Kurangnya Mahasiswa Dalam Mengetahui Proses Penulisan Surat Resmi Yang Tepat

Pada saat ini mahasiswa masih kurang mengetahui tahapan dalam proses penulisan surat resmi yang tepat. Terlebih lagi mahasiswa suka berpendapat bahwa tahapan dalam proses penulisan surat resmi yang tepat dianggap hal yang mudah. Padahal sebetulnya proses penulisan surat resmi yang tepat melibatkan beberapa langkah penting yang harus diikuti dengan cermat.

Selain itu. dalam proses tahapan dalam penulisan surat resmi yang tepat memiliki beeberapa hal-hal yang perlu diketahui. Dikutip dari Kompas.com, berikut hal-hal yang harus diketahui dan dipahami mengenai penulisan isi surat.  Yakni, Penulisan surat lurus penuh (Full Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk penulisan yang dimulai dari sebelah kiri tanggal, kata penutup, hingga lampiran. Penulisan surat lurus (Block Style) yaitu penulisan surat yang hampir sama dengan lurus penuh. Yang membedakannya hanya pada penempatan nama lengkap, nama jabatan, nama instansi, tanggal, dan salam penutup. Penulisan surat setengah lurus (Semi Block Style) yaitu penulisan surat yang memiliki posisis agak menjorok ke dalam di setiap alinea. Bentuk ini biasanya digunakan pada surat resmi perusahaan. Penulisan surat lekuk (Indented Style) yaitu penulisan surat yang memiliki bentuk seperti tangga atau tidak rata, karena penulisannya agak menjorok ke dalam paragraf pada setiap alinea. Penulisan surat menggantung (Hanging Paragraph) yaitu penulisan alamat surat dengan paragraf yang berada di rata kiri dengan baris setelahnya yang menjorok ke dalam paragraf. Penulisan surat resmi Indonesia lama yaitu penulisan surat yang di mana format alamat surat ditulis di sebelah kanan di bawah tanggal surat. Penulisan surat resmi Indonesia baru yaitu penulisan  surat yang merupakan kombinasi dari bentuk resmi Indonesia lama dengan bentuk setengah lurus di mana salam penutup akan berada di sebelah kanan yang sejajar dengan penulisan tembusan.

Di sisi lain, mahasiswa sedikit sulit untuk kemampuan menulis surat resmi. Dikutip dari Jurnal Ilmiah Prodi Pendidikan Bahasa Inggris memiliki tujuan penulisan surat Suatu kegiatan dalam berkomunikasi banyak dilkakukan melalui surat. Oleh karena itu, menurut Triyatna (2014: 3) penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya ingin menyampaikan warta/informasi kepada pihak lain, ingin mendapatkan balasan, reaksi atau tanggapan dari penerima surat tentang informasi yang disampaikan tersebut, memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas.

Oleh karena itu, kita sebagai mahasiswa perlu melakukan beberapa upaya. Diantaranya seperti perhatian khusus terhadap format dan penggunaan bahasa yang tepat. Surat resmi biasanya dimulai dengan menuliskan alamat pengirim di bagian atas kiri, diikuti dengan tanggal penulisan surat. Kemudian, alamat penerima ditulis di sebelah kanan atas surat. Setelah itu, surat resmi harus dimulai dengan salam pembuka yang sesuai, seperti "Dengan hormat", yang mencerminkan kesopanan dan profesionalisme. Isi surat disusun secara jelas dan terstruktur, mengandung informasi yang relevan, serta menggunakan bahasa formal dan baku. Pada bagian penutupan, penulis harus menggunakan kalimat penutupan yang sopan dan menghormati penerima, seperti "Hormat saya". Terakhir, tanda tangan pengirim ditempatkan di bawah penutupan untuk memberikan keabsahan pada surat tersebut. Setiap elemen dalam surat resmi harus diperhatikan dengan cermat agar surat tersebut dapat diterima dengan baik dan mencapai tujuannya.