Standar Ideal Implementasi Hubungan Masyarakat dalam Ruang Lingkup Perpustakaan

Humas (Hubungan Masyarakat) merupakan terjemahan dari bahasa inggris yaitu Public Relations/PR. Pengertian humas menurut Grunig and Hunt (1984:25) adalah "A practice of managing the spread of information between an individual or an organization (such as a business, government agency, or a nonprofit organization) and the public." (Praktik mengelola penyebaran informasi antara individu atau organisasi dengan publiknya) (EEN, 2015). 

Dari pengertian tersebut agar dapat memahami humas tersebut terdapat empat kata kunci penting yaitu manajemen, penyebaran informasi, organisasi dan publiknya. Humas menjalankan fungsi menajemen (POAC) yaitu melakukan perancanaan kegiatan Humas, Pengorganisasian/ penempatakan anggota untuk melaksanakan perencanaan, melaksanakan perencanaan, melakukan evaluasi terhadap kegiatan humas. 

Humas akan berhubungan dengan publiknya, kepentingan publik pada organisasinya bersifat khusus sehingga setiap organisasi memiliki publiknya sendiri. Publik akan berkepentingan dengan organisasi apabila isu tersebut yang memiliki hubungannya dengan dengan organisasi tersebut.

Tujuan humas ialah pertama, meningkatkan partisipasi, dukungan, dan bantuan secara konkret berupa tenaga, sarana prasarana maupun demi kelancaran dan tercapainya tujuan organisasi. Kedua, membangkitkan rasa tanggung jawab yang pada masyarakat terhadap kelangsungan program organisasi. Ketiga, mengikutsertakan masyarakat dalam memcahkan masalah yang dihadapi. keempat, mengembangkan suatu citra yang menguntungkan (favorable image) bagi organisasi dengan para stakeholder dengan sasaran terkait yaitu publik eksternal dan publik internal. Kelima membukan kesempatan lebih luas untuk para konsumen dan pihak terkait untuk para pihak terkait untuk meningkatkan mutu organisasi Selain tujuan terdapat prinsip humas. 

Prinsip humas menurut Fasli Jalal dan Supriyadi (2001) disingkat TEAM WORK (Together, Empathy, Assist, maturity, willingness, organization, Respect, Kindness). Prinsip-prinsip humas harus dipenuhi agar dapat melakukan fungsi humas, fungsi humas antaranya; agen pembaharuan, wadah kerjasama, penyalur aspirasi pemberi informasi (Asmaisyah, 2012). 

Dari pengertian humas tersebut maka humas akan dibutuhkan pada setiap organisasinya, kerena organisasi tidak akan berjalan jika tidak ada dukungan yaitu dari publiknya. Dengan demikian perpustakaan sebagai penyedia informasi juga membutuhkan humas. Supaya perpustakaan tetap menunjukkan keberadaanya maka memerlukan dukungan dari publiknya. Publik pada humas dibedakan menjadi dua yaitu publik eksternal dan publik internal. 

Publik Eksternal adalah publik yang berada diluar organisasi/instansi/perusahaan yang harus diberikan penerangan/informasi untuk dapat membina hubungan baik. Perpustakaan membunyai hubungan dengan Publik Eksternalnya (Christiani, 2006). 

Pertama, Publik pers yaitu untuk menjaga hubungan baik dengan pers. Publik pers dengan perpustakaan antara lain pihak perpustakaan mengirimkan press release mengenai kegiatan perpustakaan seperti bedah buku, workshop, seminar ke media massa, seperti surat kabar, website, televisi, akun media sosial. 

Kedua, bentuk hubungan dengan Pemerintah, kegiatan humas perpustakaan dengan pihak eksternal pemerintah seperti melakukan lobi kepada pemerintah untuk melaksanakan kegiatan/ acara perpustakaan agar lancar. 

Ketiga, bentuk hubungan perpustakaan dengan publik eksternal masyarakat, kegiatan tersebut seperti Perpustakaan menyediakan kursus/keterampilan kepada masyarakat seperti kepada para ibu, anak-anak dll secara gratis. 

Keempat, bentuk hubungan perpustakaan dengan publik eksternal pemasok, hal ini dilakukan agar kebutuhan organisasinya terpenuhi. Kegiatan tersebut antara lain yaitu menjaga hubungan baik dengan pemasok sarana dan prasarana perpustakaan agar mendapatkan barang dan harga yang sesuai. 

Kelima, bentuk hubungan perpustakaan dengan para pelanggan seperti passive user membuat petunjuk lokasi agar pengunjung perpustakaan menemukan apa yang dibutuhkan. 

Keenam, bentuk hubungan perpustakaan dengan konsumen seperti active user memberikan souvenir atau hadiah kepada pengunjung perpustakaan yang aktif meminjam koleksi perpustakaan. ketujuh, bentuk hubungan perpustakaan dengan bidang pendidikan, Pepustakaan dapat berkerjasama dengan sekolah, perpustakaan dapat membuat paket pendidikan pemakai dalam bentuk audio visual. Kedelapan, bentuk hubungan perpustakaan dengan umum perpustakaan menyelenggarakan lomba berkaitan dengan dunia perpustakaan yang ditujukan pada masyarakat umum. 

Kegiatan humas akan selalu berkaitan dengan komunikasi. Kegiatan komunikasi akan ditujukan baik pada publik eksternal maupun internalnya. Agar pesan tersampaikan secara efektif dan berdampak pada sasaran publiknya maka perlu pemahaman teori komunikasi. 

Salah satunya ialah Teori Bauran Komunikasi Harold Lasswell teori tersebut terdiri dari who untuk siapa sebagai penulis fakta, say what yaitu pesan atau informasi yang dianggap perlu disampaikan. In whach channel yaitu sasaran pada media yang digunakan humas untuk menyampaikan informasi dengan media internal dan media eksternal. 

To whom yaitu informasi ditujukan kepada Publik Internal dan Publik Eksternal. With what effect sendiri akan memberikan efek yaitu efek kognisi yaitu sekedar untuk menyampaikan pesan, efek afeksi untuk membuat efek pada sisi emosi dan efek konasi agar terdorong mengikuti pesan yang telah disampaikan (Sopian, 2016). 

Teori bauran komunikasi bisa diterapkan pada publik internal dan publik eksternal. Misalnya pada publik Internal, Pejabat Humas (who) meyampaikan pesan atau informasi mengenai kesempatan untuk mengikuti pelatihan, program pendidikan, seminar yang berkaitan dengan kepustakawanan (say what), informasi tersebut disampaikan melalui surat, papan pengumuman atau grup sosial media (in what channel). Yang ditujukan pada pustakawan, (to whom) dengan berdampak pada publik internal akan mengikuti acara/kegiatan yang telah disampaikan (With what effect) sehingga pustakawan akan memiliki pengalaman dan keterampilan yang lebih baik. 

Sedangkan pada publik eksternal pejabat humas (who) akan menyampaika informasi mengenai kegiatan lomba yang diadakan perpustakaan (say what). Informasi tersebut disampaikan melalui media sosial, televisi (in what channel) yang ditujukan pada masyarakat umum (to whom), pesan atau informasi yang telah disampaikan akan memberikan pengaruh pada masyarakat umum untuk mengikuti lomba (With what effect), sehingga dengan keikutseraan masyarakat pada lomba perpustakaan diharapkan mampu meningkatkan citra positif perpustakaan. 

Humas menjalankan kegitan komunikasi untuk menciptakaan citra yang positif pada organisasinya. Rosady Ruslan (2005) membagi peran Humas menjadi dua arah yaitu pertama, Building Corporate identity dan Image (membangun identitas dan citra perusahaan), kedua Facing crisis ( untuk menghadapi krisis untuk memperbaiki image). 

Komunikasi yang dijalankan oleh humas merupakan komunikasi yang bersifat timbal balik (two way communications) sebab tujuan dari humas adalah menciptakan dan meningkatkan citra yang baik dari organisasi kepada publik-publik yang berkepentingan. (Yulianita, 2005 dalam Putra, 2015). 

Penerapan Facing crisis dan Corporate identity dan Image bergantung pada suatu kondisi, apabila kondisi tenang maka komunakasi dua arah pada publik internal dan eksternal yaitu dengan Building Corporate identity dan Image, tetapi apabila kondisi keadaan terdapat masalah maka komunikasi dua arah tersebut dengan Facing crisis. 

Perpustakaan akan menerapkan Facing crisis bila terdapat masalah seperti sepinya pengunjung, dan menerapkan Building Corporate identity dan Image yaitu dalam kondisi tenang misalnya dengan memberikan hadiah pada pengunjung perpustakaan. 

Perpustakaan yang sudah mampu untuk menerapkan keilmuan, budaya keorganisasian dan finansial untuk kedudukan humas disebuah organisasi secara pasti bisa melaksanakan. 

Tetapi bagi sebagian besar perpustakaan yang masih dalam perkembangan, maka minimalnya mereka mengerti mengenai keilmuan mengenai kehumasan mencakup pengertian, tujuan, fungsi, prinsip dan penting humas dalam sebuah organisasi, sehingga walaupun belum ada humas secara mandiri, namun perpustakaan dapat menjalankan aktivitas humas walaupun tidak secara maksimal. Humas begitu penting untuk menjaga citra positif organisasinya terutama pada perpustakaan di mata publiknya. 

Humas seharusnya memiliki kedudukan jelas dalam organisasinya. Kedudukan humas dalam suatu organisasi yaitu memiliki posisi top, middle dan lower. Perbedaan kedudukan humas dalam organisasi menurut Jefkins (1996) yaitu; Ukuran organisasi atau perusahaan itu sendiri. nilai atau arti penting fungsi humas bagi pihak manajemen atau pengelolanya, karateristik khas kehumasan yang berbeda-beda bagi masing-masing organisasi atau perusahaan. 

Sedangkan Perbedaan kedudukan humas dalam organisasi menurut Grunig (1992) yaitu Power control, pemegang kekuasaan organisasi, Pemahaman pemegang kekuasaan, Corporate Culture, Profesionalisme pejabat humas (Pr, 2011). Maka dengan demikian kedudukan humas yang ideal yaitu pada top level karena humas sebagai pengotrol informasi, apabila belum disadari humas sebagai pengontrol informasi maka diperlukan advokasi hingga berada pad top level dengan menganalisis terlebih dahulu hal-hal yang sudah diungkapkan oleh Grunig (1992) dan Jefkins (1996). 

DAFTAR PUSTAKA 

Asmaisyah, A. (2012). Administrasi Kehumasan. Retrieved April 22, 2020, from Scribd website: https://id.scribd.com/doc/95511003/ADMINISTRASI-pak-yan 

Christiani, L. (2006). Pertemuan 4. Utilitas, pp. 1--7. 

Pr, K. (2011). dalam Organisasi dalam Organisasi STRUKTUR ORGANISASI ( existing ). 8-- 10. Retrieved from http://staffnew.uny.ac.id/upload/131570332/pendidikan/PR+Minggu+07.pdf 

Putra, A. (2015). Komunikasi dalam Hubungan Masyarakat. Retrieved April 23, 2020, from Kompasiana website: https://www.kompasiana.com/affanputra/54f469bc745513802b6c8b08/komunikasidalam-hubungan-masyarakat 

EEN, E. (2015). Role Theory And Its Usefulness In Public Relations. European Journal of Business and Social Sciences, Vol. 4, No, P.P. 136 -- 143. Retrieved from https://www.academia.edu/18374033/Role_Theory_And_Its_Usefulness_In_Public_Rel ations 

Sopian. (2016). Public Relations Writing: Konsep, teori, Praktek (1st ed.; T. Lesmana, Ed.). Jakarta: Grasindo.

Mata Kuliah Humas (Hubungan Masyarakat)