Bridging the Gap: Mengisi Kekosongan Kompetensi Sekretaris di Era Digital

Industri modern telah melahirkan banyak perubahan dan transformasi dalam berbagai aspek kehidupan, termasuk dalam dunia bisnis dan manajemen. Salah satu hal yang sering kali dibahas adalah perubahan peran dan relevansi sekretaris dalam era digital yang semakin maju. Meski teknologi terus berkembang dengan pesat, nyatanya peran sekretaris masih sangat diperlukan di semua lini industri. 

Pengalaman penulis dalam mewawancarai para pimpinan baik di perusahaan BUMN/BUMD maupun swasta menunjukkan bahwa sekretaris tetap menjadi elemen penting dalam kelancaran operasional perusahaan.

Seiring dengan kemajuan teknologi, muncul anggapan bahwa peran sekretaris dapat digantikan oleh sistem otomatis atau perangkat lunak yang cerdas. Namun, dalam realitasnya, pimpinan perusahaan masih sangat bergantung pada sekretaris mereka. 

Kehadiran seorang sekretaris yang cekatan dan dapat memberikan dukungan dalam berbagai aspek pekerjaan pimpinan, termasuk komunikasi dengan pihak internal dan eksternal, tetap menjadi kebutuhan yang tak tergantikan.

Seorang sekretaris memiliki tiga peran utama. Pertama, peran sebagai peran strategis yang menghubungkan pimpinan dengan berbagai pihak terkait, baik internal maupun eksternal perusahaan. Sebagai penghubung, sekretaris memiliki tanggung jawab untuk menjaga komunikasi yang efektif dan efisien antara pimpinan dengan semua pihak terkait. 

Kedua, peran teknis menjadi aspek penting dari pekerjaan seorang sekretaris. Sebagai orang yang bekerja paling dekat dengan pimpinan, sekretaris bertugas mengkoordinasikan dan mengawasi berbagai pekerjaan yang terkait dengan tugas dan tanggung jawab pimpinan. Kemampuan mengelola jadwal, menyusun laporan, serta memastikan berjalannya proses kerja dengan lancar adalah keahlian yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris yang handal. 

Ketiga, peran pendukung menjadi kunci penting bagi keberhasilan seorang sekretaris. Profesi ini harus menjadi kepanjangan tangan pimpinan, membantu dalam pengambilan keputusan dan tindakan. Dalam hal ini, sekretaris harus memiliki pengetahuan yang luas, kemampuan bahasa yang baik, serta mampu memahami karakter dan kebutuhan pimpinan dengan baik.

Sayangnya, posisi sekretaris saat ini masih seringkali diisi oleh lulusan yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretari. Hal ini menyebabkan adanya gap kompetensi yang tidak sesuai dengan harapan pengguna atau pimpinan. 

Terdapat beberapa institusi pendidikan tinggi yang menawarkan program pendidikan tinggi sekretari yang berkualitas, seperti Akademi Sekretari Manajemen Taruna Bakti (ASMTB) di Bandung, Sekolah Tinggi Tarakanita di Jakarta, dan ASMI Surabaya di Surabaya. Institusi-institusi ini menjadi penopang penting dalam menghasilkan lulusan yang memenuhi kebutuhan industri dan mampu mendampingi level managerial.

Untuk menjadi seorang sekretaris profesional yang berkualitas, diperlukan kompetensi khusus yang tidak dapat digantikan oleh keilmuan lainnya. Selain keahlian dalam bidang kesekretariatan, pemahaman bahasa, dan pelayanan, lulusan juga harus dilengkapi dengan kepribadian yang baik, kemampuan kerja sama, serta pemahaman yang mendalam tentang karakter pimpinan.

Melihat tingkat kebutuhan akan posisi sekretaris yang tetap menjadi prioritas di berbagai perusahaan, penyelenggara pendidikan tinggi harus terus berupaya meningkatkan kualitas lulusan sesuai dengan kebutuhan zaman yang terus berkembang. 

Sikap curiosity, initiative, persistence, empathy, adaptability, dan pemahaman tentang keberagaman budaya menjadi kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris dalam menghadapi tantangan di era yang terus berubah ini. Kemampuan dalam merespons perubahan dengan cepat dan tanggap akan menjadi kunci kesuksesan seorang sekretaris yang profesional.

Dalam menghadapi era digital yang terus berkembang, peran sekretaris sebagai mitra strategis bagi pimpinan tetap memiliki tempat yang signifikan. Sekretaris yang kompeten tidak hanya mampu mendukung kelancaran pekerjaan pimpinan, tetapi juga dapat menjadi penghubung yang efektif antara berbagai pihak terkait. Dengan kompetensi yang tepat dan kemampuan untuk beradaptasi, sekretaris akan tetap menjadi elemen penting dalam dunia bisnis dan industri.