Menulis Laporan Itu Gampang-Gampang Susah

Menulis Laporan Itu Gampang-Gampang Susah

Apakah laporan itu?

Kata "laporan" adalah kata yang sudah tidak asing lagi bagi kita. Karena itu, dalam kehidupan sehari-hari, sudah sering kita dengar atau malahan digunakan. Arti kata laporan itu juga sudah kiata pahami.  Kita semua mengetahui bahan berita-berita yang dimuat dalam media massa adalah laporan-laporan tentang berbagai kejadian yang dialami atau diketahui oleh para wartawan. Karya-karya ilmiah yang ditulis oleh para pelajar, mahasiswa, sarjana, dan ahli dalam berbagai bidang ilmu, bagi kita adalah juga laporan-laporan dan laporan ilmiah. Semua karyawan, petugas, pejabat, dan pemimpin yang bekerja di semua bentuk organisasi pemerintahan dan swasta juga setiap hari terlibat dalam pembuatan dokumen-dokumen atau tulisan-tulisan yang kita sebut juga laporan-laporan. Surat yang dibuat oleh seseorang yang berisi pengaduan yang disampaikan kepada pihak berwajib juga kita sebut laporan.

Lebih jauh lagi, setiap hari kita juga terlibat dalam kegiatan laporan. Kita membuat laporan untuk disampaikan kepada orang lain atau kita menerima laporan dari orang lain. Misalnya, setiap pagi kita melapor kepada orang tua untuk berangkat kuliah atau sang suami yang melapor kepada istrinya yang akan pergi ke kantor, dan sebagainya. Lebih dari itu, laporan unsur yang vital dalam menyusun kebijaksanaan-kebijaksanaan. Seringkali karena luasnya organisasi, pimpinan tidak menguasai keadaan secara terperinci mengenai semua hal ikhwal yang terjadi pada tingkat bawah dari organisasi yang dipimpiunnya, tetapi dengan bantuan laporan, seorang pimpinan dapat mengetahui secara terus-menerus apa yang terjadi setiap hari pada unit-unit yang paling bawah. Dengan mempertimbangkan bahan-bahan yang disampaikan melalui laporan-laporan akhirnya sebagai pimpinan ia dapat mengambil kebijaksanaan-kebujaksanaan yang tepat dan capat. Tentu saja baik laporan yang akan dibuat untuk kepentingan perusahaan maupun laporan yang dibuat untuk kepentingan pendidikan memiliki beberapa persamaan sesuai dengan kepentingannya masing-masing. 

Laporan memang memegang peranan yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Kualitas laporan merupakan faktor yang ikut menentukan keberhasilan semua kegiatan manusia yang hidup bermasyarakat. Laporan yang tepat tentang sesuatu hal akan memberikan gambaran yang tepat dan jelas tentang hal yang bersangkutan sehingga orang yang harus menangani hal tersebut dapat mengambil keputusan yang terbaik dan akan menentukan langkah yang paling tepat untuk ditempuh. Laporan yang tidak jelas atau tidak tepat, apalagi keliru tentu saja membuka kemungkinan bagi penyelenggaraan kegiatan-kegiatan yang tidak bermanfaat, merugikan, ataupun yang salah sama sekali.

Kalau laporan itu memegang peranan yang begitu penting dan kita juga sudah ketahui apa arti kata laporan itu, apa yang masih hasus kita permasalahkan. Tentu saja bagi kita adalah bagaimana dapat menerapkan dalam pembuatan sebuah laporan secara jelas dan akurat. Untuk itulah, kami dari Badan Eksekutif Mahasiswa Jurusan Bahasa dan Sastra Indonesia akan mengadakan sebuah kegiatan penyuluhan bahasa yaitu bagaimana cara membuat penulisan laporan yang efektif dan komunikatif.

 

Apakah menulis laporan itu penting?

Laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau suatu badan karena tanggungjawab yang dibebankan kepadanya. Laporan juga merupakan suatu macam dokumen yang menyampaikan informasi mengenai sebuah masalah yang telah atau sedang diselidiki, dalam bentuk fakta-fakta yang diarahkan kepada pemikiran dan tindakan yang akan diambil.

Beberapa dasar dalam sebuah laporan yaitu adanya pemberi laporan, adanya penerima laporan, dan sifat juga tujuan umum laporan.

Ada berbagai macam bentuk laporan antara lain, laporan berbentuk formulir isian, laporan berbentuk surat, laporan berbentuk memorandum, laporan perkembangan dan laporan keadaan, laporan berkala, laporan laboratoris, dan laporan formal maupun semi-formal.

Laporan yang baik hendaknya disampaikan dalam bentuk dan struktur yang baik pula. Adapun unsur-unsur tersebut adalah sebagai berikut :

1. Halaman Judul
2. Surat Penyerahan
3. Daftar Isi
4. Ikhtisar atau Abstrak
5. Pendahuluan
6. Isi Laporan
7. Kesimpulan
8. Saran (Rekomendasi)
9. Apendiks
10. Bibliografi

Bahasa yang dipergunakan dalam sebuah laporan juga haruslah bahasa yang baik, jelas, dan teratur. Sehingga, nantinya dapat dimengerti dan dipahami oleh orang lain dengan sebaik mungkin. 

Selain ttu, dalam buku Pedoman Penyusunan Bahan Penyuluhan Bahasa karya Hasan Alwi (2001), materi dalam sebuah lapaoran meliputi : (1) Judul Laporan, (2) bagian Pengantar, (3) Bagian pendahuluan, (4) Bagian Isi, (5) Bagian Penuitup, dan (6) Daftar Pustaka. 

Kalau laporan itu bercorak teknis sekali, penulisan bagian isinya mungkin akan dilengkapi dengan gambar, grafik, tabel, bagan, dan digram sehingga cara penulisan mengenai kesemuanya itu juga perlu dibahas secara tersendiri. 

Kalau gambar, grafik, dan tabel itu ada beberapa buah, maka pada laporan itu perlu ada halaman atau lembar khusus yang memuat daftar gambar, daftar grafik, dan daftar tabel tersebut.   Menulis laporan itu bukan hal yang mudah?

Tidaklah mengherankan bila di Indonesia dapat dikatakan bahwa pembuatan sebuah laporan sangat mengecewakan dan mengkhawatirkan. Ini sangat beralasan, karena dari sekian banyak laporan tertulis hanya sedikit sekali laporan yang dapat mengenai sasaran secara tepat dan cermat. 

Kelemahan-kelemahan terjadi karena penulis laporan tidak mengetahui kegunaan sesuatu laporan. Banyak laporan yang ditulis bukan untuk memberikan informasi, tetapi lebih dimaksudkan untuk memperlihatkan kepandaian atau kehebatan si penulis.

Selain itu, laporan-laporan yang ditulis tidak mengindahkan persyaratan-persyaratan penulisan laporan yang baik. Banyak laporan yang tidak disusun berdasarkan suatu kerangka tulisan (outline) yang logis dan terpadu. Pendahuluan, pengidentifikasian permasalahan, pembahasan, dan perangkuman tulisan seringkali tidak mencerminkan judul-judul yang bersangkutan.

Penulis laporan terkadang tidak memahami secara detail tentang teknik-teknik penulisan, terutama yang menyangkut komposisi, penyusunan paragraf, dan pembuatan kalimat-kalimat. 

Penguasaan mengenai hal ini belum didalami secara penuh hampir semua penulis laporan di Indonesia. Adapun yang paling banyak kita temukan adalah kelemahan dalam penggunaan bahasa Indonesia. 

Pemakaian kata-kata yang tidak pada tempatnya, atau berlebihan, penyusunan dalam kalimat yang sangat tidak beraturan, dan penggunaan tanda-tanda baca yang tidak karuan dapat ditemukan dalam hampir semua laporan tertulis yang beredar di tengah-tengah kehidupan sehari-hari.

Tidak ada orang yang dapat membantah bahwa menulis laporan adalah suatu pekerjaan yang tidak mudah. Untuk memulai suatu tulisan saja sudah sulit, apalagi untuk menyelesaikan suatu laporan tertulis yang baik. 

Banyak orang yang mengetahui berbagai hal yang mereka ingin sekali dilaporkan atau disampaikan kepada orang lain tetapi laporan-laporan yang bersangkutan tidak kunjung datang. 

Alasan yang bisa dikemukakan dalam permasalahan ini adalah "tidak ada waktu". Mereka lupa bahwa laporan hanya bisa diselesaikan setelah adanya usaha yang menuntut pengorbanan waktu, tenaga, dan biaya yang tidak sedikit bagi seorang penulis laporan.