Siang itu di bandara keberangkatan hiruk pikuk. Saya membawa 2 koper besar, tas di bahu, belum lagi oleh-oleh yang baru dibeli.
Kulihat seseorang melambai-lambaikan tangan. Ow, dia mantan bos puluhan tahun lalu. Kuhampirilah tapi dirinya tergesa-gesa. Ah, kuselipkan saja kartu nama ke dalam tas kecilnya karena kedua tangannya pun penuh barang bawaan.
Keesokan harinya, ia menghubungiku. Pertemuan selayang pandang rupanya membuahkan keberuntungan. Tanpa banyak bertanya, ia memberikan sesuatu yang tak kuduga. Ia menarikku bergabung dengan perusahaannya. Ow, senangnya!
Hubungan sempat terputus karena kesibukan masing-masing dan nomor gawainya berganti. Tak mengira, seperti telah dalam skenario. Kejadian sepintas membawa peruntungan. Seandainya saya tak menyelipkan kartu nama, pasti takkan ada kisah ini.
Dalam dunia bisnis, tidak hanya di perhotelan, sebelum tim penjualan terjun ke pasar akan dibekali modul tentang tata cara berinteraksi dengan pelanggan.
Proses ujian yang ketat disebabkan kegiatan blusukan akan menampilkan brand suatu perusahaan. Tim penjualan yang berkelintaran adalah duta perusahaan. Sebagai cermin brand hotel.
Pengenalan ini dilakukan dalam bentuk role play diantara anggota tim. Dimulai membuat janji, bersalaman, tersenyum, menyerahkan kartu nama, mendengarkan, bertanya, hingga pamit.
Itulah sekilas adegan drama berikut rangkaian percakapan saat sales call harus benar-benar mantap.
Sesi role play ini termasuk dalam 6 hari pelatihan seorang penjual. Sila baca juga tautannya di sini
Semua langkah menerapkan etika bisnis.
Melakukan role play wajib bagi tim penjualan dalam melangkah sebagai pemula. Untuk masuk level lebih tinggi lalu masuk pada praktik strategi menjual.
Sebagai langkah awal berinteraksi dengan klien, seperti cara memberi kartu nama juga harus sesuai etika bisnis.
Bila telah mengetahui cara ini, tetaplah lakukan. bila Anda belum memahami, saatnya mengubah kebiasaan. Apakah kita:
a. Memberikan kartu nama dengan dua tangan tepat menghadap ke arah klien.
b. Nama dalam kartu harus langsung dapat dibaca saat memberikan kartu sehingga klien tak perlu membolak-balikkan kartu nama.
Jika Anda ragu melafalkan nama sang klien, sila tanyakan langsung bagaimana menyebut namanya dengan benar.
c. Letakkan kartu nama di meja selama dalam diskusi. Jika lupa menyebut nama, dapat membacanya kembali.
d. Usai pertemuan, tulis tanggal, bulan, dan tahun pertemuan sebagai pengingat.
Kisah yang tak boleh terulang
Suatu hari saya berjumpa dengan hotelier dari luar Jakarta. Saya sapa saja, biasalah merasa sebagai satu keluarga.
Setelah bertukar kartu nama, sungguh terkejut, kartu nama, nomor handphone, dan e-mail dicoret tak karuan, ditimpa tulisan tangan.
Hindari coretan atau tempelan tulisan pulpen di kartu nama. Tak elok dipandang.
Ada lagi peristiwa lain sebagai pelajaran. Mr. Brian, mantan bosku mengajakku ke suatu perusahaan guna berkenalan.
Perjalanan cukup jauh dari hotel. Tiba ditujuan, oh, cari kartu nama di kantong kanan dan kantong kiri, tak ditemukan. Ia pun tak dapat mengeja nama yang akan ditemui.
Ia juga tidak mencatat nomor kontak ke dalam gawainya. Wah, saya sulit menceritakan kepada resepsionis. Yang ia ingat adalah seorang di bagian manajemen, sedangkan perusahaan itu besar sekali.
Manager umum? Bukan. Direktur? Bukan juga. Wakil presiden? Tidak. Seketika suasana di resepsionis seperti acara tebak-tebakan.
Setelah banyak pertanyaan, akhirnya kami bertemu dengan Ibu Ayudwiningtyas. Meski singkat karena sang tuan rumah telah menunggu lama. Duh.
Ya, gegara kartu nama, berakhir tak menyenangkan, diliputi kebingungan karena percaya diri yang berlebihan. Menyebut nama Ayudwiningtyas saja tak sanggup.
Dalam perjalanan pulang, saya iseng bertanya, di mana kartu nama itu terselip. Entah, ia pun tak tahu.
Jangan anggap kartu nama hal sepele, jikalau tak mau rencana kita berantakan.
Begitu cermatnya seorang sales admin harus menyusun data pelanggan di zaman baheula yang masih serba manual. Karena itu seorang admin harus benar fokus hanya pada updating database dan tidak mengurus pekerjaan lainnya.
Dampak seringnya blusukan, tumpukan kartu nama semakin padat. Tak terasa dalam beberapa tahun terkumpulah sejumlah kartu nama dalam boks.
Saya tidak yakin, kartu nama dalam boks tersebut update. Adakah cara efisien mendata tanpa kartu nama?
Dahulu, tiada jalan lain selain mendata secara manual terus menerus. Memasukkan ke dalam database dan sistem satu per satu usai pertemuan dengan klien.
Betapa proses ini menyita banyak waktu jika dikerjakan seorang sales yang seharusnya digunakan urusan lain. Maka tugas ini dapat dikerjakan seorang admin.
Karena masa pandemi, kegiatan blusukan telah berkurang. Menjaga jarak dan tidak bersinggungan secara fisik alasan agar tidak saling bertukar kartu nama.
Di zaman yang serba digital, pertukaran kartu nama dapat dilakukan melalui aplikasi contact card - business card scanner. Dalam hitungan detik, data masuk, lengkap, dan akurat.
Dalam business card scanner data akan tersimpan rapi. Sepanjang tidak menghapusnya, data akan selalu tersimpan. Namun cara ini masih memerlukan kartu kecil guna keperluan scan.
Kartu nama tidak hanya sekadar kartu kecil, ia berfungsi mengenalkan kita kepada pribadi lain guna kepentingan bisnis.
Ada beberapa cara efektif selain melalui aplikasi business card scanner, agar kita tetap terhubung dengan partner bisnis dan pelanggan.
Supaya relasi bisnis dalam jangkauan, sila simak catatan di bawah ini :
a. Menggunakan nomor gawai yang sama, tidak berganti-ganti.
Pertukaran data melalui aplikasi Whatsapp. Hanya melalui satu nomor akan mencakup data lengkap si pengirim. Selama nomor Whatsapp tidak berganti, Anda akan selalu terhubung dengan para pelanggan.
b. Nomor gawai bisnis digunakan khusus untuk tujuan bisnis, tidak dicampur kepentingan pribadi.
c. Data diupayakan sinkron dengan media sosial profesional seperti Linkedin.
Desain kartu nama yang kekinian
Dalam hal desain, kartu nama memiliki banyak perubahan. Sebuah kartu nama memuat informasi lengkap tentang data perusahaan yang dapat diakses dalam hitungan satu hingga dua menit saja.
Selain dilengkapi situs website melalui QR code perusahaan, kartu nama dilengkapi media sosial: Linkedin, Facebook, Twitter, Instagram dan tentu saja nomor Whatsapp.
Beberapa pelanggan mencantumkan foto pada kartu nama. Boleh-boleh saja asalkan kartu nama tidak penuh karena banyaknya informasi.
QR code akses langsung terhubung menuju situs website perusahaan yang memungkinkan segala informasi didapat secara lengkap dan cepat.
Dahulu, seorang pebisnis masih direpotkan oleh bawaan album berisi kartu nama ketika melakukan perjalanan dinas.
Pada akhirnya, kartu-kartu tersebut hanya tumpukan kartu nama dalam boks.
Pergantian zaman memang sangat cepat. Dahulu suatu kebanggaan, menyimpan kartu nama dalam tumpukan boks. Semakin penuh berderet-deret pertanda aktif bertemu pelanggan.
Kartu nama bertujuan mengenalkan nama, jabatan, dan data kita terhadap mitra bisnis, pelanggan, kolega. Karenanya Anda akan dikenal baik bila data dalam media selalu valid.
Kartu nama kertas kelak akan tersingkir karena sistem business card daring yang penyebarannya semakin mudah dan cepat. Disamping melalui Whatsapp yang mempercepat unggahan.
Belum lagi menjamurnya aplikasi card reader khusus kartu nama. Walau berbayar tapi simpel, cepat dan akurat.
Demikian dampak teknologi terhadap perkembangan zaman meski hanya menyoal kartu nama.
Deretan kartu nama itu sekarang memang dipandang jarang namun dibuang sayang.
Salam hospitality.
Rujukan: Business Card, Wikipedia
Artikel terkait:
Kata Siapa Jualan Produk Hotel Tak Menantang Adrenalin
Bertatapan
Blusukan
Baca konten-konten menarik Kompasiana langsung dari smartphone kamu. Follow channel WhatsApp Kompasiana sekarang di sini: https://whatsapp.com/channel/0029VaYjYaL4Spk7WflFYJ2H
