Mahasiswa KKN Undip Dampingi Perangkat Desa dalam Pengklasifikasian Arsip di Kantor Desa Gawan

Kabupaten Sragen (24/07). Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip merupakan dokumen penting dan bukti konkret telah terjadinya peristiwa sejarah. Selain itu, untuk menunjang proses administrasi yang lebih cepat dan efisien, diperlukan pengklasifikasian arsip desa untuk memberikan pedoman kerja kepada petugas kearsipan di desa. 

Oleh karena itu, mahasiswa KKN Undip Tim II melakukan pengklasifikasi dan pengelolaan arsip dengan memberikan penyuluhan tentang pentingnya sistem klasifikasi arsip kepada petugas yang menjabat sebagai tata usaha di kantor Desa Gawan. Program ini bertujuan untuk memudahkan petugas untuk mencari kembali dokumen arsip, sekaligus memudahkan petugas untuk membuat laporan administrasi ke pemerintah daerah. Selain itu, kegiatan ini betujuan untuk menumbuhkan kesadaran tentang pentingnya arsip sebagai manajemen penyelenggaraan negara. 

Bersamaan dengan pengklasifikasian arsip, diperlukan juga pengelolaan arsip yang merupakan proses pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis, yang meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Adapun output yang dihasilkan dari program kerja monodisiplin ini, yaitu poster dan booklet pedoman klasifikasi dan pengelolaan arsip berdasarkan UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.