Proses pengadaan (procurement) tak kalah pentingnya dengan proses-proses lainnya di sebuah perusahaan. Proses pengadaan ini juga mengalami dinamika seiring dengan perkembangan teknologi digital. Jika dulunya proses pengadaan dianggap penuh konspirasi dan rumit, maka saat ini dengan adanya markeplace bidang procurement seperti Mbizmarket, maka proses ini jadi efisien dan transparan.
Berbicara tentang marketplace, aku jadi ingat dengan pelajaran semasa kuliah. Pada saat ini yang sukses dan banyak diterapkan adalah jenis business to customer (B2C) dan customer to customer (C2C). Model bisnis B2C mulai marak setelah penetrasi internet semakin menigkat pada pertengahan tahun 2000-an, yaitu perusahaan membuat semacam supermarket produk untuk ditawarkan ke konsumen lewat ranah maya secara langsung. Kemudian hadir C2C dimana customer juga bisa bertindak sebagai penjual dan pembeli. Perusahaan C2C hanya menyediakan wadah dan perangkat aturan seperti aturan pembayaran, aturan barang yang boleh dijual dan sebagainya.
Model bisnis yang juga berkembang di ranah digital dan belum banyak dilirik adalah B2B atau business to business. Dalam model bisnis ini perusahaan menyediakan produk dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan lainnya untuk melakukan operasionalitasnya.
Mbizmarket sejak tahun 2015 menggagas solusi e-procurement, kemudian pada tahun 2019 semakin menancapkan diri dengan lini pengadaan barang jasa dengan B2B marketplace untuk belanja perusahaan. Mbizmarket mempertemukan perusahaan dari tingkat UMKM hingga perusahaan besar untuk memenuhi kebutuhan barang dan jasa perusahaan lainnya. Selain menawarkan katalog online produk dan jasa, Mbizmarket juga memberikan solusi e-procurement.
Potensi bisnis di bidang pengadaan barang dan jasa itu sangat besar. Tiap tahun sebuah perusahaan bisa melakukan proses pengadaan berulang kali. Nilainya pun bisa jutaan hingga milyaran. Proses pengadaan ini bisa berupa pengadaan peralatan kantor seperti laptop, pengadaan suvenir seminar internasional seperti tas ransel, pengadaan furnitur kantor seperti meja kursi dan sebagainya. Sedangkan untuk bidang jasa bisa berupa jasa call center, jasa keamanan, hingga jasa konsultasi.
Peluang dan Tantangan Proses Pengadaan Barang dan Jasa
Dulu bidang pengadaan dianggap lahan basah. Banyak karyawan yang enggan dimutasi dari bidang tersebut karena sudah terbiasa dengan pundi-pundi dari mark up harga, 'jatah' alias suap dari vendor, servis mewah dari rekanan dan sebagainya. Dari pihak vendor pun banyak yang tak berani untuk ikut tender proyek bernilai besar karena modal yang tak besar, proses yang dianggap rumit dan tak transparan, dan kekuatiran untuk dimintai sejumlah uang tanda terima kasih bila berhasil memenangkan proses tender. Proses tender bagi sebagian vendor dianggap sebagai kandang macan.
Cerita-cerita 'seram' ini kudengar dari berbagai rekan seniorku yang bekerja di bagian pengadaan. Seorang rekan seniorku bercerita pernah diminta bantuan untuk membeli komputer dekstop dalam jumlah besar. Oleh karena ia paham spesifikasi komputer dan tahu beberapa tempat yang bagus di Mangga Dua, ia pun menyanggupinya. Ia kemudian terkejut ketika kemudian ia diminta tanda tangan dan nilai yang tertera di situ hampir dua kali lipat dari harga sebenarnya. Ia menolak menandatanganinya. Aku tak tahu apakah ada kaitan antara tindakannya tersebut dan kariernya. Kariernya berjalan di tempat hingga ia pensiun.
Pada masa dulu bidang pengadaan dianggap jadi sarang korupsi, kolusi, dan nepotisme, termasuk di lingkungan pemerintahan. Tapi kemudian hadir aturan-aturan yang lebih ketat. Saat ini baik di perusahaan swasta dan lingkungan pemerintahan telah memiliki aturan proses pengadaan barang dan jasa dengan mengutamakan efisiensi, akuntabilitas, dan transparansi. Hal ini cocok dengan solusi yang ditawarkan oleh Mbizmarket.
Mbizmarket menawarkan e-catalog dengan beragam produk dan jasa. Ada 10 jenis kategori barang dan kategori jasa. Kategori barang di antaranya elektronik dan komunikasi, peralatan kantor dan penyimpanan, otomatif dan transportasi, dan sebagainya. Ketika memilih sebuah produk, misalnya ring binder, di situ sudah tertera spesifikasi, produk pembanding, lokasi dan besaran stoknya sehingga perusahaan bisa memilih yang tawarannya lebih terjangkau atau yang sesuai kebutuhan.
MBiz juga buka hanya menawarkan barang dan jasa dalam rupa e-catalog, tapi juga sistem e-procurement itu sendiri. Sistem e-procurement yang bersifat cloud seperti yang sedang tren pada industri 4.0 ini. Tiap perusahaan jadinya tak perlu harus memiliki sistem e-procurement sendiri-sendiri, yang pembelian dan pemeliharaan sistemnya tentunya tak murah. Mereka juga tak perlu belanja infrastruktur untuk kebutuhan sistem e-procurement.
Dengan adanya sistem e-procurement di Mbizmarket maka proses pengadaan di sini juga bisa ditelusuri dan transparan. Setelah melakukan pemilihan produk maka proses akan dilanjutkan ke proses pembuatan permintaan penawaran (request for quotations). Setelah menerima tawaran dari penjual dan melakukan negoisasi maka setelah terjadi kesepakatan maka akan dilanjutkan ke proses purchase order, proses konfirmasi dari penjual, menerima dokumen tagihan (invoice), melakukan pembayaran, hingga menerima pesanan. Setiap proses bisa dimonitor, ditelusuri, dan terdokumentasi secara digital, juga bisa dicetak, sehingga terhindar dari hal-hal yang bersifat penyelewengan harga atau vendor yang tidak kompeten.
Dengan  adanya Mbizmarket maka proses pengadaan jadi lebih praktis. Pihak UMKM juga bisa bersaing secara sehat dan kompetitif sebagai vendor dengan perusahaan lainnya. Budaya korupsi yang dulu tersemat di proses pengadaan pun akan tereleminasi dengan sendirinya dengan e-procurement terpadu.
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
