Seberapa Pentingkah Rapat Diadakan?

Rapat adalah kegiatan yang sangat dikenal dalam pelaksanaan manajemen operasional berbagai organisasi di Indonesia. Sebab itu rapat menjadi hal yang tidak terpisahkan dari aktivitas perusahaan atau perkantoran. 

Bahkan bukan hanya pada organisasi formal, pada tataran perkumpulan masyarakat biasa pun sering mengadakan rapat dalam menjalankan kegiatan kelompok mereka. 

Dalam hubungan sebuah keluarga rapat juga sering dilakukan terutama ketika ingin memecahkan suatu masalah. Rapat diperlukan untuk melakukan curah pendapat atau dalam rangka mengumpulkan berbagai ide (brainstorming), koordinasi, perencanaan, sosialisasi, dan berbagai tujuan lainnya. Biasanya sebelum rapat dimulai berbagai persiapan pun dilakukan. 

Para pakar manajemen modern telah melakukan penelitian terkait dengan efektivitas rapat tersebut. Menurut sebuah riset terungkap bahwa meeting dalam intensitas tinggi juga mempengaruhi produktivitas kerja. Artinya jika rapat dilakukan terlalu sering dapat membuat produktivitas kerja menurun. 

Selain variabel frekuensi rapat yang diadakan, penentuan waktu dan lamanya rapat (durasi) juga mempengaruhi efektivitas rapat. Efektivitas sebuah rapat yang diadakan dapat diukur dengan tingkat ketercapaian hasil yang diinginkan. Bukan hanya itu, juga rapat tersebut tidak menjadi beban bagi peserta rapat yang akan hadir. Hal ini mungkin terjadi karena akibat dari tidak efektifnya rapat rapat yang dijalankan. 

Mengutip KOMPAS.com (24/04/2014) disebutkan dengan masa kerja 40 jam seminggu dengan rata-rata 8 jam setiap hari, meeting atau rapat kerja 7,5 jam seminggu dianggap membuang-buang waktu. Lebih lanjut ditemukan bahwa sebanyak empat dari lima pekerja (79 persen) mengatakan, akan lebih baik jika waktu itu mereka gunakan untuk meningkatkan produktivitas. 

Mengenai berapa lama durasi rapat ideal dilakukan, dalam buku Meeting Excellence 33 Tools to Lead Meetings That Get Results (2006), Glen Parker sebagaimana dilansir apb-group.com, seorang konsultan pengembangan kelompok (building team) menyatakan bahwa rapat sebaiknya dilakukan dalam waktu satu jam atau maksimum satu setengah jam. 

Satu kajian yang dilakukan oleh When is Good (2009), rapat sebaiknya dilakukan pada hari Selasa pukul 15.00, sehingga rapat tidak dianjurkan untuk dilakukan pada pagi awal karena pada saat tersebut biasanya orang mengalokasikan waktunya untuk melakukan tugas-tugas mereka, sedangkan jika mendekati waktu pulang kantor juga bisa mempengaruhi minat dan motivasi, karena saat-saat itu orang sudah memikirkan waktu pulang. 

Agar kualitas rapat lebih baik, maka perlu juga kegiatan tersebut dikelola dengan baik, memberikan kesempatan merata kepada seluruh peserta rapat untuk menyampaikan pendapat mereka. Jangan sekali-sekali memotong jika salah seorang peserta rapat sedang berbicara. Hal ini merupakan salah satu teknik mengelola rapat yang harus diperhatikan. 

Begitulah sekilas tentang rapat, bahwa penting untuk melakukan meeting atau rapat pada sebuah organisasi atau atapun perusahaan, namun agar efektif, rapat dapat dilaksanakan secara tepat. Sehingga dari kegiatan tersebut diperoleh hasil sesuai dengan yang diharapkan.