Teknik 5 whys dilakukan dengan menanyakan mengapa issue tersebut muncul sebanyak lima kali (why). Setiap jawaban dari pertanyaan mengapa suatu kejadian dapat terjadi maka  jawaban tersebut adalah penyebab dari kejadian itu terjadi. Penyebab dapat terjadi karena dua hal aksi dan kondisi. Aksi ini adalah penyebab sementara Ketika kita melakukan suatu gerakan atau sesuatu yang aktif, sedangkan kondisi penyebab sementara tanpa kita melakukan sesuatu. Setiap jawaban dari pertanyaan mengapa harus kita tinjau terlebih dahulu apakah itu termasuk akar masalah atau hanya kontribusi. Jika hanya kontribusi meskipun dihilangkan atau diperbaiki maka permasalahan tetap muncul.  Akar masalah yang sebenarnya jika diperbaiki atau dirubah maka masalah akan terselesaikan seperti pada gambar tiga.
Ketika akar masalah ditemukan maka kita bisa berfokus melakukan perbaikan dari proses bisnis dimana terdapat akar masalah, namun tidak menutup kemungkinan seluruh proses bisnis diperbaiki karena proses bisnis merupakan aktivitas yang saling terkait sehingga perubahan proses bisnis yang dilakukan juga berdampak terjadi perubahan di proses bisnis selanjutnya sehingga perlu di tinjau juga.
Langkah berikutnya yang dilakukan adalah dengan melakukan pemetaan proses bisnis yang sedang terjadi seluruhnya. Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan wawancara, observasi, maupun FGD. Pemetaan proses bisnis dapat dilakukan dengan menggunakan banyak software yaitu bizagi dan igrafx seperti gambar 4. Selanjutnya dianalisis kinerjanya. Parameter kinerja dari pemetaan bisnis proses adalah biaya, waktu dan sumber daya. Kemudian dari seluruh kegiatan yang ada dalam bisnis proses dianalisis nilai yang terkandung didalamnya dengan value added.
Gambar 4. Contoh pemetaan proses bisnis (ANDARA, A. T, 2021)
Langkah berikutnya menggunakan analisis value added pada proses bisnis yang terpilih untuk diperbaiki. Analysis value added ini untuk mengurangi terjadinya pemborosan dengan diawali mengklasifikasikan setiap kegiatan pada proses bisnis kedalam tiga nilai yaitu real value, bisnis value dan non value seperti gambar lima.
Gambar 5. Contoh identifikasi nilai pada aktivitas (ANDARA, A. T, 2021)
      Perbaikan dapat kita lakukan dengan focus ke kegiatan non value . kegiatan non value bisa kita hilangkan namun menghilangkan aktivitas tersebut karena kadang kala aktivitas tidak bernilai ini tidak dapat dihilangkan sebab sangat diperlukan oleh aktivitas lainnya sehingga kita bisa melakukan otomasi.  Setelah di otomasikan lalu disimulasikan dan kemudian di evaluasi kinerjanya dengan parameter biaya, sumber daya dan waktu. Gambar 6 merupakan contoh salah satu hasil simulasi dengan parameter waktu. kita dapat melihat seberapa lama proses tersebut melakukan kegiatannya kemudian kita bisa melihat waktu service dan waktu tunggu. Waktu service adalah waktu sumber daya melakukan aktivitas dalam proses tersebut dan waktu tunggu ketika proses tersebut menunggu sumber daya melakukan proses tersebut. Dari perbaikan proses kita bisa mengurangi siklus waktu mengerjakan suatu proses dengan mengurangi waktu tunggu dan mempersingkat service timenya.
Gambar 6 simulasi (ANDARA, A. T, 2021)
