Standard Operation Procedure (SOP) tiap perusahaan itu beda-beda. Tapi, tujuannya tetap sama di setiap industri, yaitu mencapai efisiensi produksi yang tinggi. Anda juga tentu mengincar kondisi itu kan?
SOP yang tepat akan mendukung efisiensi produksi, membentuk supply chain yang kuat, pelanggan yang senang, dan karyawan yang berkinerja.
Bisnis yang luar biasa akan secara konsisten berusaha mencapai hasil maksimal tanpa mengorbankan standar kualitas yang tinggi sedikit pun.
Dan betul, ngga semua bisnis berhasil mencapai tujuan tersebut.
Banyak juga perusahaan yang menyia-nyiakan tenaga kerja dan sumber daya peralatan mereka.
Ada beberapa faktor yang bisa dan memang mempengaruhi efisiensi produksi untuk usaha kecil menengah. Walaupun perusahaan besar pun sebetulnya juga belum tentu lepas dari pengaruh faktor-faktor ini.
Apa saja itu?
Saya akan bahas kali ini. Plus, ada beberapa tips yang juga akan saya bagikan tentang bagaimana Anda bisa meningkatkan kemungkinan mencapai efisiensi produksi yang signifikan.
Apa itu efisiensi produksi?
Sebelum kita bahas lebih jauh, kita harus tahu dulu apa itu definisi teknis dari efisiensi produksi.
Kalau kita bicara tentang efisiensi produksi, artinya kita bicara tentang aspek ekonomi.
Sebuah organisasi mencapai puncak efisiensi produksinya pada saat mereka secara ekonomi ngga bisa memproduksi satu barang tambahan lagi tanpa menurunkan tingkat produksinya.
Gampangnya begini, sebuah perusahaan mencapai efisiensi produksi maksimum mereka pada saat mereka menghasilkan output sebanyak mungkin tanpa membuang waktu, uang, atau sumber daya terbatas lainnya.
Efisiensi produksi ini sering diukur dalam istilah Overall Equipment Effectiveness (OEE).
OEE adalah Key Performance Indicator (KPI) dan merupakan metrik paling mudah untuk mengidentifikasi berapa sih persentase waktu produksi yang Anda rencanakan yang benar-benar produktif?
OEE 100% berarti lini produksi Anda sempurna. Cuma memproduksi produk yang bagus, secepat mungkin, dan tanpa waktu henti.
Anda bisa menggunakan OEE sebagai benchmark dan baseline efisiensi produksi Anda.
Metrik tersebut bisa Anda gunakan sebagai tolok ukur saat membandingkan kinerja aset tertentu dengan standar industri, aset internal yang serupa, atau output-nya sendiri di seluruh jadwal shift yang berbeda.
Atau, OEE bisa menjadi dasar saat melacak kemajuan Anda dari waktu ke waktu untuk menghilangkan pemborosan produksi.
Pabrikan kelas dunia bisa mencapai skor OEE 85% atau lebih. Sedangkan pabrikan rata-rata, biasanya mendapat skor sekitar 60%.
Cara meningkatkan efisiensi produksi
Anda bisa menggunakan langkah-langkah berikut sebagai titik awal untuk memulai diskusi internal tentang peningkatan efisiensi produksi di usaha kecil menengah Anda.
Langkah konkret yang Anda ambil tentunya akan unik, tergantung pada tantangan, sumber daya, dan sistem produksi di organisasi Anda.
Tingkatkan proses bisnis Anda
Pernah ngga sih Anda ingin mengubah alur kerja menjadi lebih baik, tapi ada saja orang yang bilang kalau mereka sudah melakukan cara (lama) ini sejak dulu?
Pasti pernah kan?
Sama seperti individu, bisnis juga tunduk pada pengembangan kebiasaan sehari-hari yang sayangnya ngga selalu kondusif untuk mencapai kesuksesan.
Cara lama itu mungkin awalnya cukup berhasil. Tapi setelah beberapa waktu, cara-cara lama itu sudah ketinggalan zaman. Kalah dari kompetitor Anda yang terus berkembang.
Jadi, bukan hal aneh kalau organisasi secara berkala terus meningkatkan peralatan produksi mereka dengan teknologi terbaru dan terhebat.
Anda perlu meluangkan waktu untuk meninjau proses bisnis yang berjalan saat ini. Carilah area yang bisa ditingkatkan, didefinisikan ulang, atau ditata ulang.
Tantang status quo. Sistem dan proses lama mungkin ngga lagi efisien. Tinjau teknologi yang digunakan di seluruh operasi Anda.
Evaluasi lini produksi Anda
Langkah selanjutnya, evaluasi setiap aspek lini produksi Anda.
Berikan perhatian khusus untuk mengukur jumlah rata-rata unit yang diproduksi perusahaan Anda dalam periode tertentu.
Pengukuran ini akan menyoroti apa pun masalah yang Anda punya dengan mesin tertentu.
Metrik penting lainnya untuk Anda lihat adalah tentang pemanfaatan kapasitas Anda.
Pengukuran ini melibatkan penghitungan kapasitas total output manufaktur Anda per pabrik pada saat tertentu.
Menganalisis pemanfaatan kapasitas memungkinkan Anda melihat lini produksi mana yang beroperasi pada output setinggi mungkin.
Kedua metrik tersebut menggambarkan dengan tepat betapa mahalnya biaya waktu henti peralatan.
Misalnya, tingkat output standar Anda adalah produk senilai Rp. 500.000 yang dibuat setiap jam.
Nah, perbedaan antara teknisi yang butuh waktu 15 menit untuk memperbaiki ban berjalan yang rusak dengan yang butuh 30 menit, menjadi sangat signifikan. Perbedaannya bisa merugikan perusahaan Anda Rp. 125.000!
Jadi, ukur jumlah rata-rata unit yang bisa Anda hasilkan dalam periode tertentu, lacak pemanfaatan kapasitas dalam periode tersebut, dan pahami serta ukur biaya waktu henti peralatan Anda.
Perbarui teknologi
Berinvestasi dalam teknologi adalah fakta yang mungkin terdengar "ngga menyenangkan" untuk bisnis saat ini.
Masalahnya, kalau Anda ngga memberi tim Anda alat yang dibutuhkan untuk menjadi efisien, Anda akan kehilangan pelanggan dan karyawan. Anda akan kalah dalam kompetisi.
Teknologi memang sering kali butuh investasi awal yang besar dan kuat, tapi mengambil risiko bisa membantu Anda tetap terdepan dalam persaingan.
Contoh gampang, komputer kantor Anda butuh waktu 5 menit untuk loading.
Ini artinya adalah penundaan selama 5 menit untuk informasi baru mencapai lini produksi Anda atau sama dengan penundaan 22 jam per tahun pada mesin dan karyawan itu saja! Kalikan dengan jumlah mesin dan karyawan yang Anda punya. Berapa dampak kerugian yang harus Anda tanggung?
Kesediaan Anda untuk membuat perubahan ini, ngga cuma akan meningkatkan efisiensi operasi, tapi juga secara dramatis bisa meningkatkan moral dan retensi karyawan. Belum lagi, peningkatan teknologi yang sebetulnya ngga selalu harus mahal. Masih belum mau juga ditingkatkan?
Identifikasi hambatan produksi
Kemacetan produksi terjadi ketika ada gangguan di suatu tempat di lini produksi Anda.
Orang sering menganggap kekurangan yang berhubungan dengan mesin atau peralatan mendorong kemacetan tersebut.
Tapi, organisasi punya hambatan paling mahal dalam komponen "manusia" dari proses mereka.
Anda bisa saja salah mengkategorikan kemacetan yang digerakkan mesin sebagai "kesalahan mesin" padahal penyebab sebenarnya adalah program pemeliharaan preventif (Preventive Maintenance) yang buruk.
Atau, waktu respons teknisi yang lambat juga bisa secara signifikan memengaruhi kemampuan Anda untuk mengembalikan semua ke jalurnya.
Di sisi lain, bahkan beberapa kemacetan murni sifatnya administratif.
Misalnya, apakah Anda harus selalu menunggu persetujuan sebelum Anda bisa melanjutkan produksi?
Atau, apakah penggantian suku cadang sederhana perlu persetujuan yang malah menambah waktu henti Anda?
Berpikirlah di luar kebiasaan saat mengevaluasi SOP Anda untuk bisa melihat melampaui kemacetan produksi.
Mesin, orang, dan prosedur bisa menyebabkan masalah di produksi.
Identifikasilah masalah untuk memulai langkah pemecahan masalah.
Temukan dan hilangkan pemborosan
Pemborosan terjadi dalam berbagai bentuk, beberapa di antaranya bahkan ngga terlihat jelas.
Misalnya, ventilasi yang buruk dan pemanasan/pendinginan yang ngga efektif biasanya ngga terlihat dengan mata telanjang.
Selain itu, pemborosan juga terjadi dalam bentuk biaya tenaga kerja yang ngga perlu dan salah urus pekerja, yang secara signifikan bisa berdampak pada efisiensi produksi.
Dan jangan abaikan biaya energi fisik manusia yang terbuang sia-sia. Apakah tim Anda sudah mengikuti SOP yang bisa diukur dan ditingkatkan?
Kalau setiap orang di tim Anda mengambil pendekatan yang berbeda untuk satu tugas yang sama, Anda bisa membuang ratusan, bahkan ribuan, jam kerja setiap tahunnya untuk inefisiensi alur kerja saja.
Anda bisa mempertimbangkan untuk menyewa pihak ketiga yang objektif untuk mengevaluasi tanpa bias penggunaan sumber daya organisasi Anda.
Pemborosan ngga selalu terlihat jelas bagi operator sehari-hari.
Prosedur operasi standar bisa membantu mengukur efisiensi di seluruh tim Anda dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan.
Energi manusia yang terbuang bisa menghabiskan sejumlah besar modal setiap tahunnya kalau digabungkan ke seluruh tenaga kerja Anda.
Pertimbangkan daur ulang
Tips ini cukup gampang. Cara gampang untuk meningkatkan efisiensi produksi, dan memangkas biaya, adalah dengan menggunakan kembali bahan-bahan manufaktur Anda.
Kalau Anda punya fasilitas yang lengkap, Anda bisa dengan cepat memilah sampah untuk didaur ulang dan digunakan kembali.
Apa pun yang bisa Anda masukkan kembali ke dalam proses produksi, harus digunakan.
Siapkan sistem yang memungkinkan Anda memilah sampah. Masukkan apa pun yang Anda bisa ke dalam proses produksi kembali.
Terorganisir
Tim yang ngga terorganisir itu ngga efisien.
Atur dan standarkan proses Anda secara keseluruhan.
Dari bagaimana alat Anda ditangani di lantai pabrik sampai bagaimana tim Anda berkolaborasi, segala sesuatu yang bisa berjalan dengan proses berulang, harus Anda optimalkan.
Jadikan mengukur dan mengatur setiap proses yang dipraktikkan oleh perusahaan Anda sebagai tujuan, bukan cuma untuk yang ada di lantai pabrik saja.
Tanyakan pada diri Anda sendiri, bagaimana kantor Anda menerima pembaruan data hasil produksi dari lantai produksi? Bagaimana tim gudang Anda tahu kapan produk siap dikirim? Bagaimana semua ini dikomunikasikan?
Apakah anggota tim Anda harus memeriksa email, pesan teks, panggilan telepon, walkie-talkie, atau menerima dokumen kertas untuk bisa terhubung?
Anda bisa segera merasakan manfaat dari merampingkan dan mengatur komunikasi internal Anda.
Kalau proses Anda ngga distandarisasi, prosesnya mungkin ngga berjalan dengan teratur.
Jadi, atur proses Anda supaya Anda bisa mengukur hasilnya dan bekerja untuk meningkatkannya.
Organisasi yang sukses merampingkan komunikasi mereka.
Tingkatkan proses pelatihan Anda
Kalau Anda menemukan karyawan Anda ngga efisien, itu mungkin saja bukan salah mereka.
Karyawan baru harus mendapatkan pelatihan, baik secara langsung maupun ngga langsung, untuk mematuhi standar perusahaan.
Kalau Anda belum meluangkan waktu untuk menjelaskan prosedur yang berlaku, karyawan baru akan belajar dengan meniru orang-orang di sekitar mereka. Iya kalau mereka meniru orang yang baik, kalau yang buruk?
Pastikan Anda punya Standard Operation Procedure (SOP) sebelum membuat program pelatihan yang diperlukan. Tapi, pastikan dulu Anda sudah mengidentifikasi kesenjangan dalam pengetahuan dan keterampilan setiap karyawan.
Yang ngga kalah pentingnya, izinkan juga karyawan Anda untuk memberikan ide mereka tentang bagaimana meningkatkan efisiensi produksi di tempat kerja mereka.
Kalau mereka melakukan pekerjaan itu setiap hari, mereka akan punya wawasan yang bahkan ngga dipunya konsultan atau eksekutif sekali pun!
Standarisasi pelatihan Anda supaya Anda bisa mengukur dan meningkatkan prosesnya.
Sediakan sumber daya pelatihan SOP yang bisa dengan mudah diakses untuk referensi karyawan Anda.
Kesimpulan
Yang harus Anda benar-benar tanamkan, meningkatkan efisiensi produksi organisasi itu adalah sebuah proses yang berkelanjutan.
Jangan pernah meremehkan nilai dari membuat perubahan sekecil apa pun pada pengelolaan limbah produksi, pelatihan karyawan, dan jalur produksi yang macet.
Terkadang, justru perubahan operasional paling kecil yang malah menghasilkan keuntungan paling besar untuk Anda.
Semoga bermanfaat!
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
