Guna mendukung kegiatan keperluan bisnis perusahaan. seperti contoh, seorang GA Officer wajib mensupport team marketing yang akan melakukan kunjungan ke customer perusahaan, tugas seorang GA officer yang harus dipenuhi adalah kendaraan/car pool yang mana akan disediakan? serta siapa driver yang akan bertugas? berapa uang jalan yang harus dipersiapkan untuk bahan bakar kendaraan, biaya tol, serta uang makan yang harus dipersiapkan untuk driver dan petugas? jam berapa applicant akan berangkat dari factory/kantor?
pertanyaan tersebut, harus dapat dijawab oleh seorang GA Officer, agar koordinasi di internal driver jelas directionnya. sehingga tidak menjadi saling tunjuk di antara driver dalam tugas yang akan dilakukan/sesuai schedule applicant. sering penulis menerima permintaan dari applicant, dalam permintaan kendaraan, yang tidak jelas maksud dan tujuan penggunaan fasilitas kendaraan yang akan diminta.
GA officer berkewajiban untuk memperjelas, kepada applicant yang bersangkutan, untuk dapat menjelaskan maksud dan tujuan, agar fasilitas kendaraan yang akan digunakan, dapat dipertanggung jawabkan. minimal pertanyaan seperti jika applicant meminta fasilitas kantor, maka ajukanlah pertanyaan sebagai berikut:
- Untuk tujuan saudara/i memakai kendaraan/fasilitas perusahaan?
- Jika dimaksudkan untuk dinas luar kantor, maka perlu diperjelas, berapa lama waktu dinas luar?
- Tujuan dan alamat dinas luar?
Demikian pertanyaan tersebut dapat diajukan kepada applicant/pemohon, jika ada permintaan penggunaan fasilitas kantor seperti kendaraan/mobil kantor, beserta supir, sehingga dapat diestimasikan biaya perjalanan yang harus dipersiapkan GA Officer, untuk diserahkan kepada driver yang bertugas.
Hal tersebut adalah satu penjelasan penting, kejelasan dan informasi valid dalam permohonan seorang applicant, untuk mendapatkan fasilitas yang diberikan perusahaan, akan tetapi GA Officer membantu, sebagai koordinator, supervisi dan manajerial dalam mengakomodir permohonan dari para applicant di internal perusahaan.
- Perawatan lingkungan di seluruh areal Perusahaan (indoor maupun outdoor)
Sekilas pekerjaan ini menurut beberapa orang adalah pekerjaan mudah dan sepele, akan tetapi wajah sebuah organisasi atau branding image yang penting bukan hanya menurut internalnya saja, akan tetapi pihak-pihak eksternal perusahaan. perawatan lingkungan bukan hanya masalah penataan sesuai deengan estetika, akan tetapi memiliki mencerminkan filosofi dan kebijakan yang dianut oleh sebuah perusahaan. bila sebuah manajemen organisasi bisnis, berkomitmen terhadap pentingnya menjaga lingkungan hidup, tentu hal tersebut tercermin dalam pengelolaan lingkungan yang ada dalam internal linkungannya.
Maka perawatan lingkungan bukan hanya kewajiban sebuah organisasi bisnis, akan tetapi cerminan dari komitmen kebijakan sebuah manajemen organisasi bisnis. maka tidak heran pandangan atau kesan pihak eksternal akan mulai terbentuk, dari lingkungan yang tertata baik serta memanjakan keindahan mata semua orang yang melihat, hal tersebut membuat kesan eksternal semakin positif.
Pemilihan personalia yang cakap dan mengerti perihal ini juga penting, untuk diperhatikan. tipikal personil (team pelaksana) yang cocok menurut hemat penulis berdasarkan pengalaman penulis, ialah orang-orang yang memiliki kecenderungan kesabaran serta telaten. karena dalam perawatan lingkungan ini, pelaksana berhubungan bukan saja, manusia akan tetapi makhluk hidup dan alam sekitar.Â
Pernah suatu ketika penulis, melakukan proses penanaman atau penghijauan di suatu area di perusahaan, dalam pelaksanaan teknis penanaman penulis menginstruksikan dua personil untuk, melakukan penanaman. sengaja penulis melakukan pemisahan area A dan area B, ternyata sebagian besar dari 20 batang pohon yang ditanam, di area B sekitar +/-80% mengalami pertumbuhan yang baik.
Akan tetapi berbeda di area A yang kurang dari 50% mengalami kegagalan. Dalam hal ini, perawatan secara kaidah teknis keilmuan dalam bidang pertanian saja tidak cukup, diperlukan ketelatenan dan rasa kasih sayang terhadap sesama makhluk hidup, bahkan sangat penting untuk keberhasilan.
- Pengontrolan pekerjaan security/keamanan lokasi Perusahaan dan kebersihan lingkungan
