Tiga Kesalahan Supply Chain yang Sering Dilakukan Pemilik Bisnis Kecil dan Menengah

Melanjutkan bahasan sebelumnya mengenai pentingnya supply chain management untuk bisnis kecil, pada artikel ini saya mau mengajak Anda melihat tiga kesalahan supply chain yang seringkali dilakukan oleh Anda yang baru memulai bisnis atau masih berbisnis dalam skala kecil.

Membangun bisnis itu menuntut usaha Anda. Dan Anda yang saat ini memimpin usaha kecil dan menengah Anda, mungkin merasa kalau daftar tanggung jawab yang harus Anda selesaikan terasa ngga ada habisnya. Ada lagi, lagi, dan lagi.

Misalnya, Anda dituntut untuk membangun brand image Anda, mencari dan mempekerjakan orang-orang terbaik di bisnis Anda, mencari cara supaya bisa memperluas pangsa pasar Anda, yang akibatnya, Anda jadi mengabaikan pentingnya fungsi supply chain dalam bisnis Anda.

Apalagi di masa pandemi seperti sekarang ini. Supply chain seharusnya menjadi pondasi untuk bisnis apa pun. Apa pun produk yang Anda jual. Itu harus menjadi prioritas Anda, bukan sekedar ada dalam pikiran atau rencana Anda saja.

Kalau Anda ngga punya gambaran yang jelas bagaimana pemasok (supplier) Anda beroperasi misalnya, Anda akan rentan terhadap adanya pengeluaran berlebih, keterlambatan pasokan, atau gangguan lain yang seharusnya bisa Anda hindari.

Karena itulah, kali ini kita akan lihat tiga kesalahan supply chain yang paling sering dilakukan bisnis kecil dan bagaimana Anda bisa menghindarinya.

Ngga mengenal pemasok Anda

Banyak pemimpin Usaha Kecil Menengah (UKM) yang menyerahkan operasional supply chain mereka pada pihak ke tiga.

Mereka mengandalkan broker, atau pihak ke tiga, untuk mengelola pemasok, proses manufaktur, dan pengiriman produk mereka ke pelanggan. Kelihatannya enak ya? Gampang. Untuk jangka pendek, mungkin iya. Tapi, itu bisa dengan cepat berubah menjadi masalah biaya, kualitas, dan ketersediaan pasokan.

Kalau Anda ngga tahu siapa yang memasok bahan-bahan untuk produk Anda, Anda akan kehilangan visibilitas terhadap faktor-faktor yang bisa mempengaruhi produk Anda. Misalnya, ketersediaan bahan baku, jadwal pengiriman, sampai terlambatnya produksi di sisi pemasok.

Setidaknya ada 3 kesalahan yang umum dilakukan pemilik bisnis kecil dan menegah (sumber foto: LOGAN WEAVER on Unsplash)

Nah, Anda sebagai pemimpin bisnis, harus bertanya, siapa pemasok Anda? Di mana lokasi mereka? Seberapa besar kapasitas mereka? Dan bagaimana kinerja mereka dalam hal ketepatan waktu, biaya, dan kualitas?

Kalau Anda ngga bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan itu, sekaranglah saatnya Anda memegang kembali kendali supply chain Anda.

Anda bisa memulai itu dengan beberapa langkah berikut:

• Lakukan riset. Pastikan Anda paham siapa pangsa pasar Anda, siapa para "pemain" top di industri atau produk sejenis. Kalau Anda ngga punya pemasok yang bisa diandalkan, Anda bisa tanya tim Anda. Mereka mungkin punya jaringan yang bisa merekomendasikan pemasok alternatif untuk Anda. 
• 
  
• Cara lain yang bisa Anda lakukan adalah mencari tahu siapa pemasok untuk kompetitor Anda. Pahami juga siapa pemasok yang memasok bahan baku untuk pemasok utama Anda supaya Anda mendapatkan gambaran yang lebih menyeluruh.
• 
  
• Gunakan teknologi. Banyak software terkait dengan sourcing dan procurement yang bisa Anda pakai. Itu bisa membantu Anda mengidentifikasi pemasok baru, mengumpulkan estimasi harga, mengirimkan permintaan penawaran (RFQ) supaya Anda bisa membandingkan kelebihan dan kekurangan masing-masing pemasok. 
• 
  
• Yang harus Anda lakukan adalah memilih pemasok yang bisa meningkatkan kinerja supply chain Anda secara menyeluruh. Itu akan bisa menghemat uang Anda dan meningkatkan efisiensi bisnis Anda secara keseluruhan.

Ngga memahami keseluruhan supply chain Anda

Setelah Anda tahu siapa pemasok Anda, di mana lokasi mereka, sekarang Anda perlu detil lebih jauh tentang mereka.

Tanyakan pada pemasok Anda beberapa hal seperti di bawah ini:

• Berapa hari dalam seminggu Anda bekerja?
• Berapa shift Anda beroperasi?
• Berapa unit produk yang Anda hasilkan per hari?
• Berapa banyak jalur produksi yang Anda punya?
• Berapa kali dalam setahun Anda menghentikan produksi?

Informasi yang Anda dapat akan membantu Anda membuat rencana ke depan untuk mengantisipasi masalah supply chain yang mungkin muncul di  kemudian hari.

Misalnya, kalau Anda tahu pemasok Anda menghentikan operasi mereka selama tiga minggu setiap akhir tahun, Anda bisa memperhitungkan itu supaya bahan baku Anda tetap tersedia.

Ngga mendigitalkan supply chain Anda cukup awal

Kebanyakan UKM belum menggunakan alat digital terkait dengan supply chain management mereka.

Beberapa mungkin sudah. Paling ngga untuk digitalisasi paling dasar. Tapi lebih sedikit lagi yang menggunakan software untuk menghubungkan penjualan dengan operasi supply chain mereka.

Seiring tumbuhnya bisnis Anda, digitalisasi supply chain menjadi sangat penting (sumber foto: Glenn Carstens-Peters on Unsplash)

Beberapa yang lain sudah dalam tahap peralihan dalam perjalanan mereka menuju digitalisasi. Mereka mulai menggunakan software untuk mendukung operasi supply chain mereka.

Padahal, di dunia digital, melacak kinerja pemasok Anda akan jauh lebih mudah dan efisien dibandingkan dengan proses manual.

Daripada menggunakan pulpen dan kertas, lebih baik Anda siapakan dokumen digital Anda. Gunakan software yang bisa memantau dan menghubungkan aktivitas perencanaan, produksi, dan logistik bisnis Anda.

Anda bisa menggunakan spreadsheet sederhana yang Anda update secara reguler. Atau, kalau mau sedikit lebih canggih, Anda bisa gunakan software yang bisa mengumpulkan data secara real-time dan mendapatkan data historis yang bisa Anda pakai untuk membuat perencanaan ke depan.

Kalau Anda cuma mengelola satu atau sedikit pemasok saja, Anda masih bisa menggunakan spreadsheet. Tapi, kalau pemasok Anda semakin banyak, atau barang yang Anda kelola semakin kompleks, Anda perlu platform digital yang kuat.

***

Itu tadi kesalahan supply chain paling umum yang banyak dilakukan para pemimpin bisnis UKM. Tapi, kabar baiknya adalah kesalahan-kesalahan tersebut adalah juga yang paling mudah diperbaiki.

Cuma dengan melakukan beberapa tindakan sederhana, Anda bisa lebih terlibat dalam supply chain management bisnis Anda, menghemat waktu dan uang Anda, yang pada akhirnya, tentu saja membuat binis Anda jadi lebih menguntungkan.

Semoga bermanfaat!