Rangkap Tugas Antara Kenyataan dan Seharusnya

Rangkap Tugas Antara Kenyataan dan Seharusnya

Bekerja pada suatu perusahaan baik negeri atau swasta seringkali satu karyawan dibebani beberapa tugas padahal idealnya tugas itu dibebankan berdasarkan keahlian dan jenjang pendidikannya.

Tetapi perusahaan yang baru berdiri terkadang sering memperlakukan karyawan dengan rangkap jabatan karena kekurangan tenaga dan dana.

Ketika bagian kepegawaian memilih karyawan tentunya dia akan mengecek selain IQ juga minat dan bakat karyawan tersebut.

Kita juga tidak masalah jika memang memiliki karyawan yang multi talenta semua yang disuruh karyawan itu bisa mengerjakan.

Berdasarkan pengalaman penulis ketika bekerja di swasta, ketika perekrutan awal perusahaan itu sudah menetapkan akan menempatkan penulis di bagian apa kebetulan lamaran diterima dengan posisi membantu di bidang keuangan.

Tapi terkadang penulis suka melakukan kunjungan antar divisi selain menjalin silaturahmi membangun pertemanan , penukis juga  mencari tahu bagaimana kegiatan yang mereka lakukan pada setiap bidang dan belajar dari bidang lain untuk membangun kerjasama agar tercapai. Entahlah naluri wartawan penulis  sering jalan untuk mencari informasi baru terhadap kegiatan yang sering dilakukan bidang-bidang lain.

Saat itu penulis bekerja di bagian keuangan dan ruangan penulis berdekatan dengan bagian pembukuan dan dibawah kendali Direktur Keuangan. Jadi kami sering terlibat dalam berbagai rapat dan sering merumuskan kegiatan bersama. Dan bosnya masih muda dan suka mentraktir kami makanan bahkan tiap minggu kita suka diajak jalan-jalan. Ini yang paling seru , jadi penulis suka mengamati kegiatan di bidang pembukuan dan apa sih strategi bekerja cepat mereka ternyata mereka sudah mengerjakan dengan berbasis aplikasi, jadi dalam hitungan detik omzet penjualan bisa didapatkan.

Jika dibagian penjualan aku juga sempat mewawancarai senior bagaimana mencapai omzet penjualan yang tinggi tips dan strateginya , sebenarnya wawancara ini kadang untuk dijadikan bahan pelajaran atau diskusi ketika pada saat penyusunan laporan keuangan untuk disampaikan kepada Pak Bosku. Agar omzet tinggi mereka juga menyampaikan keramahan para penjaga toko dan tata letak barang menjadi point utama.

Di bagian pembelian, nah disini hal yang penulis ingin ketahui berapa penerbit bisa dapat uangnya dari proses penerbitan buku, karena terkadang ada keinginan penulis untuk menjadi penulis buku, wkwkwk, curhat nih ye. 

Akhirnya karena penulis ingin menyusun laporan keuangan yang optimal dari prosesnya ingin diketahui agar hasil ceritanya tidak asal , silaturahmi antar bagian jadi rutin dijalankan selain menambah kenalan juga menambah ilmu.

Pengalaman penulis bekerja di swasta itu pola bekerja dan kebiasaan ikut diterapkan di tempat baru ketika penulis pindah bekerja. Jadi silaturahmi antar bagian tetap penulis lakukan sambil sesekali bertanya bagaimana sih proses pekerjaan yang mereka lakukan dan target-target yang tidak tercapai , kendalanya apa dan bagaimana menyikapinya.Kebetulan bidang yang ditekuni sama yaitu Bagian Keuangan.

Bekerja di perusahaan yang baru ini bidang yang ditekuni saya yaitu bagian keuangan tetapi karena penulis agak kritis ketika rapat sering diajak untuk menyusun program-program baru di perusahaan ini. Ketika di perusahaan ini penulis sudsh menikah jadi penulis jarang mengambil tugas dinas luar kota jadi penulis lebih memilih pendidikan dan pelatihan untuk peningkatan kompetensi diri, ketika anak-anak sudah besar penulis baru melakukan tugas keluar kota kembali.

Ketika di perusahaan baru ini kebetulan instansi pemerintah dan kita bisa diberikan beban tugas yang tidak sesuai bidangnya, tugas yang diberikan harus bisa dikerjakan, karena penulis suka menulis inilah jadi bisa memahami bidang-bidang pekerjaan diluar yang ditangani penulis, contohnya menyusun program kerja di awal tahun dan ketercapaian setiap bulan dan akhir tahun. 

Awalnya belum ada aplikasi pendukung untuk mempermudah pekerjaan kami agar  antar bagian terkoneksi dengan baik secara sistem akhirnya penulis mengusulkan untuk menyusun laporan keuangan berbasis aplikasi  seperti ditempat bekerja saya dulu padahal itu hanya di toko retail buku. 

Alhamdulillah karena pimpinan di tempat penulis bekerja menyetujui akhirnya disusunlah aplikasi pendukung penyusunan laporan keuangan.

Ada beberapa tips dan strategi menyikapi rangkap tugas di sebuah perusahaan dari dua sisi yaitu ketika posisi kita sebagai karyawan atau sebagai pimpinan

1. Ketika kita sudah bekerja niatkan bahwa kita bekerja karena Alloh semata dan berikan yang terbaik apapun posisi kita.

2. Setiap pekerjaan yang diberikan harus dilakukan dengan sepenuh hati dan berharap memberikan dampak dan kontribusi yang baik bagi perusahaan atau instansi.

3. Setiap bidang pekerjaan harus disusun sop atau tahapan dari pelaksanaan tugas jadi ini memudahkan karyawan lain untuk menggantikan pekerjaanya , dengan adanya uraian pelaksanaan pekerjaan memudahkan karyawan untuk melakukan tugas yang diberikan walaupun dia karyawan baru.

4. Ada program kerja yang disusun berdasarkan target yang ingin dicapai termasuk profil karyawannya sehingga seorang pimpinan bisa memberikan rangkap jabatan kepada karyawan sesuai dengan minat dan bakat karyawannya jadi tidak berdasarkan pengamatan satu sisi saja sebagai pimpinan.

5. Setiap karyawan diberikan kesempatan untuk dipindahkan antar bagian sehingga karyawan itu akan memahami bidang-bidang lain yang sebelumnya belum pernah dilakukan, idealnya setahun sekali dilakukan mutasi dan ini bisa menjadi kebijakan pimpinan. Mutasi yang dilakukan bukan karena emosi dan ego dari pimpinan.

6. Pendidikan dan pelatihan untuk peningkatan kompetensi karyawan sangat diperlukan baik dilakukan oleh senior di instansi tersebut dan kami suka sebut pelatihan di kantor sendiri. Jadi baik itu atasan atau bawahan harus berbagi terhadap pelatihan yang diikuti agar bisa menjadi wawasan dari karyawan yang baru atau yang lama sehingga masing-masing karyawan bisa melakukan "upgrade" kompetensi.

7. Idealnya menempatkan karyawan itu sesuai dengan kompetensinya agar roda pergerakan di suatu instansi itu cepat dan bisa melesat jauh. Tetapi ketika karyawan itu diberikan tugas diluar tugas awalnya jangan pernah diyolak , terima dan tekuni dengan sepenuh hati, kalau kata ibu saya ketika pekerjaan itu bisa dilihat oleh mata kita maka kita akan bisa melakukannya.

8. Pekerjaan harus berbasis digital atau sistem yang terintegrasi sehingga memudahkan melakukan pemantauan jika ada karyawan yang rangkap jabatan bisa mudah dalam melakukab evaluasi dari suatu pekerjaan.

9. Jika ada ide baru yang diusulkan karyawan bisa diterapkan.

10. Beri kesempatan kepada karyawan yang sering diremehkan oleh karyawan lain karena biasanya karyawan yang diremehkan itu adalah karyawan yang takut menjadi pesaingnya , jadi beri dia pekerjaan yang lebih dari satu.

11. Beri kesempatan kepada karyawan untuk peningkatan kompetensi baik secara mandiri atau dikirim ke lembaga terkait sebagai pendukung pekerjaan barunya.

12. Setiap karyawan dan pimpinan harus bisa menulis dengan pancainderanya sehingga bisa melakukan manuver yang cepat dan terkendali jika rangkap jabatan yang dilakukannya tidak memberikan kontribusi yang berarti.

13. Lakukan evaluasi secara berkala terhadap hasil kerja karyawan yang melakukan rangkap jabatan dari sisi karyawan dan pimpinan agar hasilnya dapat optimal.

Semoga tulisan ini bisa menginspirasi pembaca semua, dan tetap jaga protokol kesehatan YAITU 5 M  ( 1.Menjaga jarak;2. Memakai masker; 3.Mencuci tangan dengan air mengalir dan sabun; 4.Menjaga mobilitas ; 5. Menjauhi kerumunan)

Salam sehat , salam semangat.

Depok, 11 Agustus 2021