Rugi di Event Pertama adalah Investasi, Bukan Uang Tenggelam

Setelah lama tak bersua, perjumpaan kembali dengannya adalah di Lebak Bulus, Jakarta, seusai pertunjukan Metallica (1993).

Penggagas Braga Festival, Bandung, itu memang aktif dalam dunia pertunjukan musik dan berbagai event. Sayangnya, pengetahuan saya tentang kiprahnya di dunia showbiz maupun event organizer amatlah terbatas.

Saya bertemu lagi dengan pria bersuara berat itu pada saat perhelatan "61 Layar Tancap dalam rangka memperingati 61 tahun HUT Kemerdekaan RI" di Stadion GBK, Jakarta (2006).

Pertemuan selanjutnya, sekaligus menandai perjumpaan terakhir, dengan pria bertubuh subur itu, membahas rencananya untuk mengadakan "Bandung Jazz Festival" di Gelora Saparua, Bandung.

Pertunjukan yang untuk pertama kalinya akan diselenggarakan tersebut belum memiliki sponsor. Padahal itu merupakan sumber pemasukan utama. Rasa-rasanya, pendapatan dari tiket masuk tidak bakal menutupi biaya honor artis pengisi acara, sewa peralatan, dan sebagainya.

Saya menanyakan kepadanya mengenai ketiadaan sponsor.

"The show must go on. Untuk menutupi kekurangan biaya event pertama, biasanya saya modali dari kantong sendiri. Pada tahun berikutnya, atau tahun depannya lagi, sponsor akan datang dengan sendirinya," pria berkuncir itu tertawa ringan.

Selanjutnya pembicaraan menyoroti dunia showbiz maupun event organizer. Saya masih ingat, beberapa simpulan yang disampaikan oleh Wawan Juanda (alm) perihal event, sebagai berikut:

1. Passion. Bukan sekadar minat, hobi, kesukaan, tetapi ia adalah kegairahan dalam menjalankan suatu kegiatan. Dengan itu, pasang surut event merupakan tantangan yang patut ditaklukkan.
2. All out. Melakukannya dengan sepenuh hati dan segenap jiwa. Tanpa itu, akan timbul rasa jenuh, bosan dan akhirnya putus harapan.
3. Konsep. Rancangan yang jelas dan kuat. Artinya, pembuatan cetak biru memperhatikan kepentingan sponsor, semisal acara yang mampu mengundang target market yang disasar.
4. Bauran Pemasaran. Sebagaimana produsen produk, penyelenggara event seyogyanya menerapkan marketing mix: jasa yang ditawarkan, harga sponshorship, tempat acara, kemampuan dan pengalaman penyelenggara, pelaksanaan kegiatan (proses), dukungan fisik (physical evidence), promosi yang intens.
5. Memiliki proyeksi yang dapat dinalar tentang jumlah audiens, kelompok usia, strata sosial, dan seterusnya, baik saat ini maupun estimasi pertumbuhan di masa mendatang.
6. Konsistensi penyelenggaraan. Konsep kuat dijalankan secara ajek, tidak terlalu banyak perubahan, agar ia menjadi event yang ikonik.

Dengan menerapkan 6 variabel di atas, dapat menjadi kunci kesuksesan acara dan digunakan sebagai portofolio berharga bagi penyelenggara kegiatan. Pihak sponsor pun akan menjadikannya sebagai acuan pertimbangan pada periode berikutnya.

Jika event sesuai dengan sasaran korporasi, maka para penyandang dana itu akan datang dengan sendirinya.

Namun faktor penentu terpenting, yang merupakan variabel ke-7, adalah kesiapan mental dan modal penyelenggara untuk menanggung segala kerugian di event pertama, tentunya dengan kalkulasi terukur.