Fungsi pencatatan utang, berguna untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam catatan bukti kas keluar dan melakukan arsip dokumen terkait dengan catatan utang atau buku pembantu utang.
Fungsi akuntansi biaya, berguna untuk mencatat sediaan dan aset tetap. Dalam pemeroleh sediaan, fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab untuk mencatat cost sedian barang yang di beli ke dalam buku pembantu sediaan. Dalam memperoleh aset tetap untuk mencatat aset tetap yang dibeli ke dalam buku pembantu aset tetap.
Umumnya, transaksi pembelian terdiri dari  prosedur :
- Fungsi Gudang, mengajukan permintaan pembelian ke fungsi pembelian.
- Fungsi pembelian, meminta penawaran harga dari berbagai pemasok, menerima penawaran harga dari berbagai pemasok dan melakukan pemilihan pemasok, membuat order pembelian kepada pemasok pemilih.
- Fungsi penerimaan, memeriksa dan menerima barang dikirim oleh pemasok, menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan serta melaporkan penerimaan barang kepada fungsi akuntansi.
- Fungsi akuntansi menerima dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian.
Â
Dokumen
Dokumen yang digunakan dalam transaksi pembelian terbagi dalam dua golongan, yaitu :
- Dokumen sumber
      Dokumen sumber yaitu dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan dalam catatan akuntansi. Dokumen sumber dalam transaksi pembelian yaitu bukti kas keluar
- Dokumen pendukung
      Dokumen pendukung yaitu dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi. Dokumen pendukung dalam transaksi pembelian yaitu Surat permintaan pembelian, Surat permintaan otorisasi investasi, Surat Order Pembelian, Laporan penerimaan barang, surat perubahaan order, dan faktur dari pemasok, dll.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk transaksi pembelian ialah :
- Register bukti kas keluar (voucher register)
- Jurnal pembelian
- Buku pembantu utang
- Buku pembantu persediaan
- Â Â Â
Contoh PT. Lagio Furniture:
