Pahami Dulu Beberapa Hal Ini, Sebelum Memutuskan Bekerja sebagai Purchasing Officer

Maka efektifnya sejak MR masuk dalam inbox tersebut, purchaser harus secara cepat dan efisien melakukan permintaan penawaran atau permintaan quotation ke vendor-vendor potensial, baik itu dilakukan melalui pesan elektronik seperti email, WhatsApp atau pesan elektronik lainnya seperti fax dan lain sebagainya. 

Akan tetapi berkenaan dengan perkembangan teknologi yang amat pesat saat ini, hubungan komunikasi menjadi semakin cepat dan mudah, seperti aplikasi WhatsApp misalnya, bisa digunakan untuk melakukan konfirmasi dan kumunikasi yang cepat serta murah, dibandingkan dengan fax yang relatif mahal.

Perkembangan sistem komunikasi IT, bisa dimanfaatkan guna mempermudah pekerjaan komunikasi pihak purchasing officer saat ini. Sehingga penulis menyarankan pula tidak alergi terhadap aplikasi komunikasi yang up to date, dikarenakan perkembangan yang sangat cepat, maka akan terjadi perubahan gaya komunikasi atau cara berinteraksi antara pihak purchasing officer dengan pihak eksternal, akan tetapi tetap menghormati etika dan gaya sopan-santun serta adat istiadat yang berlaku jika berkenaan dengan pekerjaan. 

Negosiasi quotation yang diterima oleh vendor, penulis menyarankan agar setiap purchaser didampingi oleh atasan dari unitnya serta didampingi oleh internal control auditor, karena hal tersebut untuk mengakomodasi dari akuntabilitas dan transparansi dalam negosiasi dan tender penawaran yang dilakukan oleh setiap purchaser. 

Dan yang kedua untuk mencegah conflict of interest antara purchaser dan pihak vendor, sehingga jika terjadi ketidakwajaran, pihak personal internal dapat mencegah hal tersebut, dengan pengawasan dari negosiasi tender dan negosiasi penawaran yang terbuka dan transparan di internal purchasing unit.

Mencari vendor potensial yang perlu diberikan kesempatan untuk memberikan penawaran harga
Dalam unit di bawah procurement departemen, terdapat unit khusus yang bertugas untuk mencari vendor-vendor potensial yang mungkin di masa yang akan datang, dapat diberikan kesempatan oleh pihak purchaser. 

Tugas unit ini biasanya disebut oleh sourching vendor unit, ia adalah unit yang banyak tidaknya personil di unit tersebut, tergantung dari besar dan kecilnya organisasi suatu perusahaan. 

Adapun tugas dari unit khusus ini adalah mencari, menemukan serta melakukan survei kelayakan dari vendor yang telah disurvei. Dalam melakukan survei dan verifikasi yang dilakukan unit sourching vendor mereka akan melakukan kunjungan ke site vendor baik pabrikasi site, factory site.

Sebuah vendor adapun sampai ke head quarter sebuah vendor, ini dilakukan agar sebuah vendor dapat diketahui layak atau tidaknya sebuah perusahaan, dan dokumen formal yang dibutuhkan juga perlu dilihat serta izin dan perizinan yang berlaku, untuk mengetahui kepatuhan sebuah calon vendor.

Main bussines sebuah calon vendor harus dipelajari secara lengkap oleh sourching officer, ketika melakukan survei dan studi kelayakan sebuah calon vendor. 

Setelah diketahui bahwa, sebuah calon vendor memenuhi semua kriteria kapasitas dan kapabilitasnya, maka sourching officer berkewajiban untuk menginformasikan kepada seluruh purchaser bahwa sebuah calon vendor layak untuk dipertimbangkan untuk diberikan kesempatan memberikan quotation di masa yang akan datang, jika terdapat material request/service request dari pihak enduser.