Dalam dunia bisnis yang semakin kompleks di era modern ini, saya melihat bahwa Sistem Pengendalian Internal Manajemen (SPIM) menjadi sangat penting untuk menjaga keberhasilan dan kepercayaan suatu organisasi, dimana berfungsi sebagai kompas untuk mengarahkan organisasi dalam mencapai tujuan strategisnya sekaligus menjaga menuju integritas dan akuntabilitas dalam setiap aktivitasnya. Sistem ini tidak hanya berperan dalam memastikan efisiensi operasional, tetapi juga dalam mencapai tujuan bisnis secara efektif. Melalui serangkaian prosedur, kebijakan, dan praktik yang dirancang khusus, sebuah organisasi dapat memastikan bahwa sumber daya yang dimiliki digunakan dengan optimal untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut pandangan saya, seperti yang diungkapkan oleh Robert N. Anthony, seorang akademisi dan penulis buku manajemen terkemuka, pengendalian internal merupakan upaya untuk memastikan bahwa sumber daya organisasi digunakan secara efektif dan efisien dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya pengelolaan sumber daya dalam sebuah organisasi untuk mencapai kesuksesan jangka panjang.
Tujuan utama pengendalian intern adalah memberikan jaminan yang memadai bagi perusahaan dalam berbagai aspek kritis operasional dan manajemen. Menurut Hary, tujuan-tujuan ini sangat jelas dan relevan dalam menjaga keberlanjutan dan kredibilitas perusahaan. Pertama, pengendalian intern bertujuan untuk memastikan bahwa aset perusahaan telah diamankan dan digunakan secara eksklusif untuk kepentingan perusahaan, bukan untuk kepentingan individu atau kelompok tertentu. Saya sangat setuju dengan hal ini karena pengelolaan aset yang buruk dapat membuka pintu bagi penyelewengan, pencurian, dan penyalahgunaan yang merugikan. Pengendalian intern yang kuat memastikan bahwa semua aset perusahaan terlindungi dengan baik, sehingga tidak ada oknum yang dapat mengambil keuntungan pribadi dari sumber daya perusahaan.
Kedua, yakni menyediakan informasi akuntansi yang akurat dan dapat diandalkan. Dalam pengalaman saya, informasi akuntansi yang tepat sangat penting untuk pengambilan keputusan yang efektif. Pengendalian intern berperan dalam memperkecil risiko kesalahan penyajian laporan keuangan, baik yang disengaja (kecurangan) maupun tidak disengaja (kelalaian). Dengan adanya pengendalian yang baik, perusahaan dapat menghasilkan laporan keuangan yang mencerminkan kondisi sebenarnya, sehingga stakeholder dapat mempercayai data yang disajikan.
Terakhir, karyawan harus mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku. Saya melihat bahwa kepatuhan ini adalah fondasi penting bagi integritas perusahaan. Tanpa pengendalian intern yang memadai, perusahaan berisiko melanggar peraturan yang bisa berakibat pada sanksi hukum dan reputasi yang buruk. Pengendalian intern memastikan bahwa semua karyawan menjalankan tugas mereka sesuai dengan hukum dan peraturan, sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan aman dan bertanggung jawab.
Perlu kita ketahui bahwa sistem pengendalian internal tidak dirancang untuk menghindari semua kemungkinan kesalahan atau penyelewengan yang akan terjadi, namun setidaknya perusahaan dapat menekan kemungkinan adanya kesalahan tersebut. Dengan sistem manajemen dan keuangan yang baik, sistem pengendalian ini akan membuat operasi perusahaan berjalan lancar dan terkendali. Pengendalian internal  yang memadai termasuk struktur organisasi dapat mewujudkan adanya pembagian fungsi yang tepat dan sistem pemberian yang sah serta prosedur pencatatan yang tepat. Henry Fayol, seorang tokoh manajemen klasik, menekankan pentingnya pembandingan kinerja aktual dengan rencana yang telah ditetapkan. Menurut saaya dengan melakukan pembandingan ini, sebuah organisasi dapat mengidentifikasi penyimpangan dan mengambil tindakan korektif yang diperlukan untuk memastikan bahwa tujuan tetap tercapai.
Menurut Commite of Sponsoring Organizations of Treadway Commission (COSO) (2013:56), Pengendalian Internal mempunyai lima komponen, yaitu:
a) Lingkungan Pengendalian (Control Environment)
Lingkungan pengendalian adalah seperangkat standar, proses, dan struktur yang memberikan dasar untuk melaksanakan pengendalian internal di seluruh organisasi. Lingkungan pengendalian terdiri dari struktur orgaisasi, komitmen terhadap integritas dan nilai-nilai etika, komitmen terhadap kompetensi, peraturan dan kode etik karyawan, dan metode penetapan tanggung jawab dan wewenang, serta kebijakan dan praktik untuk mengelola sumber daya manusia.
b) Penilaian Resiko(Risk Assesment)
Setiap entitas menghadapi berbagai risiko dari sumber eksternal maupun internal. Risiko didefinisikan sebagai kemungkinan suatu peristiwa akan terjadi dan mempengaruhi pencapaian tujuan. Penilaian risiko melibatkan proses yang dinamis dan berulang untuk mengidentifikasi dan menilai risiko terhadap pencapaian tujuan. Risiko terhadap pencapaian tujuan dianggap relatif atau tergantung pada toleransi risiko yang ditetapkan entitas. Dengan demikian, penilaian risiko (Risk Assessment) membentuk dasar untuk menentukan bagaimana resiko akan dikelola. Penilaian Risiko (Risk Assessment) terdiri dari:
- Personil baru yang memiliki pemahaman berbeda atau tidak memadahi atas pengendalian internal
- Sistem informasi dan teknologi yang baru atau yang diperbaharui dan mempengaruhi pemrosesan transaksi
- Produk dan aktivitas baru yang tidak dimengerti oleh karyawan akan menimbulkan resiko terganggunya proses bisnis perusahaan
- Bencana alam atau kerusuhan politik, seperti kebakaran, banjir, gempa bumi, tsunami, angina rebut, perang, atau kerusuhan massa
c) Kegiatan Pengendalian (Control Activities)
Kegiatan pengendalian (Control Activities) adalah tindakan yang ditetapkan melalui kebijakan dan prosedur yang membantu memastikan arahan manajemen untuk mengurangi risiko terhadap pencapaian tujuan dilakukan. Kegiatan pengendalian (Control Activities) dilakukan di semua tingkat entitas, pada berbagai tahap dalam proses bisnis, dan pada lingkup teknologi. Kegiatan pengendalian (Control Activities) bersifat preventif atau detektif dan dapat mencakup berbagai kegiatan manual maupun otomatis, seperti otorisasi dan persetujuan, verifikasi, rekonsiliasi, dan ulasan kinerja bisnis.
d) Informasi dan Komunikasi (information and communication)
Informasi diperlukan entitas untuk melaksanakan tanggung jawab pengendalianinternal untuk mendukung pencapaian tujuannya. Manajemen menggunakan informasi yang relevan untuk mendukung berfungsinya komponen lain dari pengendalian internal. Komunikasi adalah bersifat terus-menerus yang menyediakan, berbagi, dan memperoleh informasi yang diperlukan. Komunikasi internal adalah sarana untuk menyebarkan informasi ke seluruh organisasi. Hal ini memungkinkan personil atau karyawan menerima pesan yang jelas dari manajer senior yang mengontrol tanggung jawab. Komunikasi eksternal adalah dua kali lipat dari komunikasi internal: menyediakan informasi kepada pihak eksternal dalam menanggapi kebutuhan dan harapan pihak eksternal.
e) Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities)
Kegiatan Pemantauan (Monitoring Activities) adalah evaluasi berkelanjutan, evaluasi terpisah, atau beberapa kombinasi dari keduanya yang digunakan untuk memastikan apakah masing-masing dari lima komponen pengendalian internal, ada dan berfungsi. Evaluasi berkelanjutan, dibangun dalam proses bisnis pada tingkat yang berbeda dari entitas, memberikan informasi yang tepat waktu. Sedangkan evaluasi terpisah, dilakukan secara periodik, akan bervariasi dalam lingkup dan frekuensi tergantung pada penilaian risiko, efektivitas evaluasi yang berkelanjutan, dan pertimbangan manajemen lainnya. Temuan akan dievaluasi terhadap kriteria yang ditetapkan oleh regulator, kriteria yang diakui badan penetapan standar atau manajemen dan dewan direksi, dan kekurangan dikomunikasikan kepada manajemen dan dewan direksi yang sesuai.
Contoh Implementasi : PT POS INDONESIA (PERSERO) CABANG BONE
Saya ingin menyoroti implementasi pengendalian internal yang dilakukan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone. Salah satu penelitian yang dilakukan oleh  Adriani & Idrus (2024) dengan judul  Analisis Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas Pada Pt Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone, menunjukkan hasil bahwa prosedur penerimaan kas pada PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone cukup baik, terlihat dari setiap transaksi yang segera dibukukan, dan kas yang diterima setiap hari langsung disetor ke bank pemerintah yang ditunjuk.
PT. Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone dalam operasional perusahaan menerapkan sistem pengendalian intern kas perusahaan untuk menjaga pengelolaan kas dan terbatas dari penyelewengan atau penyalahgunaan. Sistem pengendalian intern kas diterapkan dengan beberapa prosedur yaitu dari pengajuan permintaan perbuatan setoran ke bank perusahaan oleh bank sampai dengan melakukan posting transaksi keuangan transaksi pembayaran.
Dalam penelitian tersebut dikatakan bahwa upaya pengendalian intern kas telah dilakukan cukup layak dan memadai. Hal tersebut dibuktikan dari adanya kegiatan-kegiatan dalam usaha menggunakan kas yang didukung dengan adanya laporan-laporan dan dokumen-dokumen petunjuk lainnya, seperti :
- Adanya struktur organisasi yang baik yang menggambarkan pemisahan wewenang, fungsi serta tugas secara jelas sehingga menciptakan pelaksanaan tugas secara efektif dan efesien.
- Adanya sistem otorisasi dan prosedur pencatatan yang cukup layak dan memadai untuk mengelola kantor pos tersebut. Dengan didukung oleh laporan-laporan penerimaan kas yang lengkap dan didistribusikan kepada bagian-bagian yang berwenang dalam usaha pelaksanaan evaluasi dan tindakan koreksi.
- Adanya kualitas karyawan yang cukup berkualitas. Hal ini dapat terlihat dari penerimaaan calon pegawai melalui seleksi penerimaan pegawai yang baik dilanjutkan dengan penelitian dan pelatihan yang dilaksanakan oleh PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone.
- Pemeriksaan internal yang independen, dalam melakukan tugasnya satuan pengawasan internal tidak dipengaruhi oleh pihak-pihak yang tidak berwenang sehingga dapat menghasilkan pendapatan dan saran yang baik untuk tujuan perusahaan.
Prosedur pengendalian intern kas yang ada pada PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone cukup memadai, karena pelaksanaan prosedur itu sendiri berdasarkan buku pedoman yang dibuat oleh PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone tentang peraturan dinas yaitu pengelolaan kas di kantor PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone dilaksanakan oleh bendahara yang dilakukan setiap hari kerja berdasarkan penerimaan kas yang terjadi.
Namun, apakah itu sudah cukup?Â
Tentu tidak. Meskipun PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone telah menunjukkan komitmen dalam mengelola penerimaan kas, masih ada celah yang perlu diperbaiki. Misalnya, penelitian tersebut menemukan bahwa tidak semua bukti penerimaan kas mendapat otorisasi yang diperlukan sebelum dicatat dalam laporan harian. Hal ini membuka peluang terjadinya penyelewengan yang merugikan perusahaan. Situasi ini memperlihatkan bahwa sistem otorisasi dan prosedur pencatatan masih memiliki kelemahan signifikan.
Struktur organisasi yang jelas dan pemisahan wewenang, fungsi, serta tugas yang efektif merupakan langkah awal yang baik. Namun, ini harus diiringi dengan sistem otorisasi dan pencatatan yang ketat. Setiap bukti penerimaan kas harus mendapat persetujuan dari pihak yang berwenang sebelum dicatat. Ini bukan hanya tentang mengikuti prosedur, tetapi juga tentang memastikan keamanan dan keakuratan data keuangan perusahaan.
Selain itu, kualitas karyawan merupakan faktor penting dalam pengendalian internal. PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone telah melakukan seleksi ketat dan pelatihan menyeluruh bagi pegawainya. Namun, pelatihan berkelanjutan dalam hal pengendalian internal dan etika kerja harus tetap diutamakan. Karyawan yang memahami pentingnya prosedur pengendalian internal akan lebih cenderung mengikuti aturan dan menghindari tindakan yang merugikan perusahaan.
Satuan pengawasan internal yang independen juga merupakan komponen kunci. Mereka harus beroperasi tanpa pengaruh dari pihak-pihak yang tidak berwenang untuk memastikan bahwa setiap temuan dan rekomendasi yang diberikan obyektif dan dapat dipercaya. Pemeriksaan internal yang independen akan membantu mengidentifikasi kelemahan dalam sistem pengendalian dan memberikan saran yang konstruktif untuk perbaikan. Namun, semua upaya ini akan sia-sia jika tidak ada praktik sehat yang dijalankan secara konsisten. Salah satu praktik yang sangat penting adalah pembubuhan cap "Lunas" pada setiap dokumen yang relevan. Sayangnya, masih ditemukan beberapa dokumen yang belum dibubuhi cap ini. Ketidakpatuhan terhadap prosedur ini menandakan bahwa sistem pengendalian internal masih belum berjalan dengan optimal.
Nama Penulis             : Deliani Zai
Nim                       : 211011200908
Dosen Pengampu         : Donny Indradi,S.E.,S.H.,M.M.,M.Kn.,Ak.,CA
Mata Kuliah               : Sistem Pengendalian Manajemen (06SAKM004)
UNIVERSITAS PAMULANG
PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone harus berkomitmen untuk menyempurnakan sistem pengendalian internalnya. Ini bukan hanya tentang mematuhi peraturan, tetapi juga tentang melindungi aset perusahaan dan memastikan keberlanjutan operasional. Dengan memperkuat sistem otorisasi, memastikan setiap transaksi mendapatkan persetujuan yang semestinya, dan menjalankan praktik sehat secara konsisten, PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone dapat meningkatkan kepercayaan publik dan mencapai tujuan keuangannya dengan lebih baik.
Sebagai penutup, Sistem Pengendalian Internal Manajemen (SPIM) adalah instrumen penting yang memastikan efisiensi, keamanan, dan keandalan operasional dalam sebuah organisasi. Melalui implementasi komponen-komponen kunci seperti lingkungan pengendalian, penilaian risiko, kegiatan pengendalian, informasi dan komunikasi, serta kegiatan pemantauan, organisasi dapat meminimalkan risiko dan memastikan pencapaian tujuan strategisnya. Kasus PT Pos Indonesia (Persero) Cabang Bone menunjukkan bahwa meskipun telah ada upaya yang signifikan dalam mengelola penerimaan kas, masih ada area yang memerlukan perbaikan untuk mengoptimalkan sistem pengendalian internal. Dengan memperkuat praktik-praktik pengendalian internal seperti otorisasi yang ketat, pelatihan berkelanjutan bagi karyawan, dan pemeriksaan internal yang independen, perusahaan dapat lebih baik lagi dalam melindungi asetnya, menjaga integritas, dan mencapai tujuan keuangannya dengan lebih baik di masa depan.Semoga artikel opini ini dapat memberikan wawasan yang berharga tentang pentingnya penguatan sistem pengendalian internal bagi keberhasilan operasional dan keuangan suatu organisasi.
