Mahasiswa KKN Undip Memberikan Terobosan Baru dalam Menciptakan Penataan Arsip yang Efektif dan Efisien di SD Negeri Lamper Tengah 02

Mahasiswa KKN Undip Tim II tengah melaksanakan Kuliah Kerja Nyata (KKN) yang bertujuan untuk memberikan program kerja yang memiliki progres yang baik yang nantinya dapat dikembangkan di Kelurahan Lamper Tengah. Penulis disini lebih tepatnya melakukan KKN di Kelurahan Lamper Tengah, Kecamatan Semarang Selatan. 

Penulis memiliki ketertarikan dalam bidang kearsipan sehingga memilih untuk mengambil program ilmu tersebut. Pada saat melakukan survey lokasi secara langsung ke Kelurahan Lamper Tengah, ketertarikan untuk melakukan penataan arsip di SD Negeri Lamper Tengah 02 awalnya terjadi tidak serta merta, melainkan atas beberapa alasan dan latar belakang yang cukup kuat dan matang. 

Pada Kelurahan Lamper Tengah terdapat cukup banyak instansi pemerintahan maupun swasta yang tentunya dalam setiap kegiatannya menciptakan suatu arsip.

SD Negeri Lamper Tengah 02 memiliki bagian tata usaha, dimana setiap aktivitas yang menghasilkan suatu arsip akan terjadi disana. Penulis yang awalnya hanya melakukan survey pun semakin tertarik untuk melakukan penataan arsip Ketika melihat Sebagian besar arsip hanya ditumpuk dan tidak ditata dengan baik. 

Pada saat melakukan survey penulis melakukan sedikit wawancara dengan Pak Aden selaku bagian tata usaha di SD Negeri Lamper Tengah 02. Pak Aden berterus terang bahwa Sebagian arsip tersebut belum sempat ditata sesuai dengan prosedur pengelolaan arsip yang dikarenakan kesibukan yang membuat proses penataan arsip menjadi tertunda. 

Hal inilah yang kemudian melatarbelakangi penulis untuk melakukan penataan arsip sebagai salah satu contoh penerapan program monodisiplin oleh KKN Tim II.

Pada program ini penulis melakukan penataan arsip inaktif di kantor tata usaha, setelah mendapatkan izin dari pihak sekolah penulis akhirnya diarahkan kepada Pak Aden selaku bagian tata usaha yang mengarahkan penulis kepada arsip yang perlu ditata. Penataan arsip sebelumnya masi ditata secara acak dan disatukan kedalam satu rak yang sama. 

Penulis melakukan penataan arsip dengan memisah terlebih dahulu arsip sesuai dengan masalah utamanya yaitu masalah utama Pendidikan, kepegawaian, keuangan, kepemilikan, kesiswaan, dll. Kemudian penulis memisah antara satu masalah utama dengan masalah utama lainnya kedalam map yang berbeda dan ditulis keterangan masalah utama di cover map agar nantinya mudah dalam proses temu Kembali arsip. 

Penulis juga membuat daftar arsip inaktif menggunakan perangkat keras yaitu computer dan perangkat lunak yaitu Microsoft excel. Pada saat melakukan penataan arsip terdapat banyak sekali rayap pada lemari tempat penyimpanan arsip, hal ini dikarenakan tidak pernah dilakukan pembersihan maupun kamperisasi sebagai pelindung arsip. 

Penulis akhirnya berinisiatif untuk membuat poster yang berisikan mengenai tahapan preservasi arsip guna menjaga kelestarian arsip yang sudah diberikan kepada pihak sekolah dan di tempel di kantor tata usaha.

Dokpri

Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang diterima oleh Lembaga negara, 

pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.

Melalui pengertian arsip tersebut tentunya kita akan sadar bahwa arsip merupakan salah satu rekaman kegiatan yang cukup penting yang patut dijaga dan dilestarikan. Tanpa adanya suatu arsip maka kehidupan manusia sama saja akan berjalan tanpa memiliki makna didalamnya, arsip bisa juga disebut sebagai salah satu hal yang tidak dapat dipisahkan secara mutlak dari kehidupan manusia.

Penulis : Charisa Olivia Bregina Br Kembaren

Jurusan : D4 informasi dan Humas, Universitas Diponegoro

DPL        : Ibu Rosyida, S.P.,M.Sc