Memaksimalkan Digital Form untuk Kemudahan Administrasi

Satu inovasi meskipun sederhana tetapi jika diaplikasikan setiap hari dan terus menerus maka akan menciptakan terobosan yang dapat membantu proses kerja selanjutnya. Satu inovasi ini Mitra, yang dikembangkan oleh salah seorang penyiar radio Suara Kota Probolinggo, Dewanta, sangat simple.Yakni pengoptimalan penggunaan digital form untuk administrasi laporan di program Laporo Rek Radio Suara Kota Probolinggo. 

Prosesnya tidak rumit, yakni dengan menyalin secara digital seluruh berkas ataupun laporan maupun pertanyaan dari mitra pendengar Radio Suara Kota Probolinggo ke dalam aplikasi digital. Hasilnya, diketahui memiliki efektifitas kecepatan penyalinan sebesar 114% pada bulan pertama pengaplikasian dibandingkan menulis manual. Yuk, kita gali bagaimana implementasi inovasi ini dalam praktek sehari-sehari.

Berawal dari masih manualnya pencatatan laporan program Laporo Rek, Dewanta Pramayoga, nama lengkap inovator, memiliki ide untuk memaksimalkan penggunaan digital form yang sudah umum diketahui masyarakat sebagai ganti dari buku tulis. Sebelumnya, petugas atau dalam hal ini juga merangkap sebagai penyiar terbiasa untuk menyalin manual seluruh laporan atau informasi sejenis dari pendengar radio ke buku tulis. Selanjutnya di akhir bulan, laporan di buku tulis tersebut akan diketik di komputer untuk disajikan dalam bentuk softcopy/ Ms. Word. 

Program laporo rek, adalah salah satu program unggulan Radio Suara Kota yang mengudara 5 hari dalam seminggu dan 3 kali dalam sehari. Yakni, hari Senin hingga Jumat pukul 08.00 hingga pukul 14.00. Program acaranya, selain memutarkan lagu berbagai genre dan membaca berita juga menerima laporan pengaduan, permohonan informasi maupun menerima informasi dari mitra pendengar. Termasuk dalam teknisnya juga mencarikan jawaban atau respon jika itu terkait dengan laporan pengaduan masyarakat. Meskipun demikian, tim penyiar Suara Kota juga tak jarang masih menerima laporan dari mitra pendengar diluar program Laporo Rek.

Maka disinilah peran dan fungsi pencatatan digital form untuk kerapihan administrasi Laporo Rek. Setiap data laporan/permohonan/ pemberian informasi serta respon jawaban akan disalin secara digital menggunakan aplikasi Google Form oleh petugas. Hasilnya, data akan tertata sesuai urutan tanggal di aplikasi Google Sheet. Selanjutnya, data akan diekspor ke format .xls (Ms.Excel) untuk disatukan dengan data seluruh kota. Selain diekspor menjadi format Ms. Excel, data juga bisa dirubah menjadi format .csv (Comma Separated Values) yang bisa digunakan sebagai data input pada program pengolah data lainnya.

Setelah menggunakan aplikasi digital form dan dilakukan evaluasi didapatkan beberapa keuntungan. Diantaranya, penggunaan digital form meningkatkan frekuensi dokumentasi laporan warga yakni sebesar 140% dari hanya 1-3 kali sebulan menjadi lebih dari 7 kali sebulan. Kedua, mendokumentasikan laporan warga menggunakan digital form membutuhkan waktu lebih singkat daripada cara manual, yakni sebesar 114% dari 9 menit/laporan menjadi 3-5 menit/laporan. Terakhir, penggunaan digital form meningkatkan jumlah laporan yang berhasil di dokumentasikan, yakni sebesar 86% dari 15 laporan menjadi 28 laporan pada sample data bulan Juni 2021.