secara dilakukan komunikasi menggunakan aplikasi yang biasa dipakai. Untuk model monitoring lainnya adalah menggunakan sistem di mana staf yang diberikan wewenang diwajibkan melakukan laporan ringkas per hari kerja yang berisi tugas apa yang telah dilakukan dan rencana besoknya. Laporannya diunggah ke sistem atau platform yang tersedia.

Manfaat dari Pendelegasian Wewenang 

Jika Anda terbiasa menangani beban kerja yang berat sendirian, di mana Anda kurang percaya dengan staf Anda dan Anda tidak yakin bahwa staf Anda akan mampu mengerjakan tugas yang Anda berikan, mendelegasikan wewenang mungkin terasa menakutkan. Meskipun memang tidak mudah melakukan pendelegasian, namun proses dan hasilnyanya sepadan dengan usaha yang dilakukan. Secara praktis mendelegasikan pekerjaan akan menguntungkan Anda dan staf Anda. Beberapa aspek yang menjadi nilai lebih dari pendelegasian wewenang adalah sbb:

• Meningkatkan semangat kerja karyawan

Pendelegasian dalam manajemen menunjukkan tingkat kepercayaan yang tinggi terhadap karyawan Anda. Menyerahkan tugas kepemimpinan merupakan bentuk kepercayaan terhadap kecakapan, keahlian, dan pengetahuan karyawan. Jika pendelegasian wewenang dilakukan secara rutin, dapat membuat staf Anda merasa lebih dihargai dan akan merasa puas.

• Meningkatkan kecakapan karyawan 

Dengan kepemimpinan yang didelegasikan, Anda membiarkan orang lain berpikir sendiri, mengambil keputusan, dan membangun kecakapan baru. Proses ini menciptakan kumpulan staf berbakat yang berkemampuan dan percaya diri. Hal ini dapat dimanfaatkan ketika tiba waktunya untuk mempromosikan staf dan memajukan manajer baru.

• Meningkatkan efisiensi

Jumlah nominal Anda satu orang, jika Anda mencoba melakukan semuanya sendiri pasti akan mengakibatkan penundaan dan persoalan lain. Solusi yang baik adalah dengan membagi tugas di antara staf yang berada pada tingkatan manajer atau yang memiliki anak buah atau orang yang perannya bisa menggantikan Anda untuk hal teknis tertentu. Pekerjaan akan selesai lebih cepat sehingga menciptakan alur kerja yang lebih efisien dan membantu perusahaan memenuhi tenggat waktu.

• Luangkan lebih banyak waktu untuk tugas-tugas penting 

Sebagai pimpinan, ada beberapa hal lain yang hanya Anda yang dapat melakukan. Mengelola tugas lain yang strategis akan membantu bisnis berkembang, diantaranya melakukan presentasi kepada investor, menjalin hubungan industri yang penting, dan menarik klien besar.

• Menggunakan sumber daya secara efisien

Anda mungkin salah seorang dengan bayaran tertinggi di perusahaan, jika hari Anda diisi dengan tugas-tugas administratif atau pekerjaan yang kurang mengoptimalkan kemampuan Anda, maka hal ini akan menghabiskan terlalu banyak uang bagi bisnis. Penggunaan sumber daya perusahaan yang lebih baik adalah dengan menyerahkan tugas-tugas tersebut kepada staf, dan menghabiskan waktu Anda pada pekerjaan yang menghasilkan pendapatan signifikan bagi perusahaan.

• Mengurangi risiko kelelahan

Pengusaha sering kali mengkhawatirkan kelelahan para kayawan tanpa menyadari bahwa mereka juga rentan terhadap hal tersebut. Delegasi kepemimpinan memudahkan penyelesaian proyek Anda tepat waktu. Selain itu, Anda akan memiliki lebih banyak energi dan mengurangi stres ketika Anda tidak bekerja lembur untuk menyelesaikan semua tugas penting Anda.

Kesimpulan

Di dunia yang senantiasa penuh aktifitas, salah satu cara terbaik untuk mendapatkan lebih banyak waktu untuk pekerjaan utama kita adalah dengan mendelegasikan tugas-tugas dengan prioritas lebih rendah kepada staf Anda.

Jika Anda sudah menyatakan dalam hati Anda beberapa hal di bawah ini:

• Tidak seorang pun dapat melakukan pekerjaan ini sebaik saya,
• Jika saya mendelegasikan pekerjaan ini, tidak ada jaminan bahwa pekerjaan ini akan selesai dengan baik,
• Jika orang lain melakukan ini lebih baik daripada saya, saya berada dalam masalah besar,
• Saya tidak punya waktu untuk mengajari orang lain cara melakukannya,

Maka Anda perlu berpikir ulang bahwa Anda bukanlah Superman yang bisa mengerjakan segala sesuatu dengan baik. Jika Anda terus berpikir seperti itu, maka ada beberapa hal yang akan Anda rasakan:

• Rasanya tugas tidak ada habis-habisnya,
• Waktu untuk saya kurang, 24 jam terlalu pendek,
• Tingkat stress sudah sampai ke ubun-ubun deh …
• Kok, saya serasa diperbudak oleh pekerjaan…
• Keluarga saya mulai berteriak karena saya tidak ada waktu buat mereka,

Nah … beberapa ungkapan atau perasaan yang Anda rasakan merupakan indikator bahwa Anda harus mendelegasikan wewenang Anda. Selamat berbagi tugas dan tanggungjawab demi efisiensi, efektifitas dan kesehatan Anda. Salam