Perilaku Organisasi dalam Mengelola Organisasi Sosial Keagamaan

Perilaku Organisasi dalam Mengelola Organisasi Nirlaba

Beberapa tahun yang lalu penulis diminta memegang tanggungjawab sebagai Sekretaris Umum suatu organisasi sosial dan keagamaan di suatu kawasan perumahan. Pengembang kawasan mengelola sebanyak 35 an kluster dan dengan jumlah penduduk sekitar 10 ribuan lebih jiwa dan sebagian besar merupakan anggota organisasi secara de facto. Organisasi ini murni nirlaba dengan jumlah anggota yang banyak dan diikat dengan simbol dan aktivitas sosial keagamaan.

Organisasi ini diakui kiprahnya baik oleh masyarakat umum maupun pemerintahan melalui perannya mewarnai lingkungan dengan aktivitas-aktivitas sosial dan keagamaannya. Contoh kegiatannya adalah acara kumpul warga, perayaan sosial dan keagamaan, donor darah, tablig akbar dan lain sebagainya.

Pengurus organisasi ini sebagian adalah para profesional, anggota parlemen, pegawai lembaga swasta dan pemerintahan serta para pebisnis mandiri, atau orang tua yang sudah pensiun namun masih ingin melakukan aktivitas organisasi, sangat bervariasi. Pemilihan pimpinan organisasi dilakukan dengan cara biasa yaitu pemilihan berdasarkan calon yang diajukan dari masjid-masjid di cluster-cluster yang ada.

Suatu organisasi nirlaba dengan fokus pada kegiatan sosial keagamaan, kira kira seperti apakah gambaran dari interaksi antar pengelola organisasi? Seperti diketahui suatu organisasi nirlaba sosial keagamaan umumnya tidak memiliki sumber dana tersendiri karena mengandalkan pada donasi atau kegiatan yang bisa menghasilkan dana, namun jumlahnya biasanya terbatas. 

Karena itu umumnya organisasi seperti ini tidak memiliki kantor atau sekretariat, meskipun ada juga yang mendapatkan pinjaman tempat karena sedang tidak dipakai atau menggunakan lokasi baik rumah ataupun fasilitas anggota pengurus. Sebelum dibahas perihal organisasi nirlaba tersebut, akan lebih kontekstual jika penulis memberikan gambaran mengenai beberapa hal terkait komponen-komponen yang terkait dengan Perilaku Organisasi.

Elemen Perilaku Organisasi

credit to Time Tracko

Perilaku Organisasi adalah satu ilmu yang mempelajari interaksi manusia yang ada di dalam organisasi. Interaksi yang terjadi tentu tidak berada di ruang hampa, ada beberapa unsur yang biasanya ada yaitu:

Manusia yang berada di dalam organisasi, yang menggerakan roda organisasi dan menjadi tulang punggung bagi operasional organisasi.

Struktur Organisasi dengan bentuk keterhubungan satu bagian dengan bagian lainnya dalam organisasi. Struktur juga bisa beragam bentuk, bisa seperti organisasi dengan kotak-kotak, atau bentuk jaring atau bentuk sarang laba-laba atau bentuk lain lagi disesuaikan dengan kultur organisasi yang terbentuk. 

Teknologi artinya alat yang digunakan di dalam komunikasi antar insan dalam organisasi dan dengan yang di luar organisasi. Teknologi yang diambil perlu ditentukan yang praktis, yang mudah terhubung dengan dunia di luar organisasi dan yang dapat dilakukan pembaharuan agar organisasi gesit atau tangkas dalam menghadapi perubahan.

Lingkungan di  dalam dan luar organisasi.  Lingkungan di dalam adalah yang dibentuk oleh pimpinan organisasi. Sementara lingkungan luar perlu senantiasa direspon untuk eksistensi dan kebutuhan organisasi dalam berkiprah.

Ke lima elemen organisasi di atas perlu dicermati sebagai bagian yang saling berinteraksi di dalam suatu organisasi, tinggal varian dari ke lima elemen itu yang dipakai sebagai ciri dari organisasi yang berjalan. 

Cara Mengelola

Dalam mengelola organisasi nirlaba yang berfokus kepada kegiatan sosial dan keagamaan penulis mengusulkan agar mencoba melihat karakteristik organisasi sejenis dengan melihat kepada 4 elemen di atas yaitu Manusia, Struktur Organisasi, Teknologi dan Lingkungannya.

Manusia

Dengan melihat bahwa organisasi tersebut adalah nirlaba, maka dapat diasumsikan bahwa yang orang-orang yang aktif berorganisasi adalah orang yang menyisihkan waktunya secara sukarela. Dengan demikian, maka organisasi ini lebih aman jika dikelola dengan model yang lebih kolegial karena setiap orang memiliki kebanggaan (pride) sendiri terhadap hal utama yang dilakukannya di tempat pekerjaannya. 

Secara umum, orang yang mendedikasikan waktu, tenaga dan pikirannya adalah orang-orang yang sesungguhnya sibuk dengan tugas pekerjaan amsing-masing. Tugas dan tanggungjawab di organisasi seperti ini adalah lahan untuk menunjukkan aktualisasi diri (self-actualization) meminjam istilah dari level tertinggi piramida tertinggi Maslow. 

Jika kita mencoba memperlakukan teman-teman dalam organisasi dengan nuansa boss dan anak buah atau staff diperkirakan suasana positif tidak akan bertahan lama karena ikatan hubungan antar personal di organisasi adalah rasa menghargai dan rasa kesamaan tingkat status, apalagi penentuan tanggungjawab dalam organisasi lebih pada persepsi kompetensi dan kesiapan dalam berkorban waktu dan tenaga. 

Jadi jika kita melihat dari kultur organisasi, yang dipakai adalah kultur peran dimana ada pimpinan yang ditopang oleh bawahan atau model hirarki, tidak akan tepat. Yang lebih tepat adalah kultur tugas dan kultur orang di mana fokus orang pada pelaksanaan tugas dan target kegiatan dan pemberian kepercayaan kepada orang per seorang untuk memimpin bidang tugasnya. 

Pemberian pengakuan dan penghargaan kepada kemampuan individu dengan tetap menjaga arah organisasi sesuai dengan kesepakatan bersama akan lebih kuat dalam menunjang keberhasilan pelaksanaan tugas dan kegiatan, karena rasa rela bekerja demi organisasi dengan pengakuan yang cukup dan ungkapan bahwa keberhasilan tugas atau kegiatan adalah hasil kerja bersama akan membuat setiap orang di dalam organisasi merasa nyaman dan terpuaskan.

Tantangannya adalah menjalankan organisasi nirlaba ditentukan juga oleh konsep nothing to lose atau tidak ada ruginya kalau undur diri dari tanggungjawab dan kegiatan jika suasana di dalam organisasi tidak positif. Tidak seperti ketika seseorang bekerja di suatu kantor dan mendapatkan bayaran atau gaji, tentu harus berpikir ulang jika merasa tidak betah dan mengundurkan diri.

Struktur Organisasi

Pemahaman kita terhadap struktur organisasi umumnya adalah bentuk organisasi yang hirarkis, yaitu ada pimpinan dan garis komando ke bawah. Bentuk ini sama dengan bentuk struktur organisasi dalam organ pemerintahan. Karena umumnya bentuk yang dipahami seperti itu, struktur seperti itu tidak masalah karena memang menggambarkan suatu perbedaan tanggungjawab mana yang paling besar, besar dan tidak besar.Jadi struktur seperti itu tetap bisa dipergunakan. Namun, yang perlu diperhatikan adalah pola komunikasi, pemberian umpan balik dan penilaian terhadap apa yang sudah dilaksanakan. 

Yang paling jelas adalah kultur organisasinya yang harus bersifat kolegial dan kultur tugas. Kultur tugas diupayakan untuk mendorong pola kerjasama dalam menjalankan tugas-tugas. 

Aspek kolegialnya adalah mindset atau kesadaran bahwa para penanggungjawab tugas, meskipun dari aspek struktur organisasi berada di bawah, tetap mereka adalah teman-teman yang levelnya setara. Memang tidak mudah mengatur mindset struktur yang hirarkis, namun kulturnya harus kolegial dan fokus pada pelaksanaan tugas secara team, dengan pembangunan rasa kepuasan bersama ketika suatu tugas selesai.

Baik organisasi pemerintahan ataupun swasta, pembentukan kultur yang paling menentukan bukanlah strukturnya, meskipun layaknya seperti itu. Namun, peran dari pimpinan lembaga yang akan menentukan kultur yang ingin dibentuk. Penulis merasakan perbedaan kultur organisasi dari setiap kepengurusan ditentukan warnanya oleh pimpinan tertinggi dari organisasi manapun, termasuk organisasi nirlaba.

Teknologi

Pada dasarnya teknologi yang digunakan adalah yang umum dipakai oleh pengurus dan menggunakan model yang terkini dan modern. Organisasi yang berdaya tahan tinggi tentu juga harus mengikuti perkembangan teknologi. Namun yang dipakai tentu yang sifatnya praktis dan yang dipakai oleh kebanyakan pengurus. 

Penggunaan teknologi terkini justru sangat bisa dilakukan dalm organisasi ini akrena para pengurusnya adalah yang menggunakan teknologi di kantor tempat bekerjanya masing-masing. 

Misalnya penggunaan alat komunikasi smartphone dan informasi secara digital. Juga ketika melakukan pengumpulan data, tidak lagi menggunakan kuesioner cetakan, namun sudah menggunakan formulir digital, misalnya googleforms. Undangan juga tidak lagi menggunakan kertas atau cetakan, namun serba digital agar mengehamat waktu dan lebih efektif.

Lingkungan

Lingkungan internal terbentuk otomatis ke dalam. Lingkungan eksternal ini ditentukan oleh aspek pengaruh organisasi kepada anggota-anggotanya. Apabila pengaruhnya kuat, maka akan terbentuk lingkungan yang mendukung organisasi. Pertanyaannya adalah bagaimanakah memperkuat pengaruh tersebut? 

Organisasi perlu memahami kebutuhan dari anggotanya dengan melakukan proses sejenis Analisa Kebutuhan baik melalui kuesioner maupun rembukan dengan pemuka anggota dan anggota itu senditi. Di samping itu perlu juga dibangun komunikasi dengan organisasi di sekitar organisasi berada, tentunya termasuk organisasi pemerintah yang berdampak langsung dengan kehidupan anggota, misalnya pemerintah daerah atau lembaga-lembaga lain yang berkaitan dengan kebutuhan anggota. 

Yang tidak kurang pentingnya adalah hubungan yang saling menguntungkan dengan pelaku usaha atau tempat-tempat yang dapat dilakukan kerjasama dalam melakukan kegiatan organisasi. 

Misalnya untuk melakukan suatu kegiatan, misalnya Seminar, Donor darah, Santunan untuk kalangan yang membutuhkan, sunatan masal dapat dilaksanakan di salah satu lokasi dari pelaku usaha yang areanya mencukupi. Dengan dimanfaatkannya lokasi tertentu untuk suatu kegiatan, maka pelaku usaha tersebut juga diuntungkan karena akan lebih dikenal oleh masyarakat sekitar.

Kesimpulan

Suatu organisasi nirlaba, dengan konsep kepemimpinan yang sifatnya kolegial, meskipun dengan struktur yang hirarkis, tetap memerlukan kultur organisasi yang sifatnya fokus pada tugas dan pemberian pengakuan akan peran setiap orang dalam menjadikan suatu tugas atau kegiatan berhasil dengan baik. Suasana hangat dan saling menghargai adalah jiwa dari organisasi yang menyehatkan.

Tidak juga masalah ketika organisasi memerlukan suatu kegiatan yang dapat memberikan kontribusi secara finansial kepada kas organisasi. Karena pada akhirnya tidak mungkin organisasi hanya meengandalkan pada donasi atau bantuan dari anggota atau pelaku usaha. Organisasi nirlaba yang akan bertahan dan berkembang adalah yang bersifat self-sufficient dalam membiayai kegiatan-kegiatannya. Bisa saja sumbernya pada kontribusi tertentu untuk suatu kegiatan atau mencari sponsor yang membantu pelaksanaan tugas.

Menjalankan tugas mengelola suatu organisasi nirlaba memerlukan strategi yang tepat yaitu jalankan dengan keikhlasan (kerelaan hati) untuk mendedikasikan waktu, tenaga pikiran dengan niat baik untuk kemanfaatan bagi anggotanya. 

Diperlukan daya tahan yang cukup dan tidak harus yang istimewa, karena jika kita memperlakukan teeman teman pengurus sebagai kolega, maka dukungan dari pengurus akan kuat dan apabila masyarakat sekitar merasakan manfaat nyata dari apa yang dikerjakan organisasi tersebut, maka reward dalam bentuk penghargaan dan pengakuan dari masyarakat akan cukup memberikan modal kuat untuk menciptakan rasa puas dan bahagia dari para pengurus dan rasa itu tidak dapat dikonversi ke uang atau materi, karena pengakuan bahwa organisasi bermanfaat bagi masyarakat adalah bagian dari aktualisasi diri, sinkron dengan teori motivasi Abraham Maslow yang terkenal. Salam