Kapan Harus Menolak Tugas Rangkap di Kantor?

Iya juga sih...judulnya mengundang dilema. Di satu sisi kita ingin mengambil tugas rangkap demi mendaki tangga karir, di sisi lain beresiko stres akibat beban kerja yang terlalu berat, yang berujung penurunan kinerja.

Pada tahun 2003, Catalyst (organisasi nirlaba yang bergerak di bidang pengembangan SDM) dalam laporan berjudul "Building Trust Between Managers and Diverse Women Direct" melaporkan bahwa 40% wanita yang berada dalam posisi kepemimpinan dalam perusahaan mengatakan bahwa mencari tugas yang sulit dan "lebih dilirik" atasan telah banyak dijadikan strategi peningkatan karir. Masuk akal. 

Dengan menjadi sukarelawan untuk tanggung jawab atau tugas tambahan, kita dapat mempelajari keterampilan baru, alhasil bakat jadi lebih terlihat oleh pimpinan, dan menunjukkan kesiapan kita untuk melangkah ke peran yang melampaui peran saat ini.

Namun terlepas dari semua manfaat menjadi sukarelawan dalam tugas tambahan, ada kalanya beban kerja ekstra dapat benar-benar merugikan.

Untuk itu, strategi mengambil tugas tambahan harus diterapkan berbasis alasan. Kita harus belajar memasang pagar pembatas untuk menerima tugas tambahan sehingga tidak terlalu terbebani olehnya.

Tapi bagaimana caranya?

Bagaimana kita bisa mengatakan "tidak" untuk memperpanjang daftar tugas tanpa sekalian mengatakan "tidak" untuk memajukan karir? Kuncinya adalah dengan menjadi sangat selektif. 

Satu kesalahan umum yang dilakukan oleh banyak orang berkinerja tinggi adalah menerima terlalu banyak tugas dengan visibilitas rendah yang mengharuskan mereka bekerja lembur tanpa memperoleh manfaat dari pengakuan dan keterampilan baru yang seharusnya didapatkan dari tugas tersebut. 

Untuk menghindari membebani diri terlalu banyak tanpa manfaat karir yang jelas, berikut adalah 4 tips dari laporan Catalyst di atas tentang "kapan harus mengatakan 'tidak' kepada tugas tambahan."

1. Tugas yang Membuat Kita Terlalu Terbebani

Sebelum mengatakan "ya" untuk tugas tambahan, lakukan penilaian risiko. Jujurlah secara brutal dengan diri sendiri: Apakah ada risiko kita akan melampaui batas, mengambil terlalu banyak beban tambahan, dan mengkompromikan kemampuan kita untuk tetap memenuhi tanggung jawab rutin dengan baik?

Mulailah dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang jelas, seperti apakah proyek sampingan ini akan menyedot waktu Anda dari prioritas inti dan pengorbanan apa yang mungkin diperlukan dalam kehidupan pribadi untuk mengakomodasi jam kerja ekstra di tempat kerja.

Misalnya, Anda seorang manajer teknis proyek dan sedang mencari peluang untuk membangun reputasi sebagai pemikir strategis. Ketika diundang melakukan tugas tambahan untuk menggabungkan banyak produk ke dalam satu produk, Anda boleh berkata, "Saya menimbang kemungkinan keberhasilan proyek melalui analisis beban kerja saya dan kematangan rencana bisnis. Hasilnya saya melihat skenario yang tidak menguntungkan." Jangan abaikan juga kemungkinan emosional yang tidak terduga. 

Apakah mengatakan "ya" untuk tugas ini berarti bekerja dengan seorang pemimpin yang dikenal tak suka berkompromi dengan kegagalan? Atau apakah proyek tambahan ini mengharuskan kita untuk berkolaborasi dengan rekan kerja yang terkenal malas dalam menghadapi tenggat waktu?

Carilah proyek yang membuat kita "terbebani tanpa membebani", sehingga kita dapat memberikan kualitas kerja yang tinggi secara konsisten. Fokus pada kualitas tugas, bukan kuantitas---dan lakukan dengan irama yang memberi kita waktu untuk perbaikan antara tenggat waktu dan hasil.

2. Tugas yang Tidak Menggunakan Keahlian Dasar

Tugas tambahan terbaik adalah tugas yang mengharuskan kita mengasah ketajaman keahlian dasar, menambah keterampilan teknis baru, atau kemampuan kepemimpinan. Selain daripada itu, jauhi! 

Tujuannya agar kita dapat tetap menunjukan keahlian dasar yang dimiliki (dan mengasahnya) sekaligus memungkinkan kita untuk berkolaborasi dengan rekan kerja dan mendapat keahlian baru. 

Hal ini sangat penting, sehingga ketika kurang berhasil dalam mengemban tugas tambahan karena belum menguasai keahlian baru, keahlian dasar kita dapat menutupi kekurangannya. Ini penting dalam penilaian pimpinan. Singkatnya, "biar tidak terlihat gagal-gagal amat."

Misalnya, setelah menolak tugas tambahan pertama, Anda menyadari bahwa unit bisnis perusahaan tidak memiliki satu kontak pun untuk mengkoordinasikan permintaan investasi pengembangan produk baru. 

Sementara tugas sebelumnya akan menggunakan keterampilan manajemen proyeknya yang sudah ada, tugas ini mengharuskan Anda untuk mengembangkan keterampilan baru, seperti komunikasi bisnis yang melibatkan pemangku kepentingan di seluruh departemen. 

Anda menawarkan diri, memikul beban kerja tambahan selama sebulan karena proyek tambahan tersebut dapat mengasah keterampilan dasar sebagai pemikir strategis sekaligus mendapat keahlian baru yaitu komunikasi bisnis.

3. Tugas yang Tidak Memperluas Jaringan

Jauhi proyek yang segalanya tentang pekerjaan dan tidak memiliki peluang membangun hubungan. Ikuti proyek yang memungkinkan kita membangun hubungan kerja yang lebih kuat dan menunjukkan keahlian kita kepada para pemimpin, sponsor, calon mentor, dan rekan kerja.

Misalnya, katakanlah kampanye pemberian amal tahunan perusahaan yang dipelopori oleh seorang pemimpin yang Anda kagumi, serta bertanggung jawab atas divisi bisnis yang kian hari kian penting di perusahaan. 

Meskipun kampanye tersebut tidak secara langsung terkait dengan pekerjaan, mengambil peran utama di dalamnya dapat menjadi cara untuk menunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda cerdas, energik, dan dapat diandalkan---dan untuk menyampaikan bahwa Anda ingin bekerja sama di kesempatan berikutnya. 

Di lain sisi, jika Anda tetap berhubungan, Andaa bisa menjadi mata dan telinga satu sama lain tentang apa yang terjadi di departemen masing-masing.

4. Tugas yang Tidak Meningkatkan Reputasi yang Ingin Anda Bangun

Katakan tidak pada proyek yang tidak selaras dengan personal branding yang sedang coba anda bangun dan promosikan di dalam perusahaan. Misalnya, jika ingin dikenal sebagai pemimpin proyek lintas fungsi, pikirkan dua kali untuk berkomitmen pada tugas yang mengharuskan anda bekerja sendiri.

Idealnya, tugas yang diterima harus selaras dengan personal branding anda dan memberi kesempatan untuk menunjukkan pencapaian dan membuat value anda terlihat oleh manajemen.

Secara keseluruhan, ingatlah bahwa tugas tambahan dirancang untuk membangun keahlian, jaringan, dan personal branding anda di dalam perusahaan,artinya tidak serta merta menambahkan pekerjaan sibuk ke jadwal anda yang sedari awal sudah sibuk.

Namun perlu diingat: Saat Anda ditawari tugas yang tidak cocok, jangan hanya mengatakan "tidak"! Anda akan merusak peluang untuk ditawari kembali. 

Ucapkan terima kasih kepada orang tersebut atas kesempatan yang diberikan, beri tahu dia bahwa Anda merasa terhormat untuk dipertimbangkan dalam proyek tersebut. 

Kemudian dengan anggun menolak, "Jika waktunya tepat, saya akan dengan senang menerimanya. Sayangnya, saat ini saya harus memberikan perhatian penuh pada tanggung jawab yang sudah ada di atas meja saya." 

Meski begitu, jangan biarkan dia menggantung. Rekomendasikan seorang rekan yang mungkin menghargai tugas tersebut. Dan menawarkan apa yang ingin Anda lakukan sebagai gantinya. 

Langkah terakhir ini sangat penting: Berikan contoh spesifik, seperti "Ingat saya pada proyek masa depan yang membutuhkan manajer proyek dengan keahlian khusus dalam strategi bisnis."

Akhirnya, akan ada saat-saat ketika situasi tidak memungkinkan atau tidak cerdas secara politis untuk menolak tugas tambahan, dan jika itu masalahnya, setuju saja untuk membantu---tetapi manfaatkan waktu untuk merundingkan apa yang Anda inginkan dari tugas berikutnya.

Bersikaplah kejam tapi diplomatis dalam negosiasi tugas yang sesuai dengan tujuan karir Anda ke depan. Jika tidak, satu-satunya tambahan yang akan Anda lakukan hanyalah beban frustasi.