Resume Pra 2 PKMJ Fsika 2015

Mekanisme Pemilu

Pemilu : proses untuk mengisi jabatan-jabatan politik tersebut. Jabatan-jabatan tersebut beraneka ragam, mulai dari presiden, wakil rakyat di berbagai tingkat pemerintahan sampai kepala desa.

Kenapa pemilu ?

Kegagalan musyawarah

“bentuk tahapan pengambilan keputusan, adalah aklamasi, lalu voting.”

Pemilu UNJ

• Pada dasarnya, bagian dari pendidikan politik dengan segala macam atribut dan efeknya.
• Dilakukan dalam lab bernama organisasi pemerintahan mahasiswa
• Aturan mainnya PO (Peraturan OPMAWA)

Peraturan OPMAWA ada macam nya, misalnya PO Pemilu, PO Kaderisasi, dan lain-lain.

 

Bagaimana Alurnya ?

Panwaslu-DKPP

DKPP yaitu Ketua BEM, Ketua MTM, dan Mahasiswa Biasa

• Pansel (Panitia Seleksi) bertugas memilih ketua KPU
• KPU

Ketua KPU bertugas memilih siapa saja anggota dan pengurusnya

Ketua KPU Independen

KPU ada 3 macam, yaitu KPU Pusat, KPU Fakultas, KPU Jurusan

• Pencalonan, dari masa pemberkasan sampai penutupan
• Pemilihan biasanya 3-5 hari
• Penetapan

 

Masa Pencalonan

• Kampanye
• Dialog Kandidat
• Masa Tenang, adalah masa dimana tidak boleh ada kampanye lagi
• Pencoblosan
• Penghitungan

Skema Besar Kaderisasi UNJ

 

PKMJ                     PKMF                    PKMU  

BEMJ                     BEMF                    BEM UNJ

Apa yang anda ikuti saat ini menentukan nasib anda 3 tahun ke depan

                BLMJ                     PLMF                     PLMU

                                            BPM                      MTM

 

Pengawasan Pemilu

• Public,dengan aksi atau komentar
• Calon, dengan saksi-saksi
• Panwaslu yang independen dan legislative

 

Hasil Akhir Pemilu UNJ

Kualitas public – Kualitas Calon

 

Surat Menyurat

 

Bagian-Bagian Surat :

• Kepala surat
• Pembuka surat, nomor surat, lampiran surat, hal surat, tanggal surat, tujuan surat
• Isi surat
• Penutup surat

 

1. Kepala surat BEMJ Fisika

Dalam kop dicantumkan lambing UNJ, lambing BEMJ Fisika, nama lembaga, fakultas, universitas, alamat, kontak organisasi (boleh pakai atau tidak), serta garis penutup

1. Nomor surat

Aturan penomoran surat adalah

• Untuk ketua umum, sekretaris/kestari, Departemen/biro

(nomor surat/instansi pembuat surat/kode pembuat surat/kode hal/bulan/tahun)

Contoh : 01/BEMJFISIKA.B/Und/IV/2015

• Untuk kegiatan kepanitiaan

(nomor surat/instansi pembuat surat/kode hal/bulan/tahun)

Contoh : 02/BEMJFISIKA/Pim/IV/2015

 

Kode pembuat surat

Jabatan/Departemen
Kode
Ketua umum
a
Sekretaris dan kestari
b
Bendahara dan perkoin
c
Kesma
d
Kaderisasi
e
Derismafi
f
Kominfo
g
DPPT
h

 

1. Lampiran

Kata lampiran diketik dibawah kata nomor dan menyebutkan jumlah lampiran

Contoh :

• Lampiran: 1 (satu) berkas proposal
• Lampiran: 2 (dua)lembar run down acara
• Lampiran: -

*kata lampiran tetep diketik apabila tidak ada yang dilampirkan, maka diberi tanda (-)

 

1. Hal

Kata hal diketik dibawah kata lampiran. Hal berisikan inti keseluruhan dari surat

Contoh :

Hal : Permohonan Peminjaman Tempat

Hal : Permohonan Peminjaman Alat

Hal : Undangan CEKATAN

Hal : Pemberitahuan

 

1. Tujuan surat

• Penulisan tujuan surat didahului kata yang terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau ma,a orang yang dituju.
• Singkatan Yth. Diketik dibawah kata hal
• Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahulukan kata depan “di”
• Tidak diperbolehkan menggunakan kata “di tempat”

Contoh : Yth. Kepala Sub Bagian Perlengkapan

Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam

Universitas Negeri Jakarta

 

1. Isi surat

• Pendahuluan

Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat, ditulis singkat dab jelas. Awal kalimat pendahuluan isi surat diketik dibawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Biasanya pada surat pembukaan surat yang formal adalah “Dengan Hormat”

• Isi surat

Isi pokok surat merupakan isi uraian inti dari surat

 

1. Kalimat penutup

• Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi surat
• Penutup surat didahului dengan “Hormat Kami”
• Selanjutnya dibubuhkan dengan tanda tangan

Urutan dan aturan membubuhkan tanda tangan

• Nama jabatan penandatangan
• Tanda tangan
• Nama penanda tangan
• Nomor registrasi mahasiswa (NRM) / Nomor induk pegawai (NIP)
• Cap Organisasi (sebelah kiri,menyentuh ttd dan nama)

 

1. Tanda tangan

• Untuk surat permohonan ketua umum

Sekretaris/kestari. Departemen/biro (non kepanitiaan) penutup surat berisikan tanda tangan ketua di sebelah kiri, tanda tangan sekretaris di sebelah kanan, kemudian di bawahnya mengetahui Pembantu Dekan III disertai tanda tangan.

Untuk surat permohonan (khusus peminjaman ruang jurusan) setelah tanda tangan ketua dan sekretaris di bawahnya terdapat mengetahui ketua jurusan yang dituju kemudian diikuti dengan menyetujui dan Pembantu Dekan III.

• Kepanitiaan

Penutup surat berisikan tanda tangan ketua BEMJ Fisika di sebelah kiri, tanda tangan Ketua Pelaksana di sebelah kanan, kemudian di bawahnya mengetahui Pembantu Dekan III disertai tanda tangan.

 

• Selain surat permohonan tidak perlu menggunakan tanda tangan pembantu Dekan III atau ketua Jurusan.
• Sebelum meminta tanda tangan ketua jurusan (pak anggara) wajib acc Pembina bemj (pak handjoko)
• Sebelum meminta tanda tangan pembantu dekan III (Pak rusdi) wajib acc bu Fatihah
• Aturan atas nama (perwakilan tanda tangan)

Bila dalam kondisi tertentu, orang yang berwenang tidak dapat menandatangani maka dappat digantikan oleh orang yang sesuai dengan hirarki posisinya dalam kepengurusan.

 

Proposal kagiatan

 

Proposal kegiatan adalah usulan rencana kegiatan

Kegiatan yang menggunakan proposal merupakan kegiatan yang termasuk dalam kategori event (proker) didalam mekanisme pengawasan

 

Susunan proposal kegiatan

1. Halaman cover
2. Lembar pengesahan
3. Pendahuluan
4. Tujuan
5. Nama kegiatan
6. Tema kegiatan
7. Sasarn
8. Waktu dan tempat kegiatan
9. Deskripsi acara
10. Susunan acara
11. Anggaran dana
12. Susunan kepanitiaan
13. Kontaprestasi
14. Penutup
15. Lampiran

 

• Lembar pengesahan

Berisikan tanda tangan sesuai dengan ketentuan (tanpa tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris) disertai dengan cap organisasi

Lembar pengesahan didahului dengan kalimat “proposal ini telah diketahui dan disetujui oleh”

• Pendahuluan

Berisikan latar belakang diadakannya kegiatan

• Tujuan kegiatan

Tujuan kegiatan diketik dalam bentuk poin-poin tujuan dilaksanakannya kegiatan

• Tema kegiatan

Ditentukan bersama, berdasarkan hasil keputusan rapat

• Sasaran kegiatan

Sasaran kegiatan berisikan sasaran atau obyek dari kegiatan serta jumlah target peserta dari kegiatan yang akan dilaksanakan

• Waktu dan tempat kegiatan

Ditentukan berdasarkan hasil keputusan rapat

• Deskripsi acara

Berisikan deskripsi umum dari acara dengan sejelas mungkin

• Penutup

Berisikan kalimat penutup dari proposal kegiatan disertai dengan tanggal pembuatan proposal kegiatan dan tanda tangan sekretaris di sebelah kanan dan ketua pelaksana kegiatan disebelah kiri

• Susunan acara (terlampir di lampiran 1)

Susunan acara dibuat oleh coordinator sie acara berdasarkan hasil rapat dan keputusan bersama.

Susunan acara berisikan gambaran petunjuk pelaksanaan kegiatan disertai dengan tanda tangan coordinator acara egiatan sebagai penanggung jawab pelaksanaan

• Anggaran dana (terlampir pada lampiran 2)

Anggaran dana dibuat oleh bendahara kegiatan

Anggaran dana berisikan rancangan kegiatan yang disertai dengan tanda tangan bendahara kegiatan sebagai penanggung jawab keuangan kegiatan

• Susunan kepanitiaan (terlampir pada lampiran 3)

Susunan panitia berisikan struktur panitia dari kegiatan yang akan dilaksanakan

 

Rancangan Kegiatan

Adalah usulan rancangan kegiatan dari program kerja BEM

Dalam Opmawa FMIPA, kegiatan yang menggunakan RK merupakan kegiatan yang termasuk dalam kegiatan non event di dalam mekanisme pengawasan

Rancangan kegiatan diketik pada kertas A4 dengan ketentuan sebagai berikut

1. Huruf : Times New Roman/Arial/Calibri
2. Ukuran : 12
3. Spasi : 1.5
4. Margin : 2.54 cm (atas, bawah, kiri, kanan)
5. Bahasa : formal

Bagian pokok yang harus ada dalam sebuah rancangan kegiatan

1. Kepala rancangan kegiatan
2. Pendahuluan
3. Nama kegiatan
4. Tema kegiatan
5. Tujuan kegiatan
6. Waktu dan tempat kegiatan
7. Sasaran dan peserta kegiatan
8. Parameter keberhasilan
9. Bentuk kegiatan
10. Susunan acara (terlampir)
11. Anggaran dana (terlampir)
12. Susunan panitia (terlampir)
13. Penutup

 

• Kepala rancangan kegiatan

Pada kepala rancangan kegiatan dimulai dengan penulisan rancangan kegiatan (disertai nama kegiatan) dicetak tebal dengan font tmes new roman 14pt dan periode jabatan dengan font times new roman 12pt (contoh sebagaimana pada lampiran)

• Pendahuluan berisikan latar belakang dilaksanakannya kegiatan
• Tujuan kegiatan diketik menggunakan poin-poin
• Sasaran atau peserta kegiatan merupakan target pelaksanaan dari kegiatan
• Parameter keberhasilan terdiri atas dua, yaitu :

1. Kualitatif, menjelaskan keberhasilan kualitatif dari kegiatan
2. Kuantitatif, menjelaskan keberhasilan yang dapat dihitung secara kuantitatif dari kegiatan

• Bentuk kegiatan mendeskripsikan gambaran umum dari kegiatan yang akan dilaksanakan
• Susunan acara (lampiran 1)

Disesuaikan dengan kegiatan, jika acara yang dilaksanakan membutuhkan petunjuk pelaksanaan maka dapat dilampirkan

• Anggaran dana (lampiran 2) berisikan rancangan dana yang akan digunakan dalam kegiatan
• Susunan panitia (lampiran 3) disesuaikan dengan kegiatan jika acara yang dilaksanakan membutuhkan panitia pelaksanaan maka dapat dilampirkan jika tidak dicantumkan penanggung jawab dari kegiatan
• Penutup berisikan kalimat penutup dan rancangan kegiatan dan disertai dengan lembar pengesahan
• Lembar pengesahan berisikan tanggal dibuatnya rancangan kegiatan serta tanda tangan dri kepala departemen dan diketahui oleh ketua BEM (contoh sebagaimana pada lampiran)

 

Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Dibuat sebagai sarana untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilaksanakan oleh panitia kegiatan atau kinerja opmawa dalam satu periode

LPJ diketik pada kertas A4 dengan aturan sebagai berikut

1. Huruf : ties new romans/arial/Calibri
2. Ukuran : 12
3. Spasi : 1.5
4. Margin : 2.54 cm (atas, bawah, kiri, kanan)
5. Bahasa : formal

 

Sistematika penulisan

1. Halaman cover
2. Lembar pengesahan

• BAB I Pendahuluan

1. BAB II Evaluasi kegiatan

 

Untuk SC (jika ada) adalah :

• Pendahuluan berisikan latar belakang kegiatan dan deskripsi singkat kegiatan dijabarkan secara deskriptif
• Evaluasi kesesuaian konsep kegiatan dengan pelaksanaan deskriptif
• Evaluasi kepanitiaan
• Evaluasi acara (perencanaan, pelaksanaaan dan pasca (factor pendukung, factor penghambat)
• Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang

 

Untuk ketua adalah

• Pendahuluan berisikan latar belakang kegiatan, deskrpsisingkat kegiatan (nama, tema, tujuan, bentuk, dan waktu kegiatan) secara deskriptif
• Struktur kepanitiaan beserta evaluasi job description berisikan penjelasan antara job description yang seharusnya dilaksanakan oleh tiap tim dengan jo description yang dilaksanakan oleh tiap tim tersebut
• Evaluasi kepanitiaan
• Evaluasi acara
• Ealuasi parameter keberhasilan kegiatan
• Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang

 

Untuk sekretaris adalah

• Pendahulan berisikan job description personil tim
• Evaluasi kerja bidang
• Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang

 

Untuk coordinator dan PJ bidang adalah

• Pendahuluan
• Evaluasi staf secara deskriptif
• Evaluasi kerja bidang
• Rekomendasi untuk kepanitiaan di masa mendatang

 

BAB III penutup

• Kesimpulan
• Saran
• Tanda tangan ketua pelaksana dan sekretaris kegiatan

 

Lampiran

Berisikan data-data yang mendukung lampiran minimal berupa

• Lampiran 1 : proposal kegiatan
• Lampiran 2 : nota-nota pengeluaran
• Lampiran 3 : daftar hadir peserta dan panitia
• Lampiran 4 : run down acara
• Lampiran 5 : publikasi/foto-foto kegiatan
• Lampiran 6 : daftar surat masuk dan keluar beserta arsipnya
• Lampiran 7 : moderator dan pembicara
• Lampiran 8 : kelengkapan administrasi lain yang diperlukan

Laporan kegiatan (LK) adalah pertanggungjawaban atas kegiatan dari program kerja BEM

Dalam opmawa FMIPA kegiatan yang menggunakan LK merupakan kegiatan yang termasuk dalam kategori non event di dalam mekanisme pengawasan

 

Bagian pokok yang harus ada dalam sebuah rancangan kegiatan

1. Kepala laporan kegiatan
2. Pendahuluan
3. Dinamika kegiatan
4. Tujuan kegiatan
5. Waktu dan tempat kegiatan
6. Sasaran atau peserta kegiatan
7. Parameter keberhasilan
8. Realisasi pelaksanaan kegiatan
9. Kendala dan evaluasi
10. Solusi dan saran
11. Penutup
12. Lampiran

 

Pengarsipan surat keluar

• Surat keluar harus sesuai dengan SOP format surat
• Setiap surat keluar harus diarsipkan dalam bentuk hardcopy oleh masing-masing pembuat surat
• Rekapitulasikan surat keluar

 

Sumber dana kegiatan BEMJ Fisika

PROKER :

Dana dekanat, dana rektorat

NON PROKER :

Kas umum BEMJ Fisika, kas depertemen/biro BEMJ Fisika

 

Kebutuhan kegiatan berkaitan dengan keuangan

• Absensi kegiatan (format dari bendum BEMJ Fisika)dilakukan saat registrasi dan makan siang
• Nota dan kwitansi pembelian

Tiap pembelian barang wajib kwitansi nota dengan : tanggal pembelian, tanda tangan penjual, tanda tangan penerima, detail pembelian, cap toko

 

Pembagian surplus dana kegiatan

60% BEMJ FISIKA

20% DEPARTEMEN KEGIATAN

20% KESMA