Kepatutan dalam rapat mendorong peserta berlaku profesional dan saling menghargai. Antara lain: hadir tepat waktu, menyetel telpon seluler dalam mode diam, memusatkan perhatian pada agenda rapat, dan menghindari interupsi.
Dengan itu terjalin komunikasi baik di antara peserta. Rapat lebih produktif karena berlangsung dengan efektif. Disarikan dari sini, adab umum yang harus diikuti agar meeting berlangsung efektif adalah:
- Hadir tepat waktu merupakan sikap dewasa, profesional, dan menghargai pentingnya rapat. Kalaupun telat sebab penting lain, sampaikan permintaan maaf lalu duduk dan langsung fokus kepada pembahasan.
- Memastikan diri telah siap dengan segala yang dibutuhkan dalam rapat. Mungkin saja sebelumnya penyelenggara memberikan penugasan (bahan, saran, gagasan) terkait topik akan dibahas.
- Menggunakan dress code sesuai dengan norma berlaku. Berbusana secara profesional.
- Bila diberi kesempatan mengemukan pendapat, berbicaralah dengan tegas dan jelas agar semua peserta rapat mendengar.
- Menyimak kala peserta lain berbicara dan aktif berpartisipasi dalam diskusi.
- Bergiliran dalam berbicara, yaitu menunggu seseorang menyelesaikan pembicaraan sebelum berbicara. Ikuti pengaturan giliran bicara yang ditentukan oleh penyelenggara. Kalau perlu, angkat tangan untuk minta giliran.
- Ikuti agenda ditentukan agar pembicaraan tidak melebar sehingga membuang waktu rapat.
- Bertanya dalam waktu yang tepat, misalnya setelah presentasi. Angkat tangan ketika jeda penyampaian. Pada saatnya Anda diberikan waktu untuk bertanya.
- Hindari isyarat nonverbal yang tak perlu, seperti: cetak-cetek bolpoin, memutar-mutar kursi, dan sebagainya.
- Makan dan minum pada tempatnya. Biasanya sebotol/segelas air mineral telah disediakan. Sedangkan makanan kecil atau berat disediakan kala istirahat.
- Jauhkan peralatan seperti telpon genggam, gadget, atau alat komunikasi lainnya. Suara dering maupun cahayanya akan mengganggu peserta lain. Sebaiknya telepon genggam disetel dalam mode diam dan disimpan di tas atau saku.
Artinya, pimpinan dan peserta mengikuti rapat dengan serius dan sungguh-sungguh.
Rapat sebentar ataupun lama tujuannya sama, yaitu penyampaian informasi penting, perumusan masalah, hingga pembuatan keputusan. Bukan tempat dan waktu tepat untuk bermain, lucu-lucuan, atau bercanda.
Dengan demikian, bermain-main, lucu-lucuan, atau bercanda di tengah rapat kerja adalah perilaku tidak mengindahkan kepatutan dalam rapat. Mengingkari adab umum meeting atau rapat.
Peserta rapat semacam itu telah berlaku tidak profesional. Tidak menghargai sidang.
Video lengkap dapat dilihat di sini.
