Tips Melakukan Negosiasi Pembelian untuk Mendapatkan Quotation Terbaik

Pada kesempatan ini, penulis ingin mencoba membahas tips dan cara-cara yang mungkin akan bermanfaat, bagi rekan-rekan yang berprofesi sebagai purchaser dan bagian pengadaan barang & jasa (procurement) atau pun mereka yang berprofesi sebagai wirausaha, sebagaimana yang kita ketahui bersama, para pegawai di bidang tersebut, sering kali berhubungan dengan vendor atau supplier, melalui bagian sales marketing.

Dalam proses negosiasi ini, bukanlah sebuah ajang kompetisi sebuah pertandingan tinju, akan tetapi menurut penulis, negosiasi adalah proses pendalaman dari masing-masing pihak, sehingga dengan dilewatinya proses negosiasi diharapkan akan terjadi kesepakatan bisnis dalam proses jual-beli.

Oleh sebab itu, sebaiknya Anda memposisikan diri sebagai supplier dan mencari tahu kebutuhan mereka sehingga kebutuhan kedua belah pihak dapat sama-sama terpenuhi.

Negosiasi ini lumrah dilakukan dalam proses pengadaan barang maupun jasa, sehingga siapa pun yang berkecimpung dalam proses pengadaan barang dan jasa, diperlukan skill negosiasi yang cukup, untuk memudahkan rekan-rekan dalam pekerjaan sehari-hari. 

tentu terdapat kiat-kiat dan tips, yang akan penulis ketengahkan berdasarkan pengalaman pribadi penulis, selama -/+ 8 tahun bekerja di bagian pengadaan barang & jasa di perusahaan swasta, adapun tips tersebut antara lain:

1. Jelaskan secara baik, kebutuhan anda kepada calon pemasok

Menjelaskan secara gamblang, tentang kebutuhan anda selaku purchaser, kepada pihak vendor atau pemasok, merupakan salah satu kunci keberhasilan dalam proses negosiasi.

Hal ini memungkinkan pihak marketing menganalisis secara tepat, brand atau type product yang dibutuhkan oleh pihak pembeli, sehingga memungkinkan pihak pemasok tepat memberikan penawaran atau quotation yang sesuai dengan speck dan teknis barang yang benar-benar dibutuhkan. 

Jangan anggap seorang sales marketing mampu menganalisis sendiri, selayaknya cenayang serta menduga apa yang anda inginkan selaku purchaser, bijaklah dalam hal ini dengan membuka saluran komunikasi yang diperlukan, agar dapat memberikan input yang berguna bagi pihak pemasok.

2. Sourching vendor kategori manufacturer atau minimum kategori official agent dan distributor pertama

Banyak para purchaser pemula terutama fresh graduate tidak memiliki pengetahuan yang cukup, dalam mata rantai distribusi suatu barang atau jasa, sehingga tidak mengindahkan pengkategorian suatu pemasok dalam penyediaan barang atau jasa, hal ini kemungkinan seorang purchaser, besar kemungkinan akan mendapatkan quotation dari vendor yang kurang kompetitif.

Pengkategorian sebuah perusahaan seperti contoh PT. A menawarkan sebuah material kabel listrik dengan berbagai kategori turunannya, ke salah seorang purchaser pada PT. B, maka seorang purchaser yang berpengalaman sebaiknya terlebih dahulu, mencari informasi yang terkait dan berhubungan dengan vendor PT. A, baik dari official website, atau jaringan informasi lain seperti instagram, linkedin atau media lainnya, sehingga seorang purchaser mampu menggali informasi lebih detil sebuah pemasok tersebut, apakah kategori manufacturer? kategori distributor resmi pertama? atau official agency?

Tidak cukup hanya di situ, seorang purchaser yang memiliki jam terbang cukup, mesti menggali kembali spesifikasi yang dibutuhkan pihak enduser, apakah speck yang ditawarkan dalam sebuah quotation tersebut, applicable atau aple to aple dengan material yang existing dipakai selama ini? 

Jika memang secara teknis dan spesifikasi material tersebut dapat dipakai, maka disarankan pihak purchaser untuk meminta approval sebagai bukti, bahwa speck yang ditawarkan tersebut applicable oleh pihak user, sehingga menambah opsi vendor yang akan bermanfaat di masa yang akan datang.

3. Ketahui harga pasar & gunakan historical database pembelian, yang telah dilakukan perusahaan selama minimun 1 tahun terakhir

Purchaser hendaknya mencari informasi, dari berbagai sumber informasi baik melalui internet maupun historical price yang berkenaan dengan naik-turunnya suatu material barang/jasa, harga pasar sendiri merupakan harga beli rata-rata yang berlaku dalam pasar suatu ceruk produk, sehingga dengan pengetahui harga pasar suatu produk, maka seorang purchaser tidak salah dalam melakukan pembelian baik harga tersebut terlalu tinggi atau pun harga terlalu rendah dari harga pasar.

memang disarankan penulis, cara terbaik untuk mengetahui fluktuasi harga suatu produk barang/jasa adalah dengan melihat historical pembelian dalam satu tahun sebelumnya, dimana purchaser mengetahui tren kenaikan maupun penurunan suatu barang dan jasa dari vendor existing dan tepat karena pemasok sebelumnya sudah terbukti baik secara teknis maupun spesifikasi produk yang ditawarkan. 

histori pembelian juga diperlukan seorang purchaser, untuk mengetahui quantitas yang diperlukan dalam pembelian suatu produk, yang mungkin diperlukan dalam proses negosiasi karena pemasok memiliki potensi mendapatkan order yang cukup potensial di masa yang akan datang, terlebih barang/jasa tersebut, merupakan kategori rutin yang diperlukan suatu perusahaan.

Dibawah ini ditampilkan contoh sederhana comparison price sheet, yang mungkin membantu anda untuk menentukan vendor mana yang telah memberikan harga penawaran yang kompetitif dibandingkan vendor kompetitornya:

4. Tawarkan sistem pembayaran yang menarik kepada pihak pemasok

Pembayaran yang menarik, memungkinkan pemasok memberikan penawaran harga yang terbaik, bagi calon pembelinya, pembayaran cukup meringankan pihak pemasok pula, mampu memberikan bargaining positioning bagi purchaser, untuk memberikan waktu review pihak pemasok, untuk mengkalkulasikan kembali penawarannya yang telah diberikan, sehingga dengan sistem pembayaran yang ringan, cepat dan mudah, dapat membantu pihak pemasok mengurangi beban piutangnya secara signifikan dan secara cash flow, sangat menguntungkan pihak pemasok.

Pembayaran pula menjadi salah satu titik kritis, yang perlu dinegosiasikan seorang purchaser secara baik kepada pihak pemasok, hal ini untuk menghindari kesalah-pahaman pihak pemasok di kemudian hari. sistem pembayaran yang cukup menarik, bagi pihak pemasok antara lain:

• Sistem pembayaran down payment 50% atau 70%
• Payment cash on delivery to site (transfer antar bank)
• Due date H+7 days after delivery to site
• Payment per progress
• 100% Cash before delivery

5. Carilah minimum 3 vendor potensial, yang memiliki kapabilitas sesuai kebutuhan yang diinginkan

Pada perusahaan multinasional, seorang purchaser diharuskan mencari minimum tiga penawaran dari vendor potensial yang berbeda, hal ini maksudkan untuk mengetahui komparatif harga yang ditawarkan dari masing-masing vendor. 

Akan tetapi terkadang cara ini dalam beberapa case tertentu tidak applicable, misalnya seorang purchaser yang mencari material atau parts brand dari luar negeri, akan tetapi dikarenakan pabrikan luar tersebut, hanya memberikan official agent satu perusahaan di Indonesia.

Maka penawaran dari official agent lah yang prioriti dibandingkan dengan vendor lain, karena besar kemungkinan perusahaan lain, hanya sebagai distributor tingkat kedua maupun tingkat ketiga, yang bisa dipastikan harganya sudah tidak kompetitif, sebagai akibat panjangnya rantai distribusi yang dilalui.

Perlu diperhatikan, dalam pencarian vendor ini, diutamakan purchaser mendapatkan dari manufacture yakni pembuat dan memproduksi barang atau item yang diinginkan, karena pihak pabrikan sebagaimana lumrahnya akan memberikan penawaran terbaik serta lebih kompetitif dari pihak distributornya, karena pihak distributor sendiri, dipastikan akan mengambil margin fee barang atau item, dari pihak pabrikan yang bebannya tersebut, akan dikalkulasikan ke pihak customernya melalui quotation yang diberikan pihak sales marketing suatu perusahaan.

6. Tetap jagalah hubungan baik, dengan pihak pemasok/vendor (maintain relationship)

Purchaser dan pihak vendor memiliki hubungan ketergantungan satu sama lain, sehingga kedudukan dari kedua belah pihak sama, yakni dalam hal ini kedua-duanya memiliki hubungan yang sejajar, serta tidak tinggi atau berat sebelah.

Bahkan menurut hemat penulis, keduanya memiliki hubungan yang erat serta hubungan bisnis saling ketergantungan, dari sisi pembeli, pihak pemasok merupakan jaminan bagi keberlanjutan supply material barang dan jasa, agar perusahaan dapat terus beroperasi, di sisi pihak pemasok, pihak pembeli merupakan customer yang harus dilayani sebaik mungkin, terhadap order yang telah diterima pihak pemasok, hal ini memungkinkan pemasok terus menerus mendapatkan pasar dari product barang dan jasa yang telah diproduksinya

Demikian tips yang dapat penulis sampaikan, semoga tulisan ini bermanfaat bagi rekan-rekan sekalian, penulis juga mengharapkan masukan serta kritik yang membangun dari para pembaca yang budiman, agar dikemudian hari dapat memberikan tulisan yang lebih baik di masa yang akan datang.