Sinergi Mahasiswa Ilmu Perpustakaan Universitas Negeri Malang dalam Optimalisasi Pengelolaan Arsip di Perum Jasa Tirta I

Dokumentasi Pribadi

Dalam pelaksanaannya, rekapitulasi arsip dilakukan setelah penyortiran dan klasifikasi arsip, maupun sebelum dilakukan alih media. Untuk itu, digunakan Spreadsheet agar dapat memudahkan tim dalam berbagi dokumen dan melakukan rekapitulasi arsip dengan lebih efisien. Beberapa hal yang menjadi dasar dalam rekapitulasi yaitu, nomor arsip (jika ada), tahun, judul/nama, serta lokasi arsip.

3. Alih media arsip

Alih media arsip menjadi kegiatan pengelolaan arsip yang lebih sering dilakukan jika dibandingkan dengan kegiatan lainnya. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, arsip sangat dibutuhkan dalam menunjang pekerjaan pegawai Perum Jasa Tirta I. Karena itu, peningkatan akses informasi penting untuk dilakukan. 

Dokumentasi Pribadi

Alih media juga dilakukan untuk menyelamatkan informasi sebelum terjadinya kerusakan pada arsip mengingat terdapat arsip lawas yang telah diterbitkan lebih dari 20 tahun lalu. Berdasarkan data rekapitulasi, terdapat arsip yang telah diterbitkan sejak tahun 1977 sehingga rentan terjadi kerusakan seperti konten memudar, kertas robek atau rapuh, menguning, dan lain-lain.  

4. Penyimpanan arsip

Penyimpanan arsip merupakan kegiatan akhir dalam pengelolaan arsip dimana dokumen akan disimpan setelah dikelola. Kegiatan ini penting agar arsip dapat tertata dengan baik sesuai klasifikasi masing-masing.

Dokumentasi Pribadi

Penyimpanan arsip juga dapat meminimalisir kerusakan fisik arsip. Pada Perum Jasa Tirta I, arsip disimpan dalam boks arsip maupun lemari. Dengan demikian, dokumen arsip tidak tercampur dengan dokumen lain dan lebih aman.

Berbagai kegiatan yang dilakukan tidak luput dari kendala yang dihadapi oleh tim, namun hal tersebut bukan menjadi penghalang untuk menciptakan solusi bersama dan mengupayakan pelaksanaan yang maksimal. Kendala yang dihadapi justru memberikan kesempatan untuk berkembang melalui proses berpikir kritis dalam pemecahan masalah. Dengan kondisi tersebut, pengetahuan yang didapatkan tidak hanya terbatas pada pelaksanaan tugas saja melainkan dari berbagai hal. 

Berdasarkan keseluruhan pelaksanaan magang yang telah dilaksanakan, terdapat berbagai manfaat yang didapatkan oleh tim. Hal ini menunjukkan program magang merupakan peluang yang harus dimanfaatkan dengan baik. Pengalaman dalam mengimplementasikan pengetahuan bersama profesional akan sangat berharga untuk menghadapi dunia kerja. Adapun beberapa hal yang dapat dipertimbangkan bagi peserta magang selanjutnya yaitu penting untuk mempersiapkan diri dan meningkatkan pemahaman terhadap program yang akan dilaksanakan. Kemudian, senantiasa mengimplementasikan nilai-nilai integritas juga menjadi kewajiban sebagai bentuk profesionalisme dalam dunia pekerjaan. Dengan cara ini, peserta dapat memaksimalkan pelaksanaan magang dan meningkatkan kepercayaan mitra.