Usaha pertanian memberikan sentuhan teknologi untuk meningkatkan daya saing. Sentuhan teknologi yang diberikan dapat menjadi nilai tambah bagi perusahaan di mata pelanggan atau konsumen. Teknologi yang sering diterapkan biasanya berada dibagian fasilitas pelayanan kepada konsumen atau pelanggan.
Fasilitas layanan tersebut biasanya berupa system transaksi yang memudahkan pelanggan untuk melakukan pemensanan kapanpun dan dimanapun, website untuk memberikan informasi yang diberikan oleh perusahaan terkait informasi produk dan jasa yang ditawarkan oleh konsumen atau pelanggan, untuk menyampaikan promosi, selain itu kadang kala usaha pertanian juga menerapkan teknologi berupa chatbot untuk memberikan fasilitas kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat berinteraksi secara langsung kepada mereka, biasanya pelanggan dapat memberikan masukan secara langsung, mengajukan complain terhadap produk atau jasa yang tidak sesuai dengan pesanan dan sebagainya. Layanan layanan tersebut memudahkan pelanggan berinteraksi untuk bertransaksi, memberikan masukan, atau aduan bahkan mencari informasi terkait produk dan layanan yang diberikan.
Sentuhan teknologi kadang kala tidak cukup untuk berdaya saing, hal yang pertama kali diperhartikan sebelum penerapan teknologi salah satunya adalah kesuksesan interaksi antar subsistem didalam usaha pertanian. Permasalahan interaksi subsistem didalam system usaha pertanian kompleks terutama usaha pertanian kecil atau menengah (UMKM pertanian). UMKM merupakan tipe usaha yang banyak diminati dan unik. Banyak UMKM pertanian yang memiliki permasalahan interaksi subsistemnya akibat masih dilaksanakan secara parsial.
Interaksi sub system usaha pertanian parsial menyebabkan :
Pertama, terjadi posisi tawar menawar karena setiap pelaku dalam subsistem tersebut berupaya keras mendapatkan keuntungan sendiri dan jika terjadi kerugian tidak mau menanggung bersama. Keuntungan dan resiko ditanggung sendiri karena meskipun banyak unit usaha tergabung dalam satu system usaha pertanian memiliki tujuan yang sama yaitu bertanggung jawab membangun dan mendistribusikan produk sampai ketangan konsumen namun masing masing dari unit usaha tersebut memiliki tujuan masing masing.
Kedua, pada setiap subsistem ke subsistem lainnya terbuka peluang bagi pelaku di luar sistem yang memanfaatkan kelemahan yang tersedia. Terutama pada penguasaan subsistem pengadaan dan distribusi input pertanian. Umumnya, pelaku ini sering disebut pengepul yang memberikan “umpan” lebih dulu kepada petani yang menjadi pelaku subsistem kegiatan produksi pertanian. Akibatnya adalah pengepul lebih berkuasa pada petani.
Ketiga, adalah setiap pelaku dan subsistem harus secara langsung berhubungan dengan pelaku di subsistem layanan pendukung terutama pada pinjaman kredit dari perbankan dengan persyaratan yang mungkin menyulitkan karena harus menyiapkan agunan dan persiapan adminsitrasi lainnya terutama bagi petani.
Keberhasilan interaksi antar subsistem usaha pertanian mempengaruhi perkembangan usaha pertanian. Pada gambar 1 merupakan gambaran system usaha pertanian. Interaksi antar subsistem salah satunya dapat dilihat dari proses bisnis didalam usaha pertanian. Proses bisnis adalah serangkaian aktivitas yang saling terkait untuk mencapai tujuan bisnis tertentu yang dilaksanakan secara berurutan oleh manusia, baik yang ada didalam organisasi maupun diluar organisasi yang masih terkait dalam sistem.
Permasalahan tersebut perlu diatasi dengan melakukan perbaikan demi meningkatkan layanan kepada pelanggan. Perbaikan proses bisnis dapat dimulai dari mencari akar masalah pada issue yang sedang muncul di usaha tersebut. Teknik pencarian akar masalah salah satunya dengan 5 whys. 5 whys dipilih karena dapat menunjukkan hubungan kausal sebab akibat. Gambar 2 merupakan jabaran dari Teknik 5 whys.
Teknik 5 whys dilakukan dengan menanyakan mengapa issue tersebut muncul sebanyak lima kali (why). Setiap jawaban dari pertanyaan mengapa suatu kejadian dapat terjadi maka jawaban tersebut adalah penyebab dari kejadian itu terjadi. Penyebab dapat terjadi karena dua hal aksi dan kondisi. Aksi ini adalah penyebab sementara Ketika kita melakukan suatu gerakan atau sesuatu yang aktif, sedangkan kondisi penyebab sementara tanpa kita melakukan sesuatu. Setiap jawaban dari pertanyaan mengapa harus kita tinjau terlebih dahulu apakah itu termasuk akar masalah atau hanya kontribusi. Jika hanya kontribusi meskipun dihilangkan atau diperbaiki maka permasalahan tetap muncul. Akar masalah yang sebenarnya jika diperbaiki atau dirubah maka masalah akan terselesaikan seperti pada gambar tiga.
Ketika akar masalah ditemukan maka kita bisa berfokus melakukan perbaikan dari proses bisnis dimana terdapat akar masalah, namun tidak menutup kemungkinan seluruh proses bisnis diperbaiki karena proses bisnis merupakan aktivitas yang saling terkait sehingga perubahan proses bisnis yang dilakukan juga berdampak terjadi perubahan di proses bisnis selanjutnya sehingga perlu di tinjau juga.
Langkah berikutnya yang dilakukan adalah dengan melakukan pemetaan proses bisnis yang sedang terjadi seluruhnya. Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan wawancara, observasi, maupun FGD. Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan banyak software yaitu bizagi dan igrafx seperti gambar 4. Selanjutnya dianalisis kinerjanya. Parameter kinerja dari pemetaan bisnis proses adalah biaya, waktu dan sumber daya. Kemudian dari seluruh kegiatan yang ada dalam bisnis proses dianalisis nilai yang terkandung didalamnya dengan value added.
Gambar 4. Contoh pemetaan proses bisnis (ANDARA, A. T, 2021)
Langkah berikutnya menggunakan analisis value added pada proses bisnis yang terpilih untuk diperbaiki. Analysis value added ini untuk mengurangi terjadinya pemborosan dengan diawali mengklasifikasikan setiap kegiatan pada proses bisnis kedalam tiga nilai yaitu real value, bisnis value dan non value seperti gambar lima.
Gambar 5. Contoh identifikasi nilai pada aktivitas (ANDARA, A. T, 2021)
Perbaikan dapat kita lakukan dengan focus ke kegiatan non value . kegiatan non value bisa kita hilangkan namun menghilangkan aktivitas tersebut karena kadang kala aktivitas tidak bernilai ini tidak dapat dihilangkan sebab sangat diperlukan oleh aktivitas lainnya sehingga kita bisa melakukan otomasi. Setelah di otomasikan lalu disimulasikan dan kemudian di evaluasi kinerjanya dengan parameter biaya, sumber daya dan waktu. Gambar 6 merupakan contoh salah satu hasil simulasi dengan parameter waktu. kita dapat melihat seberapa lama proses tersebut melakukan kegiatannya kemudian kita bisa melihat waktu service dan waktu tunggu. Waktu service adalah waktu sumber daya melakukan aktivitas dalam proses tersebut dan waktu tunggu ketika proses tersebut menunggu sumber daya melakukan proses tersebut. Dari perbaikan proses kita bisa mengurangi siklus waktu mengerjakan suatu proses dengan mengurangi waktu tunggu dan mempersingkat service timenya.
Gambar 6 simulasi (ANDARA, A. T, 2021)
Sumber :
Hasil penelitian kelompok riset MCS dengan judul Business Processes Evaluation As A Step For Controlling Interactions In Agroindustrial Organizational Systems yang terbit tahun 2022 di jurnal INTERNATIONAL JOURNAL OF SCIENTIFIC DEVELOPMENT AND RESEARCH
ANDARA, A. T. Analisis dan Perbaikan Proses Bisnis Menggunakan Business Process Improvement (Studi Kasus: PT Manunggal Agro Sentosa).
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
