TB1 - Pendidikan Etik UMB - Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi - Prof. Dr, Apollo, M.Si.Ak

Pengertian Komunikasi dan Organisasi

Komunikasi dan organisasi adalah hal yang tidak dapat dipisahkan. Komunikasi adalah aspek penting dalam kehidupan sehari-hari dan dalam berbagai konteks, termasuk dalam pekerjaan, hubungan pribadi, dan dalam masyarakat. Komunikasi juga dapat diartikan sebagai proses penyampaian pesan dari pihak yang satu ke pihak lain. Komunikasi dapat dilakukan baik secara tertulis ataupun tidak tertulis. Komunikasi dapat dilakukan dengan berbagai metode, seperti bicara, menulis, mendengarkan dan gerakan tubuh untuk memahami dan mengkomunikasikan ide, emosi, atau informasi antara pihak yang terlibat dalam interaksi tersebut. Nah, proses komunikasi sendiri mencakup physical action, konsep dan ide, dan teknik-teknik tertentu. Peranan komunikasi dalam organisasi yakni alat untuk menjalankan organisasi dalam mencapai tujuannya.

Organisasi adalah satuan yang terstruktur yang didirikan untuk mencapai tujuan tertentu melalui kerja sama antara anggota dan komponen-komponen lainnya. Organisasi sendiri dapat diartikan sebagai suatu sistem individu yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama melalui struktur hierarki dan pembagian kerja. Organisasi dapat berupa berbagai jenis, termasuk perusahaan, lembaga pemerintah, atau kelompok sosial lainnya. Nah, mereka memiliki struktur internal yang terorganisasi, hierarki kekuasaan, peran dan tanggung jawab, serta serangkaian prosedur dan sistem untuk mencapai tujuan mereka. Organisasi memiliki fungsi sebagai wadah untuk berbagai kegiatan, proses, dan interaksi antara individu atau kelompok yang memiliki tujuan yang sama. 

Komunikasi dalam organisasi merupakan proses pertukaran informasi, gagasan, dan pandangan antara anggota organisasi untuk mencapai  tujuan bersama. Komunikasi yang efektif sangat penting dalam mengelola organisasi. Hal ini melibatkan komunikasi vertikal(dari manajemen ke bawahab dan sebaliknya) serta komunikasi horizontal antara anggota tim atau departemen. Komunikasi yang baik dapat meningkatkan kolaborasi, mengurangi konflik, dan membantu mencapai efisiensi dalam organisasi. 

Tujuan Komunikasi dalam Organisasi

Tujuan komunikasi dalam organisasi sangat penting untuk memfasilitasi berbagai aspek operasi dan mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Beberapa tujuan komunikasi dalam konteks organisasi sebagai berikut:

• Menginformasikan : tujuan utama komunikasi yakni untuk menyampaikan informasi yang relevan kepada anggota organisasi. Termasuk pengumuman berita, perkembangan, atau perubahan dalam organisasi.
• Koordinasi : komunikasi membantu mengkoordinasikan tindakan dan keputusan di antara berbagai unit atau individu dalam organisasi. Untuk memastikan bahwa semua bagian organisasi bergerak menuju tujuan bersama.
• Motivasi : komunikasi digunakan untuk memotivasi karyawan atau anggota organisasi dengan menyampaikan tujuan, visi, dan nilai-nilai organisasi. Hal ini dapat meningkatkan semangat kerja dan keterlibatan.
• Pengambilan keputusan : Komunikasi memungkinkan pengumpulan informasi dan pandangan yang diperlukan untuk membuat keputusan yang baik dan strategis dalam organisasi.
• Penyelesaian konflik : komunikasi efektif membantu dalam mengidentifikasi, memahami, dan menyelesaikan konflik dalam organisasi, mendorong kerja sama yang lebih baik.
• Pengembangan budaya organisasi : komunikasi membentuk budaya organisasi dengan menyebarkan norma, nilai-nilai, dan etika yang dijunjung tinggi dalam organisasi.
• Pengembangan hubungan interpersonal : komunikasi memfasilitasi pembangunan hubungan interpersonal yang baik antara anggota organisasi, yang dapat memperkuat kerjasama dan kolaborasi.
• Evaluasi dan umpan balik : tujuan dari komunikasi juga memberikan umpan balik dan evaluasi kinerja, memastikan bahwa mereka bekerja sesuai dengan harapan organisasi.
• Pengembangan branding dan citra : organisasi menggunakan komunikasi untuk membangun citra merek dan mendukung upaya pemasaran.
• Kepatuhan dan keamanan : dalam beberapa organisasi, komunikasi digunakan untuk memastikan kepatuhan terhadap aturan, regulasi, dan kebijakan organisasi, serta mempromosikan keamanan di lingkungan kerja.

Tujuan komunikasi dalam organisasi seringkali saling terkait dan mendukung tujuan keseluruhan organisasi. Komunikasi yang efektif adalah kunci dalam mencapai keberhasilan dan keseimbangan dalam operasi organisasi.

 

Proses Komunikasi

Gambar Pribadi Proses Komunikasi

Proses komunikasi adalah cara informasi, gagasan, atau pesan disampaikan dari satu pihak ke pihak lain. Pada gambar 2 diatas merupakan proses komunikasi. Proses komunikasi terdiri dari beberapa langkah atau elemen yang umumnya mencakup:

1. Pengirim (Sender)

 Ini adalah individu atau entitas yang memiliki pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima.

2. Pesan(Message)

Pesan adalah informasi atau gagasan yang hendak disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Pesan ini dapat berupa kata-kata lisan, tulisan, gambar, atau bentuk komunikasi lainnya.

3. Kode (Encoding)

Kode merujuk pada cara pesan dikonversi ke dalam bentuk yang dapat dipahami oleh penerima. Ini dapat termasuk penggunaan bahasa tertentu, tanda-tanda, atau simbol-simbol.

4. Saluran Komunikasi (Channel)

Saluran komunikasi adalah media atau jalan yang digunakan untuk mengirim pesan dari pengirim ke penerima. Ini bisa berupa komunikasi lisan, surat, email, telepon, media sosial, dan lainnya

5. Dekode (Decoding)

Ini adalah proses oleh penerima untuk mengartikan pesan yang diterima dan mengubahnya kembali menjadi pemahaman yang dimaknai.

6. Gangguan (Noise)

Gangguan adalah faktor-faktor yang dapat mengganggu komunikasi, seperti kebisingan fisik, perbedaan bahasa, atau gangguan emosional.

7. Penerima (Receiver)

Penerima adalah individu atau entitas yang menerima pesan yang dikirim oleh pengirim. Tugas penerima adalah untuk memahami, menguraikan, dan merespons pesan.

Proses komunikasi bisa menjadi lebih kompleks tergantung pada konteksnya, dan dapat melibatkan banyak variabel dan aspek yang berbeda. Penggunaan komunikasi yang efektif memastikan pesan dikirim, diterima, dan dipahami dengan baik oleh penerima, mengurangi kemungkinan terjadinya kebingungan atau kesalahpahaman.

Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi dalam Organisasi

Sumber : Kompasiana.com

 Ada banyak faktor yang dapat mempengaruhi komunikasi dalam organisasi. Beberapa faktor yang dapat mempengaruhi efektivitas komunikasi di dalam organisasi yakni: 

 1. Budaya organisasi : Budaya organisasi merupakan seprangkat nilai, norma, dan keyakinan yang mendasari cara orang berinteraksi dan berkomunikasi dalam organisasi. Budaya organisasi mencakup norma, nilai, dan aturan yang memandu perilaku di dalam organisasi. Budaya yang terbuka dan mendukung komunikasi akan cenderung memfasilitasi komunikasi yang efektif. Budaya yang mendukung komunikasi terbuka dan jujur menciptakan lingkungan yang dimana karyawan merasa nyaman berbagi ide dan informasi. 

2. Struktur organisasi : struktur organisasi, termasuk tingkat hirearki, pembagian departemen, dan alur komunikasi, dapat mempengaruhi cara informasi mengalir di dalam organisasi tersebut. struktur yang terlalu rumit dapat memperlambat aliran informasi. Karyawan dalam organisasi yang memiliki struktur yang terbuka dan terdesentralisasi cenderung lebih mudah berkomunikasi. 

3.  Jenis saluran komunikasi : pilihan saluran komunikasi yang digunakan dalam organisasi sangat penting. Pertemuan tatap muka, email, atau pesan teks semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, dan pemilihan yang tepat untuk setiap situasi memengaruhi efektivitas komunikasi. 

4. Kejelasan  pesan : penting untuk   pesan-pesan yang disampaikan dalam organisasi jelas dan tepat agar tidak menumbulkan kebingungan atau kesalahpahaman. 

5. Kondisi lingkungan : aktor eksternal seperti situasi ekonomi, politik, dan perubahan industri dapat mempengaruhi topik dan urgensi komunikasi dalam organisasi. Organisasi perlu beradaptasi dengan konteks eksternal untuk memastikan pesan yang mereka sampaikan relevan dan tepat waktu. 

 6. Bahasa dan budaya : dalam organisasi yang multikultural, perbedaan bahasa dan budaya dapat menjadi hambatan bagi komunikasi yang efektif. kesadaran terhadap perbedaan dan usaha untuk memahaminya penting untuk memfasilitasi komunikasi yang efektif. 

7. Persepsi dan sikap : Persepsi dan sikap individu terhadap komunikasi dan pengirim pesan dapat memengaruhi cara pesan tersebut diterima. Bagaimana pesan ditanggapi oleh penerima juga merupakan faktor yang penting. Respon yang positif dapat memperkuat komunikasi yang efektif, sementasa respon yang negatif atau kurangnya respon dapat menjadi gangguan dalam komunikasi. Misalnya, sikap positif terhadap komunikasi terbuka dan meningkatkan kemungkinan bahwa pesan akan diterima dengan baik. 

8. Keterbukaan dan kejujuran : tingkat kejujuran dan keterbukaan di dalam organisasi dapat mempengaruhi apakah orang merasa nyaman untuk berbicara terbuka atau tidak. Kemampuan karyawan untuk berbicara terbuka dan jujur, serta perasaan yang aman untuk melakukannya, memainkan peran penting dalam komunikasi yang efektif. 

9. Tujuan dan strategi dalam berkomunikasi : Kesesuaian tujuan komunikasi dan strategi organisasi akan mempengaruhi fokus dan efektivitas pesan yang disampaikan. Pesan-pesan yang disampaikan dalam organisasi harus selaras dengan tujuan dan strategi organisasi. pesan-pesan yang mendukung pencapaian tujuan dan visi yang telah di tetapkan akan menjadi lebih efektif. 

10. Gangguan : gangguan dalam komunikasi seperti kebisingan fisik, kebingungan, atau kurangnya  konsentrasi dapat menghalangi komunikasi yang efektif. Gangguan adalah segala sesuatu yang mengganggu komunikasi, baik itu dalam bentuk gangguan fisik seperti kebisingan atau kurangnya konsentrasi atau gangguan mental seperti kebingungan atau perbedaan persepsi. 

Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi

Sumber : Humas Indonesia

Effendy menyatakan bahwa komunikasi yang efektif jika dapat menimbulkan kognitif yang meningkatnya pengetahuan dalam berkomunikasi, efektif yang merubah pandangan komunikasi karena tergerak hatinya akibat komunikasi dan behavioral yakni perubahan perilaku atau tindakan yang terjadi pada komunikasi . Komunikasi akan dapat dinilai efektif apabila yang disampaikan dan maksud oleh pengirim berkaitan dengan yang ditangkap atau dipahami oleh penerima. Permasalahan dalam berkomunikasi akan timbul jika ada perbedaan pemaknaan antara pemberi dan penerima pesan. Oleh karena informasi yang bersifat arbriter (dimaknai sesuka hati). Maka dalam proses komunikasi organisasi yang penting yakni bagaimana membuat makna dari suatu informasi sama di antara pemberi informasi dan penerima informasi. Komunikasi efektif yang dimaksud ini pengirim pesan dimaknai oleh penerima pesan. 

Efektivitas komunikasi dalam organisasi mengacu pada sejauh mana pesan, informasi, dan ide-ide dapat disampaikan, dipahami, dan diterima dengan baik oleh semua anggota organisasi. Efektivitas komunikasi dalam organisasi sangat berpengaruh pada produktivitas, kolaborasi, dan kesuksesan keseluruhan organisasi. Ketika komunikasi berjalan dengan baik, organisasi memiliki lebih sedikit hambatan dan dapat merespon perubahan dengan lebih baik.

Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi

Setelah mengetahui efektivitas dalam berkomunikasi, selanjutnya Anda perlu mengetahui faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam organisasi. Berikut beberapa faktor yang mempengaruhi efektivitas yakni : 

1. Keterbukaan : keterbukaan dalam komunikasi antara atasan dan bawahan serta antar anggota tim sangatlah penting. Keterbukaan ini dapat menciptakan lingkungan yang dimana orang merasa nyaman untuk bercerita dan berbagi ide. 

2. Konsistensi : pesan dan informasi harus disampaikan dengan konsisten dan jelas. Kebingungan dan perubahan sering dapat menggangu aliran komunikasi.

3. Mendengarkan : kemampuan mendengarkan dengan baik merupakan bagian penting dari komunikasi yang efektif. Hal ini melibatkan perhatian yang penuh kepada pembicara dan memahami perspektif mereka. 

Kepemimpinan yang efektif : pemimpin yang efektif harus menjadi contoh dalam komunikasi. Mereka harus mengkomunikasikan visi, tujuan, dan ekspektasi dengan jelas kepada seluruh tim. 

Budaya organisasi : budaya organisasi juga sangat berperan dalam efektivitas komunikasi. Budaya yang mendukung komunikasi terbuka dan kolaboratif akan meningkatkan produktivitas. 

Pelatihan : melakukan pelatihan komunikasi untuk anggota tim dapat membantu meningkatkan keterampilan mereka dalam berkomunikasi. 

Dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut, organisasi dapat meningkatkan efektivitas komunikasi mereka, yang pada gilirannya akan mendukung pertumbuhan dan kesuksesan mereka. Dalam rangka mencapai efektivitas komunikasi dalam berorganisasi, penting untuk mendorong transparansi, mendengarkan dengan baik, memanfaatkan teknologi komunikasi yang sesuai, dan mengadopsi budaya komunikasi yang positif. Komunikasi yang baik membantu organisasi berfungsi dengan lebih baik. Dengan demikian, efektivitas komunikasi dalam berorganisasi tidak hanya berdampak kinerja internal tetapi juga pada hubungan eksternal dan kesuksesan keseluruhan organisasi. Oleh karena itu , upaya yang dapat dilakukan untuk meningkatkan komunikasi yang efektif adalah investasi paling penting dalam pertumbuhan dan keberlanjutan organisasi. 

Cara untuk Membangun Efektivitas Komunikasi dalam Organisasi

Membangun efektivitas komunikasi dalam berorganisasi adalah langkah penting untuk meningkatkan kinerja, kolaborasi, dan keberhasilan keseluruhan organisasi. Berikut adalah beberapa cara untuk membangun efektivitas komunikasi dalam berorganisasi meliputi : 

1. Menentukan tujuan dan pesan yang jelas

Pastikan bahwa tujuan dan pesan komunikasi Anda jelas dan terstruktur dengan baik sebelum berkomunikasi. Hal ini akan membantu dalam mencegah kebingungan dan kesalahpahaman. 

2. Menjadwalkan komunikasi dengan teratur

Tetapkan jadwal komunikasi rutin, misalnya rapat tim mingguan atau laporan bulanan, untuk memastikan bahwa informasi disampaikan secara teratur.

3. Mendengarkan dengan aktif

Sangat penting untuk mendengarkan dengan cermat apa yang dikatakan orang lain. Dengan mempraktikkan keterampilan mendengarkan dengan aktif dan memberikan perhatian yang penuh pada pembicara serta mengajukan pertanyaan yang relevan. 

4. Transparansi

Jadilah transparan dalam menyampaikan informasi kepada anggota organisasi. jangan menyembunyikan atau mengurangi informasi yang penting. 

5. Keterbukaan untuk umpan balik.

Mendorong anggota organisasi untuk memberikan umpan balik dan pertanyaan. Memberikan respons positif terhadap umpan balik dan tindak lanjuti jika diperlukan. 

6. Pelatihan komunikasi

Menyediakan pelatihan komunikasi untuk anggota organisasi, terutama dalam keterampilan seperti negosiasi, penulisan, dan presentasi. 

7. Evaluasi dan perbaikan berkelanjutan

Terus mengevaluasi efektivitas komunikasi dalam organisasi. Jika ada masalah atau kendala, tindak lanjuti dengan perbaikan dan penyesuaian yang diperlukan. 

Membangun efektivitas komunikasi adalah proses yang berkelanjutan. dengan melakukan upaya yang berkelanjutan untuk meningkatkan komunikasi di seluruh organisasi, Anda dapat menciptakan lingkungan yang mendukung kerja sama, inovasi, dan pencapaian tujuan bersama. 

Mencapai efektivitas komunikasi di dalam organisasi

https://kumparan.com/ilma-zikratul-a/mencapai-efektivitas-komunikasi-di-dalam-organisasi-1zIvwPreSjd

Efektivitas komunikasi dalam organisasi

https://media.neliti.com/media/publications/112652-ID-efektivitas-komunikasi-dalam-organisasi.pdf

Detik. com : Apa itu organisasi organisasi, ciri-ciri dan contohnya

https://www.detik.com/jabar/berita/d-6186277/apa-itu-organisasi-kenali-ciri-tujuan-dan-contohnya

Proses komunikasi

https://spada.uns.ac.id/mod/resource/view.php?id=25526

Pengertian komunikasi, jenis, dan tujuannya

https://fisip.umsu.ac.id/2023/08/07/komunikasi-adalah-pengertian-jenis-dan-tujuannya/