New Media and Organizational Structuring

Pendahuluan

Struktur organisasi perusahaan di setiap masa berbeda-beda. Struktur organisasi di tahun 1800an berbeda dengan di tahun 1900an ketika manusia sudah lebih maju dari sisi teknologi. Struktur organisasi di tahun 1950 berbeda dengan 1990an dan tentunya berbeda lagi dengan tahun 2000an ketika teknologi sudah lebih maju lagi ketika perkembangan ilmu dan teknologi sudah semakin canggih. Asumsinya, perkembangan teknologi berpengaruh terhadap struktur organisasi, karena mempengaruhi bagaimana organisasi tersebut berkomunikasi baik internal maupun eksternal. Misalnya: di tahun 1800an tidak ada Divisi IT atau Manager IT dalam struktur, namun di akhir tahun 1990an, posisi itu menjadi penting dalam struktur organisasi ketika teknologi informasi sudah menjadi infrastruktur pendukung tetap dari perusahaan.

Ada empat proposisi yang memotivasi judul makalah ini. Pertama, struktur organisasi menyangkut makna dan relasi (termasuk pemanfaatan new media). Kedua, struktur ini difasilitasi oleh computer mediated communications and information system (CIS). Ketiga, proses transformasi organisasi dan struktur CIS bisa berjalan secara formal dan informal. Keempat, CIS bisa memfasilitasi perubahan di dalam dan antar struktur organisasi.

Computer-Mediated Communications and Information Systems

Empat komponen utama dalam Computer-Mediated Communications and Information Systems (CIS):

-Komputasi (computing); yaitu proses pengolahan konten dan struktur partisipasi komunikasi

-Jaringan telekomuniksi (telecommunication networks); proses akses terhadap beragam informasi yang tidak terbatas ruang dan waktu

-Sumber komunikasi dan informasi (communication and information sources);yaitu akses terhadap database dari komunitas dan anggota yang potensial

-Digitalisasi konten (digitization of content); intergrasi dan pertukaran moda komunikasi yang beragam (grafik, video, suara, teks) dari berbagai media dan jaringan distribusi.

Sistem yang terkait dengan CIS yang terkait dengan komuniksi organisasi antara lain: ATM di bank sebagai terminal pembayaran, smartphone, sistem kolaboratif seperti file dan knowledge sharing, computer bulletin board, internet telepon (VOIP), desktop publishing, email, internet, electronic document interchange (EDI), voice mail, audiotex, videotex, multimedia, online database, LAN (local area networks), WAN (wide area networks), dan lain-lain.

Semua Media adalah Multidimensional dan Struktur Artifaktual

Pemanfaatan CIS dalam pembentukan struktur organisasi dipandang dalam dua perspektif; yaitu determinisme teknologis (sebuah keharusan) dan kritikal determinisme (kritik terhadap dampak negatifnya). Empat dimensi dari variasi kapabilitas dan atribut dari media: batasan (constraints), bandwidth, interaktivitas, dan alur jaringan (network flow). Dalam buku ini disebutkan tabel perbedaan antara komunikasi langsung tatap muka dan komunikasi dengan komputer yang tidak sinkron. Pelajaran yang bisa didapat dari tabel ini adalah:

(a) semua media dapat dianggap, dibatasi, diadopsi, digunakan, dan dievaluasi dengan cara yang berbeda dalam batasan sosial dan teknologi; dan

(b) overemphasis atau idealisasi beberapa karakteristik satu medium dapat mengabaikan dan membatasi karakteristik aktual dan juga persepsi media lainnya.

Tiga kesimpulan utama mengikuti perspektif multidimensional semacam tersebut. Pertama, media dapat dibandingkan dalam banyak hal, jadi tidak ada media yang benar-benar disukai atau inheren "lebih baik" atau "lebih buruk". Pendekatan multidimensional menghasilkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana media yang familiar dan baru terstruktur dalam organisasi tertentu. Kedua, CIS memiliki lebih banyak kemampuan daripada sekadar "kendala untuk mengatasi keterbatasan waktu dan ruang." Ini mengubah bagaimana organisasi mengumpulkan dan memproses informasi, dan bagaimana mereka mengetahui dari informasi tersebut untuk mengembangkan jadwal yang efektif, algoritma routing dan prosedur penagihan yang mengubah domain dan desain rel kereta api (Beniger, 1986; Yates & Benjamin, 1991). 

Kesimpulan ketiga, yang lebih halus, sebagian besar dari apa yang kita rasakan adalah "alami" tentang media tradisional sebagian besar merupakan "artefak" yang diakibatkan oleh perancukan karakteristik tertentu (seperti produksi material, bentuk akses, konvensi sosial, dan lain-lain) dengan media komunikasi tertentu (seperti "suara" interpersonal) (Rice, 1993a; Shudson, 1978). Sebagai konsekuensinya, media baru sering dikritik dari posisi gagasan komunikasi interpersonal dan tradisional yang istimewa, artifactual, idealisme (Carey, 1990).

Struktur Organisasi & Penstrukturan

Struktur organisasi pada umumnya dipahami sebagai "kendala yang dihadapi anggota organisasi dalam proses komunikasi" (Jablin, 1987, hal 390). Johnson (1993) mengulas lima pendekatan terhadap struktur organisasi. Hubungan komunikasi (interaksi, pertukaran, dan arus) biasanya merupakan manifestasi permukaan dari struktur relasional yang lebih dalam, seperti ketergantungan kerja, kekuatan, komitmen, dan hubungan yang terhambat atau tidak ada. Entitas adalah unit atau aktor yang terlibat, seperti diad, kelompok, unit kerja, dan sistem yang lebih tinggi seperti organisasi; Ini mewakili berbagai jenis dan tingkat struktur. 

Konteks adalah lingkungan norma, tugas, peraturan, dan hubungan normal lokal dan global yang menyusun tindakan dan interpretasi yang sedang berlangsung. 

Konfigurasi menyangkut pola berulang dan mudah dikenali. Pendekatan formal terhadap struktur sering menggambarkan konfigurasi dalam bagan organisasi atau melalui indeks seperti formalisasi, pemusatan, ukuran, kompleksitas, dan rentang kontrol. 

Akhirnya, stabilitas temporal adalah tingkat pola organisasi yang bertahan lama atau konsisten, mulai dari organisasi cabang berkantor pusat hingga kelompok proyek yang sedang berubah. Integrasinya yaitu "struktur komunikasi organisasi mengacu pada konfigurasi hubungan komunikasi yang relatif stabil antara entitas dalam konteks organisasi".

Tinjauan pendekatan sebelumnya terhadap struktur organisasi menghasilkan beberapa implikasi yang relevan dengan argumen kami. Pertama. Struktur paling baik dikonseptualisasikan sebagai sebuah proses. Proses ini melibatkan makna (seperti tercermin dalam norma, interpretasi, dan artefak dari interpretasi individu terhadap lingkungan peraturan internasional) dan hubungan (tercermin dalam formal dan jaringan komunikasi informal, di dalam dan melintasi batas-batas fisik dan peraturan). 

Kedua, struktur keduanya menghambat dan memfasilitasi tindakan manusia dalam konteks organisasi. Ketiga, struktur baru bisa timbul atau ditekan. Keempat, pendekatan yang paling mendekati struktur menolak determinisme ketat, apakah bersifat optimis atau kritis (mis., Teknologi utopia atau technophobia). Jadi hubungan antara struktur dan teknologi bersifat kontekstual dan dinamis, namun (secara teoritis setidaknya) dapat dimengerti, dan melibatkan aspek "positif" dan "negatif". Dengan asumsi ini, perspektif struktur memberikan kerangka kerja teoritis umum untuk mengatur tinjauan terhadap hubungan antara struktur organisasi dan CIS. Dualitas teknologi akan melibatkan empat proposisi:

-Teknologi adalah produk dari tindakan manusia.

-Teknologi adalah media tindakan manusia (baik menghambat dan memfasilitasi tindakan melalui interpretasi, kemampuan, norma, penggunaan).

-Kondisi kelembagaan memberikan konteks interaksi dengan teknologi (seperti standar profesional, sumber daya, kebijakan implementasi).

-Ada konsekuensi institusional interaksi dengan teknologi (melalui struktur signifikasi, dominasi, dan legitimasi)

Review tentang Struktur Umum

Genre Media dan Penggunaan Norma. Genre adalah variasi spesifik dari bentuk general sebuah medium, diasosiasikan dengan perbedaan konten, praktek, dan pengguna spesifik. Ketika CIS mejadi familiar dan terinstitusionalisasi, mereka menjadi genre baru, terkait dengan media yang menciptakan konteks.

-Budaya. Ritual komunikasi menjadi bagian dari struktur komunikasi dan hubungan antar entitas dalam organisasi. Elemen budaya yang terkait misalnya mitos, perilaku, dan opini.

-Kekayaan Media dan Kehadiran Sosial. Prinsip yang terkait ini adalah teori kontingensi.

-Jaringan Komunikasi. Adopter dari CIS secara formal dan informal akan muncul dalam jaringan organisasi. Misalnya; karyawan akan belajar menggunakan sistem baru.

-Jaringan Pengaruh Sosial. Jaringan komunikasi organisasi berpengaruh terhadap strukturasi, interpretasi, penggunaan, dan evaluasi CIS.

-Critical Mass. Yaitu jumlah user awal yang menstimulus kecepatan adopsi dari yang lain.

-Lokasi Fisik, yang berpengaruh terhadap adopsi dan penerapan CIS

Transformasi Struktur dan CIS

-Nature dari konten. Yaitu proses digitalisasi konten sehingga bisa diakses dengan perangkat CIS

-Bentuk dari konten, misalnya dalam bulletin board, telekonferens komputer, dll

-Aspek temporal dari konten. Waktu menjadi aspek komunikasi penting yang dikembangkan oleh CIS yang memungkinkan komunikasi asinkron.

-Komunikasi kelompok juga berkembang pesat dengan adanya CIS. Contoh: penggunaan grup chat seperti Whatsapp

-Metastruktur, yaitu konsep mengembangkan atau menemukan kembali dengan cara membandingkan antara dua organisasi dengan perlakuan yang berbeda.

Institusionalisasi: Pengaruh CIS dalam Struktur Organisasi

-Power (kekuasaan). Pihak manajemen dari organisasi berperan penting dalam proses institusionalisasi CIS

-Struktur dan partisipasi komunikasi. CIS terbukti bisa mengatasi problem klasik birokrasi organisasi seperti kompleksitas, struktur hirarkis, meningkatkan partisipasi dan demokrasi

-Struktur intra-organisasi. Yaitu dinamika proses adopsi dari CIS di dalam organisasi.

-Struktur inter-organisasi. Yaitu penerapan CIS dalam berhubungan dengan organisasi lain atau stakeholder.

Daftar Pustaka

 

Jablin, F. &Putnam,L., The New Handbook of Organizational Communication: Advances in Theory, Research, and Methods,Sage Press, California, 2001

Rice, Ronald & Gattiker, Urs. New Media and Organizational Structuring.