Penilaian Kinerja Pegawai - Apa & Mengapa?

Penilaian Kinerja Pegawai

Suatu organisasi memerlukan umpan balik untuk mengetahui apakah organisasinya berjalan dengan baik. Di dalam konsep Perilaku Organisasi, komponen utamanya adalah Manusia, Struktur Organisasi, Teknologi dan Lingkungannya.

Stephens P Robbins (2017) menyatakan bahwa perilaku organisasi adalah suatu bidang ilmu yang meneliti dampak yang dihasilkan dari individu, kelompok, dan struktur dari organisasi dalam meningkatkan tingkat efektivitas organisasi.

Salah satu unsur utama dari organisasi adalah manusianya. Apapun yang dikerjakan dan dihasilkan baik proses maupun output tentunya akan berpengaruh pada kinerja organisasi. Untuk memastikan bahwa para individu yang berada dalam suatu organisasi bekerja dengan baik berarti perlu suatu proses yang mengukur kinerja individu tersebut. Individu berarti pegawai secara umum, dan para pimpinan tertinggi sampai divisi jika disebut secara khusus. Untuk mengukur tingkat kinerja individu atau pegawai termasuk pimpinan, diperlukan suatu proses yang disebut dengan Performance Apprasial atau Review yang bisa dipadankan dengan Penilaian Kinerja di dalam bahasa Indonesia.

Penilaian kinerja merupakan suatu proses formal yang dilaksanakan secara rutin dan berkala untuk mengevaluasi kinerja individu dan kontribusinya terhadap organisasi dalam rangka meningkatkan kinerja individu tersebut.

Fungsi Penilaian Kinerja Individu

Proses Penilaian kinerja berfungsi sebagai suatu pondasi untuk pemberian umpan balik bagi yang dilakukan penilaian; menjadi momen formal mengevaluasi kualitas dan kinerja tugas, dan membantu menetapkan ukuran penghargaan terhadap prestasi dalam arti menjadi dasar bagi penghargaan berupa bonus, tunjangan dan lain lain.

Penilaian kinerja dilaksanakan sekali atau 2 kali setahun dan menjadi wahana bagi pertemuan formal di mana pimpinan langsung atau penyelia dapat mengevaluasi kinerja pelaksanaan tugas utama dari individu..

Yang bertanggung jawab untuk menguraikan proses penilaian kinerja umumnya adalah bidang sumber daya manusia (SDM), yang kemudian dilaksanakan oleh pimpinan langsung dari individu atau pegawai. Keterlibatan aktif pegawai dalam menjalankan proses ini menciptakan dukungan yang diperlukan untuk melakukan perbaikan yang ditetapkan dalam penilaian kinerja.

Mengidentifikasi peluang perbaikan atau peningkatan mutu kinerja berdasarkan sasaran dan metrik yang telah disusun adalah tujuan utama penilaian kinerja.

Tujuan penilaian kinerja

Dari pembahasan di atas dapat dirumuskan bahwa tujuan penilaian kinerja adalah untuk terus meningkatkan kinerja organisasi dan budaya tempat kerja agar menjadi optimal. Beberapa tujuan adalah sbb:

Meningkatkan Peran Individu

Pegawai mungkin memerlukan kompetensi tambahan untuk bekerja lebih baik dalam pekerjaannya, yang dapat diperoleh melalui pelatihan atau berbagai cara yang lain (magang, pendampingan dll). Penilaian kinerja membantu mengidentifikasi dan mendokumentasikan kebutuhan peningkatan kompetensi.

Mengidentifikasi kekuatan dan peluang suatu bagian

Dari proses Penilaian Kinerja akan diidentifikasi kekuatan dan peluang perbaikan suatu bidang atau bagian. Keluarannya adalah informasi tentang kebutuhan staf, kebutuhan alat kerja atau juga anggaran operasional atau aspek lainnya.

Menjadi Sarana Alokasi Anggaran untuk Penghargaan

Penting bagi organisasi untuk penghargaan atas prestasi berupa kinerja yang tinggi atau yang berkontribusi pada kinerja organisasi. Melalui proses ini akan dapat disaring para pegawai yang memiliki kinerja yang patut mendapatkan penghargaan yang layak misalnya melalui bonus dan penghargaan lainnya.

Organisasi memiliki Dokumentasi Kinerja Pegawai 

Suatu daftar pendek agar sampai pada keputusan tentang promosi, demosi, tindakan indisipliner atau pemutusan hubungan kerja tidak mudah dilaksanakan tanpa adanya rekaman atau dokumentasi kinerja pegawai. Dengan adanya dokumentasi yang lengkap, maka akan menjadi informasi bagi keputusan-keputusan terkait pegawai tersebut. Catatan yang lengkap akan menjadi penguat suatu keputusan atau mengkoreksi suatu keputusan yang kurang tepat.

Dokumen ini juga akan memberikan bahan untuk peningkatan kompetensi pegawai baik melalui pelatihan maupun mode yang lain. Di samping itu, dokumen ini akan membantu organisasi dalam menata penempatan pegawai yang pas baik melalui promosi, mutasi dan demosi.

Menyiapkan perangkat untuk menetapkan Sasaran Kinerja

Sasaran dan tolok ukur yang dicapai organisasi  saat ini merupakan indikasi yang baik mengenai sasaran yang harus ditetapkan untuk dicapai di masa depan dan seberapa cepat dapat dicapai. Data tentang capaian dari pegawai akan menjadi dasar bagi sasaran kinerja yang feasible diraih di masa depan.

Jenis Penilaian Kinerja

Ada beragam jenis penilaian kinerja yang bisa dilakukan kepada pegawai, tentu jenis yang akan dipergunakan disesuaikan dengan kebutuhan dan sasaran yang akan diraih.

Review 360 derajat (360 derajat Performance Review)

creditto Business Manegement Daily

Penilaian model ini menggunakan perangkat yang diisi oleh sekeliling pegawai yang diberi penilaian, yaitu atasannya, koleganya atau rekan kerja yang setingkat dan bawahannya. Jika dia adalah staf dan belum memiliki bawahan, maka hanya diminta kepada atasan dan koleganya untuk mengisi perangkat yang disiapkan.

Isi dari perangkat tersebut adalah tentang kinerja harian, tanggapan terhadap tugas dan tantangan, kemampuan menghadapi situasi kritis, tanggapan terhadap pelanggan, kualitas tugas yang dilakukan, dan aspek-aspek lain yang dianggap penting untuk diberikan penilaian.

Umpan Balik 720 Derajat

Metode ini menggandakan apa yang didapatkan dari umpan balik 360 derajat. Metode umpan balik 720 derajat mengumpulkan informasi  tentang kinerja tidak hanya dari dalam organisasi tetapi juga dari luar organisasi yaitu pelanggan, investor, pemasok, dan kelompok terkait lainnya.

Yang dinilai dari 720 degrees review melibatkan sikap dan perilaku pegawai terhadap unsur di luar organisasi misalnya kepada pelanggan, Investor, pemasok dan lainnya.

Metode Assessment Center

Metode ini terdiri dari kegiatan-kegiatan yang dilakukan di pusat penilaian kinerja yang ditunjuk organisasi, meliputi simulasi komputer, diskusi, role-playing, dan metode lainnya. Pegawai dievaluasi berdasarkan keterampilan komunikasi, kepercayaan diri, kecerdasan emosional, kewaspadaan mental, dan kemampuan administratif. Penilai mengamati prosesnya dan kemudian mengevaluasi kinerja pegawai.

Skala Penilaian yang merujuk pada perilaku tertentu (Behaviorally Anchored Rating Scale). 

Pengukuran kinerja pegawai dengan membandingkan dengan standar yang disepakati. Misalnya untuk mengukur kinerja Trainer, maka perolehannya dibandingkan angka Kinerja Tertinggi dari salah seorang anggota tim trainer dari hasil penilaian Peserta Pelatihan pada satu periode tertentu. Misalnya kinerja tertinggi salah seorang trainer tahun sebelumnya adalah 9,8. Maka kinerja yang dinilai tahun ini dibandingkan dengan 9,8 tersebut. Tentu diharapkan mendekati angka itu atau bahkan sama atau melampaui. Dan jika melampaui, maka angka itu akan menjadi standar capaian untuk penilaian di tahun berikutnya.

Metode Critical Incidents (Insiden/Kejadian Kritis)

Penilaian kinerja dari Critical Incidents berfokus pada catatan perilaku yang dinilai apakah suatu tugas dapat diselesaikan dengan baik atau buruk, ketika terjadi suatu kejadian kritis, misalnya ketika terjadi kerusakan mesin, atau ketika terjadi penurunan drastis penjualan dan kejadian kritis lainnya. Dokumentasi dalam hal ini melibatkan rangkuman singkat situasi (insiden) yang menunjukkan perilaku dan hasil yang dicapai.

Metode Peninjauan Lapangan

Penilaian kinerja dilaksanakan di dalam situasi lapangan atau di lokasi suatu proses kerja berlangsung. Untuk departemen penjualan, misalnya, diamati situasi rapat penjualan dan hasil penjualan yang dicapai.

Management by Objective(MBO)

credit to Javatpoint

Proses ini melibatkan pegawai dan penyelia atau manajer di suatu divisi dalam menentukan tujuan spesifik suatu bagian dan juga tujuan perseorangan. Pegawai dan manajernya bekerjasama dalam menentukan dan membahas cara mencapai tujuan tersebut. Program dieksekusi dan dipantau kinerjanya. Proses ini diakhiri dengan penilaian kinerja pegawai dalam menentukan dan mengupayakan tercapainya suatu tujuan.

Isi Perangkat

Perangkat Penilaian Kinerja Pegawai dalam model apapun tentunya akan berisi topik atau area yang dinilai. Rancangan pertanyaan atau modelnya disesuaikan dengan kebutuhan serta siapa yang akan mengisinya. Juga jenis-jenis kuesioner atau disainnya seperti apa, akan menjadi tulisan tersendiri karena akan disertai contoh-contoh konkrit. Namun,  secara umum area yang akan diberikan penilaian adalah sebagai berikut:

• Sikap dan perilaku – Terkait dengan pilihan sikap dan apa yang ditunjukkan ketika berinteraksi satu sama lain. Variabelnya bisa di area kesopanan, kelayakan dalam merespon terhadap tamu dan pelanggan termasuk air muka.
• Faktor motivasi kerja – Terkait dengan apa dan seberapa tinggi motivasi dalam bekerja dan berkontribusi terhadap organisasi. Termasuk juga faktor yang membuat de-motivasi.
• Respon terhadap perubahan – Terkait dengan sikap dan respon terhadap perubahan di dalam dan di luar organisai.
• Respon Terhadap Kebijakan Organisasi – Terkait seberapa responsif terhadap kebijakan organisasi dan semangat dalam memajukan organisasi
• Kemampuan Soft Skills – diantaranya Problem Solving, Komunikasi, Kepemimpinan, Kerjasama dll.

Permasalahan

Meskipun diperlukan, dan telah dirancang dengan baik, tetap suatu rancangan yang baik menghadapi tantangan baik berupa kritikan maupun usulan perbaikan. Beberapa hal ang menjadi tantangan adalah sebagai berikut:

• Membedakan antara kinerja individu dan organisasi dalam penilaian kinerja menjadi suatu tantangan tersendiri. Artinya pengaruh dari kinerja terhadap kinerja organisasi perlu jelas karena ada kaitannya dengan penghargaan organisasi terhadap pegawai yang berprestasi.  
• Penilaian Kinerja jika menggunakan patokan (benchmark) yang tidak realistis dapat mengakibatkan penerapan tujuan yang tidak tepat, yang melemahkan semangat pegawai atau mendorong mereka untuk mengakali sistem Penilaian tersebut.
• Ketidakpercayaan terhadap penilaian dapat menyebabkan masalah antara bawahan dan atasan atau pegawai menyesuaikan penilaian mereka hanya untuk menyenangkan atasan mereka.
• Pegawai bisa saja menerima evaluasi yang bias karena tinjauan kinerja lebih berfokus pada apa yang dilakukan ketimbang pencapaian.
• Penilai kinerja yang kurang memahami perangkat dan tujuannya dapat menimbulkan sejumlah bias yang mengarahkan hasil penilaian yang tidak akurat dan lebih mengarahkan apa yang disukai penilai ketimbang aspek yang dinilai.

Kesimpulan

Penilaian Kinerja Pegawai jika sudah diuji coba, dinilai dan dipakai secara teratur bisa menjadi suatu sistem yang teruji dan senantiasa dapat diupdate dikaitkan dengan adanya perubahan dalam organisasi. Suatu sistem yang teruji dan mudah dikembangkan menjadi kebutuhan organisasi yang menginginkan kemajuan dan terhindar dari rasa puas terhadap apa yang sudah dilakukan.

Setiap organisasi dan tingkatan manajemen memerlukan perangkat penilaian kinerja yang beragam yang disesuaikan dengan kebutuhan. Karena karakteristik setiap organisasi berbeda-beda, maka perangkat yang disusun tidak akan sama pada satu organisasi dengan organisasi yang lain. Model dan prinsip sama namun perangkat bisa berubah disesuaikan dengan kebutuhan.

Agar Perangkat Penilaian Kinerja Pegawai itu valid (absah), maka diperlukan bantuan dari ahli bahasa, psikolog dan komunikasi agar perangkatnya mudah dipahami dan menghindarkan pengisinya untuk bias dalam mengisinya. Karena jika perangkat disusun tanpa kehadiran ahlinya di dalam merangkai kata-kata dalam perangkat, maka hasilnya akan tidak menjawab kebutuhan, yang pada akhirnya tidak akan mengukur kinerja pegawai seperti yang direncanakan.

Referensi

Robbins, Stephen P., Judge, Timothy A.. (2017). Organizational behavior 17th ed / Stephen P. Robbins, Timothy A. Judge (17th ed). Harlow: Pearson Education.