Team Bulding #7 - Studi Kasus Riil di Bali

Raft Building and Race

Pada salah satu fase kehidupan di awal karir, penulis mengikuti pelatihan Team Building di Bali di tahun 1987; sudah cukup lama, namun kenangan positifnya tetap melekat sampai sekarang dan bahkan menjadi sumber inspirasi penulis dalam menjalankan pelatihan-pelatihan soft skills. Kegiatan Pelatihan berlangsung 3 (tiga) hari termasuk kegiatan di luar ruangan, tepatnya di pantai Kuta.

Pada hari pertama dibahas prinsip-prinsip Team Building dan kegiatan simulasi di dalam ruangan. Pada hari kedua dilakukan pengukuran tentang Karakter Dasar dari setiap orang berbasis model Charles Handy. Setelah dilakukan pengukuran Karakter Dasar atau karakter DNA, lalu dibahas karakter dasar dari setiap orang dan implikasinya terhadap tim. Setelah selesai pembahasan Karakter Dasar, selanjutnya juga diukur pilihan Peran dalam Kerjasama Tim dengan rujukan model dari Meredith Belbin.  

credit to Excell Solution

Tahap akhir kegiatan hari pertama adalah pembentukan 5 tim  secara random yang akan melakukan kegiatan simulasi indoor di hari kedua dan lomba di luar ruangan pada hari ketiga. Tanpa diatur atau ditentukan siapa yang harus menjadi anggota dari tim tertentu, ternyata hasil pengukuran menunjukkan bahwa komposisi tim beragam jenis anggotanya yang terdiri dari 6-7 anggota. Nama-nama di bawah ini bukan nama tim yang dibentuk waktu itu, tapi pemberian nama yang disesuaikan dengan karakter para anggotanya. Setiap tim dijelaskan secara deskriptif (untuk memudahkan) sebagai berikut:

1. Tim Pemikir: memiliki anggota tim yang hampir seragam yaitu terdiri dari orang-orang yang introvert dan fokus kepada perencanaan, pemikiran dan sangat penuh pertimbangan. Tim ini terdiri dari orang-orang yang serius, analitis dan cenderung membuat keputusan setelah semua aspek dibahas.

2. Tim Praktis-Pragmatis: Terdiri dari anggota yang praktis dan pragmatis, atau yang secara umum langsung mengerjakan tugas tanpa melakukan persiapan yang cukup. Intinya kerjakan, bagaimana hasilnya nanti bukan fokus utama. Fokus pada kecepatan penyelesaian tugas dan soal kualitas kurang mendapatkan porsi yang besar.

3. Tim Beragam: Terdiri dari kombinasi orang yang tegas, perencana, peduli, pemikir dan pelaksana. Artinya ada yang teliti, ada yang mampu membangun hubungan dengan orang lain dan fokus pada penyelesaian tugas. Tim juga punya ketua tim yang mampu menyatukan pemikiran-pemikiran anggota tim untuk dijadikan keputusan bersama.

4. Tim Kritikus: Terdiri dari orang orang yang bervariasi karakternya, namun tidak memiliki pemimpin tim yang mampu memberdayakan timnya. Untuk memilih ketua tim, semua saling tunjuk menunjuk. Mayoritas adalah anggota yang suka menganalisis dan mengeluarkan pendapat terhadap sesuatu dan cenderung lebih dekat dengan kritikan ketimbang saran.

5. Tim Trengginas: Tim ini berisi orang orang suka bersaing keras dan tidak menyukai kekalahan atau lebih banyak yang suka memimpin ketimbang yang dipimpin. Dalam melaksanakan tugas anggota cenderung ingin cepat meskipun tidak selalu harus bagus kualitasnya. Penyelesaian sebelum batas waktu atau deadline menjadi standar di dalam tim.

Dalam kegiatan-kegiatan di ruangan kelas pada hari kedua, karakteristik tim 1 s.d. 5 tersebut tergambar dengan jelas, khususnya ketika mengerjakan tugas-tugas kelompok.  Terlihat indikasi hasil tugasnya yang dikerjakan secara tim. Ini menunjukkan alat ukur yang dipakai, cukup akurat mengukur dan menggambarkan perilaku peserta pelatihan.

Pada hari terakhir dilaksanakan kegiatan puncak yang memberikan kesempatan dari semua tim untuk bekerjasama dan bersaing sehat. Kegiatannya adalah membuat perahu yang dilakukan selama 2 jam dan setelah itu perahu akan di dayung dengan minimal 1 orang anggota kelompok yang berada di atas perahu. Anggota lain boleh mendorong sambil berenang atau cara lain asalkan selalu ada yang berada di atas perahu yang dibuat tersebut. 

credit to Mungalli Falls

Dengan lokasi untuk mendayung perahu tersebut adalah dari pantai ke tengah laut dan pada titik tertentu kembali ke pantai lagi, maka diperlukan kekompakan dan keselarasan dalam bekerjasama untuk satu tujuan, yaitu  menjalankan perahu dari pantai ke jarak tertentu di laut lepas dan mengembalikannya ke pantai dengan syarat minimal 1 orang berada di atas perahu.

Yang akan dinilai langsung adalah penyelesaian pembuatan perahu dan penyelesaian tugas mendayung ke laut sampai mengembalikannya ke pantai dengan selamat dan utuh.

Raft Building and Race

Bahan-bahan yang disiapkan untuk pembuatan perahu dari setiap tim adalah sbb:

credit to ebay

• 4 buah ban dalam mobil ukuran Rim 16 yang sudah diisi angin
• 5 buah papan kayu ukuran 20 x 300 cm
• 5 meter tali tambang ukuran kecil
• 1 buah bendera dengan warna tertentu

credit to Alamy

Dalam Kegiatan Raft building & Race ini, menarik untuk diamati bagaimana setiap grup berinteraksi, berbagi tugas, melaksanakan pekerjaannya, membuat keputusan dan menuntaskan pekerjaan. Ada peran pemimpin tim, pelaksana rencana, pengawas atau pemeriksa kualitas kerja, pengecek waktu, penata sistem kerja, pencari informasi dan penuntas pekerjaan. Menurut Meredith Belbin ada 8 sampai 9 peran dalam kerjasama tim, namun yang utama dari satu tim setidak-tidaknya ada Pemimpin, Perencana Kerja, Pelaksana, Pemeriksa Kualitas dan Penuntas Pekerjaan.

Dari ke lima tim di atas (Tim 1 s.d. 5) apakah kita dapat memperkirakan tim yang mana yang menang dengan sempurna? Coba kita telaah satu per satu kekuatan dan kelemahan tim yang ada tersebut.

1. Tim Pemikir: memiliki anggota tim yang hampir seragam yaitu terdiri dari orang-orang yang introvert dan fokus kepada perencanaan, pemikiran dan sangat penuh pertimbangan. Tim ini terdiri dari orang-orang yang serius, analitis dan cenderung membuat keputusan setelah semua aspek dibahas.

Kekuatan: Perencanaan atau disain pekerjaan bagus dan ideal. Diskusi dilaksanakan sampai segala aspek pekerjaan tuntas.

Kelemahan: Penuntasan pekerjaan cenderung memakan waktu lama, kurang memikirkan tenggat waktu karena lebih fokus pada perencanaan dan disain yang kadang terlalu ideal. Anggota tidak ada yang fokus mengimplementasikan rencana atau disain.

2. Tim Praktis-Pragmatis: Terdiri dari anggota yang praktis dan pragmatis, atau yang secara umum langsung mengerjakan tugas tanpa melakukan persiapan yang cukup. Intinya kerjakan, bagaimana hasilnya nanti bukan fokus utama. Fokus pada kecepatan penyelesaian tugas dan soal kualitas kurang mendapatkan porsi yang besar.

Kekuatan: Cepat dalam bekerja dan menyelesaikan dengan cepat pula. Tidak memerlukan perencanaan yang lengkap untuk memulai pekerjaan.

Kelemahan: Kualitas kerja kurang mendapatkan perhatian, sering banyak hal yang tertinggal atau terlupakan. Cenderung cepat puas dengan apa yang sudah dikerjakan.

3. Tim Beragam: Terdiri dari kombinasi orang yang memiliki kemampuan dalam memimpin dan kooordinasi, perencana, peduli, pemikir dan pelaksana. Artinya ada yang teliti, ada yang mampu membangun hubungan dengan orang lain dan fokus pada penyelesaian tugas. Tim juga punya ketua tim yang mampu menyatukan pemikiran-pemikiran anggota tim untuk dijadikan keputusan bersama.

Kekuatan: Ada perencanaan, penentuan arah kerja, pelaksanaan, dan penuntas pekerjaan. Fokus pada pelaksanaan pekerjaan sebagai satu tim dengan peran masing-masing. Komunikasi lebih bersifat kolegial.

Kelemahan: Terlalu fokus kepada tugas dan mudah merasa puas jika pekerjaan sudah diselesaikan. Merasa bosan jika tugas sudah selesai dan belum ada penugasan lainnya.

4. Tim Kritikus: Terdiri dari orang orang yang bervariasi karakternya, namun tidak memiliki pemimpin tim yang mampu memberdayakan timnya. Untuk memilih ketua tim, semua saling tunjuk menunjuk. Mayoritas adalah anggota yang suka menganalisis dan mengeluarkan pendapat terhadap sesuatu dan cenderung lebih dekat dengan kritikan ketimbang saran.

Kekuatan: Jenis orangnya berbeda-beda dan bisa saling mengisi. Orang-orangnya bersifat analitis dan tajam dalam menganalisis sebagai bahan masukan.

Kelemahan: Kesulitan menemukan pimpinan untuk menciptakan kenyamanan, cenderung suka menganalisis dengan sangat detail, sehingga pembuatan keputusan cenderung memakan waktu lama.

5. Tim Trengginas: Tim ini berisi orang orang suka bersaing keras dan tidak menyukai kekalahan atau lebih banyak yang suka memimpin ketimbang yang dipimpin. Dalam melaksanakan tugas anggota cenderung ingin cepat meskipun tidak selalu harus bagus kualitasnya. Penyelesaian sebelum batas waktu atau deadline menjadi standar di dalam tim.

Kekuatan: Anggota tim menyukai kerja cepat dan menuntaskan sebelum batas waktu. Suka berkompetisi dan ingin menang dan berhasil. Fokus kepada penyelesaian dan merasa yakin dengan apa yang dikerjakan.

Kelemahan: karena fokus pada kecepatan, maka hasil kerja kurang memenuhi kualitas yang ditentukan. Perencanaan dilakukan dengan cepat dan cenderung tidak perlu semua anggota mengetahui. Pelaksanaan rencana lebih fokus pada kecepatan ketimbang kualitas.

credit Dr. Oveis Rezvanian

Setelah dua jam sesi pembuatan perahu dan rencana penggunaanya dari pantai ke laut lepas dan kembali ke pantai, hasilnya adalah sebagai berikut:

1. Tim Pemikir:: Pembuatan Perahu gagal karena tidak dapat memenuhi batas waktu. Waktu yang dipakai lebih banyak untuk diskusi dan tidak ada yang dari timnya sendiri mengingatkan tentang batas waktu penyelesaian tugas. Pembuatan keputusan untuk disain perahu memerlukan waktu yang lama, sehingga tidak cukup waktu untuk pembuatannya.

2. Tim Praktis-Pragmatis: Perahu langsung dibuat dan jadi meskipun tanpa perencanaan. Disain kurang diperhatikan karena yang penting selesai. Keindahan dan kekuatan kurang mendapatkan perhatian. Perahu bisa diselesaian dan siap dilombakan.

3. Tim Beragam: Tim ini menggunakan waktunya untuk merancang disain perahu, mengumpulkan bahan dan membuat perahu berdasarkan disain tersebut. Pemimpin tim sangat mengayomi dan mampu mengkoordinaskan rekan rekannya dan menyelesaikan tepat waktu. Anggota ada yang ditugaskan untuk mencari tali tambahan dengan meminjam dari nelayan yang ada di situ. Perahu dapat diselesaikan sebelum batas waktu yang ditentukan dan siap dilombakan.

4. Tim Kritikus: Tim ini banyak membahas mekanisme kerja dan dalam menentukan siapa yang menjadi ketua tim. Pembuatan perahu lama memulainya, karena pembuatan disain memerlukan waktu yang lama namun selesai diujung waktu yang diberikan. Perahu dapat diselesaikan on time dengan disain yang lumayan bagus.

5. Tim Trengginas: Kerja cepat menjadi ciri khas grup ini. Karena itu pembuatan perahu dilakukan dengan cepat dengan penyusunan disain yang juga cepat. Tim bekerja dengan semangat dengan komando dari Pemimpin tim. Perahu siap untuk dilombakan dengan disain yang agak ringkih.

Dengan hasil kerja ini, maka perahu-perahu yang akan dilombakan adalah tim Praktis-Pragmatis, Tim Beragam, Tim Kritikus dan Tim Tregginas. Tim Pemikir gagal memenuhi kualifikasi. 

Setelah seluruh tim siap, maka setiap tim harus menjalankan perahunya ke tengah laut dan pada jarak 50 meter dari pantai terdapat rambu untuk memutar dan kembali ke pantai. Setiap tim siap dengan minimal satu orang yang akan berada di atas perahu ketika dijalankan di laut.

Ketika dimulai secara serentak, 4 tim yang masuk kualifikasi siap. Tim Praktis-Pragmatis sdh siap dengan satu orang di atas perahu. Tim Beragam satu orang yang akan berada di atas perahu belum naik. Tim Kritikus juga belum ada anggota timnya yang naik ke atas perahu. Tim Trenginas sudah siap dengan satu orang yang sudah berada di atas perahu. 

Beberapa anggota tim dari setiap tim tidak tidak ikut terjun ke laut, mungkin karena alasan tidak bisa berenang atau alasan taktis.

Balapan Rakit mulai !!!

credit to Flicker

• Lomba dimulai Tim Praktis-Pragmatis langsung mendorong perahunya dengan anggota yang di atas mendayung. 
• Tim Beragam langsung melemparkan perahunya, 4 orang berenang dan 1 orang langsung naik ke atas perahu, langsung mendayung dengan papan yang telah disiapkan. 
• Tim Kritikus mendorong perahunya dan satu orang naik ke atas perahu sementara 3 orang berenang mendorong perahu. 
• Tim Trengginas melempar perahunya dan 4 orang berenang dan satu orang berupaya untuk naik ke perahu, setelah  berusaha dengan susah payah berhasil, namun disain perahunya yang ringkih setelah 20 meter, perahunya porak poranda karena ikatan-ikatannya kurang kuat. 

Dengan demikian pada tahap launching ini satu tim sudah gugur yaitu Tim Trengginas. 

Tim Praktis-Pragmatis, Tim Beragam dan Tim Kritikus masih berusaha mendayung. Sementara yang unggul di depan adalah oleh Tim Beragam yang tetap dengan satu orang di atas perahu dan 2 orang mendorong perahu sambil berenang. Berikutnya disusul oleh Tim Kritikus dan Tim Praktis-Pragmatis.  

Sesudah beberapa lama Tim Beragam sudah melewati tanda pada jarak 50 meter dan berputar, Tim Praktis-Pragmatis tinggal satu orang yang mendorong karena 3 orang rekannya tidak sanggup lagi mendorong sambil berenang, Pada jarak 40 meter perahu sulit untuk melaju karena ombak dan hanya mengandalkan satu orang dengan dayung. Sementara Tim Kritikus, berusaha membuntuti Tim Beragam kira-kira 20 meter di belakangnya. 

Lomba hampir berakhir ketika Tim Beragam tinggal 20 meter lagi dari pantai sementara Tim Kritikus baru memutar di tengah laut pada jarak 50 meter, cukup lambat. Setelah kira kira 45 menit dari titik start, Tim Beragam mencapai pantai, dengan demikian Tim Beragam juara satu dengan perahu yang masih utuh. Sementara Tim Kritikus menjadi nomor dua dan tiba di pantai sesudah 55 menit dan Tim Praktis-Pragmatis tidak melanjutkan karena tidak ada lagi yang mendorong rakitnya dan kembali ke pantai sebelum mencapai putaran dengan dayung dari peserta di atasnya dan dibantu rekan lain dari Tim bersama yang berenang kembali. Secara ringkas hasil lomba ini adalah sbb:

credit to Shiksa

• Juara 1 : Tim bersama yang memiliki kriteria sempurna dengan satu orang diatas perahu dan dengan perahu yang utuh ketika mencapai finish.
• Juara 2 : Tim Kritikus dengan kriteria baik, menjadi yang kedua mencapai finish dengan perahu yang masih utuh meskipun disainnya kurang bagus dan kedua tercepat.
• Juara 3 :  Tidak ada ada yang mencapai juara 3.

Deduction

credit to Youtube

Dari studi kasus di atas dapat dibuat semacam deduksi bahwa tim yang memiliki kombinasi peran yang bisa menciptakan keseimbangan, yaitu:

• Memiliki ketua tim yang memiliki mampu memimpin dan berkooordinasi dan care kepada anggotanya
• Anggota tim lainnya mampu membuat rencana, 
• Memiliki awareness dan mampu mengimplementasikan rencana
• Memiliki kemampuan untuk bersikap kritis memiliki nilai lebih karena akan tercipta keseimbangan dalam menjalankan tugas timnya. 

menjadi tim yang Efektif, kuat dan mampu menuntaskan tugasnya dengan efektif dan efisien. Tantangannya adalah bagaimana kita bisa membangun tim agar memiliki karakteristik yang tepat seperti Tim Beragam? 

Tentu pada situasi yang diperlukan intervensi dalam bentuk pendataan  kompetensi teknis yang diperlukan untuk suatu tugas, berikutnya adalah asesmen terhadap pilihan peran dalam tim. Jika didapatkan kombinasi antara, Pemimpin Tim, Pemikir, Eksekutor, Pemeriksa hasil kerja dan Penuntas pekerjaan, maka suatu tim akan dapat bekerja dengan baik.

Tidak pas jika suatu tim terdiri dari pemikir semua, yang membuat tim tidak bekerja baik untuk suatu tugas. Kecuali tim itu memang tim yang khusus ditugasnya memikirkan suatu aspek dalam bisnis. 

Tidak juga pas jika suatu tim yang akan mengeksekusi suatu tugas yang penting dan berbiaya mahal, terdiri dari kebanyakannya eksekutor atau pelaksana, karena jika tidak ada pemikir dan yang mampu memimpin, tim itu akan bekerja tanpa arah.

Pada tulisan yang lain, penulis menjelaskan tentang 9 pilihan peran dalam satu tim dari Meredith Belbin, pada tulisan ini penamaan peran bermakna sama. 

Jadi betapa pentingnya penentuan atau pemilihan anggota tim yang tepat dengan perannya. Tentu kompetensi teknis dari suatu tim tetap perlu diperhatikan karena melakukan tugas teknis tanpa ada yang tahu keteknisannya juga akan berakhir dengan kegagalan.

Referensi

 Tribute to The British Council ELT Projects – Program in Bali 1987

 https://www.belbin.com/about/belbin-team-roles/