Selamatkan Arsip Pertanahan Desa, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu Luncurkan Aplikasi Arsip Bernama "ADIARTA"

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu membuat trobosan baru otomasi arsip berupa aplikasi yang dapat membantu pemerintah desa dalam hal kearsipan. Aplikasi tersebut bernama ADIARTA (Alih Media Arsip Tanah). DISPERSIP Kota Batu terapkan aplikasi otomasi arsip "ADIARTA" sebagai aplikasi pengelola arsip tanah yang menargetkan terlaksana pada 19 desa dan 5 kelurahan di Kota Batu.

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu telah membentuk tim khusus untuk mengembangkan dan mengaplikasikan aplikasi ADIARTA ini. Tim dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu juga memberikan kesempatan kepada mahasiswa KPL/Magang Universitas Negeri Malang untuk ikut serta berpartisipasi/membantu dalam pengembangan dan pengaplikasian aplikasi ADIARTA ini ke desa-desa. Ada Sebanyak 19 Desa dan 5 Kelurahan di Kota Batu yang di targetkan dapat mengimplementasikan aplikasi ADIARTA ini, sementara ini ada 1 desa yang telah selesai dan telah menjalankan aplikasi ADIARTA ini yaitu Desa Sumberejo dan ada 7 Desa yang masih proses menerapkan aplikasi ADIARTA yaitu Desa Beji, Punten, Torongrejo, Pandan, Bulukerto, Tlekung, dan Tulungrejo

Aplikasi ADIARTA ini merupakan gagasan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu yang bekerjasama dengan kominfo dalam penciptaannya yang bertujuan untuk memudahkan dalam proses pencarian informasi mengenai pertanahan dan juga sebagai langkah penyelamatan arsip pertanahan desa supaya arsip memiliki umur yang lebih panjang.

Arsip tanah desa merupakan dokumen yang sangat penting dan bersifat sangat rahasia dan sensitive (Arsip Vital). Dokumen ini memiliki peran vital yang menjadi salah satu bukti atas hak kepemilikan tanah. Karenanya dalam aplikasi ADIARTA ini telah di desain bentuk pengamanan dokumen yakni dengan TTE (Tanda Tangan Elektronik), dimana pihak desa akan mengajukan TTE pada kominfo dengan melampirkan foto KTP dan foto Kades, kemudian kominfo akan mengsertifikasikan TTE ke BSSN (Badan Sertifakasi Sandi Negara), selanjutnya proses penempelan TTE di setiap halaman di buku kerawangan. Begitu juga pada proses pengerjaan/Instalasinya yang di damping langsung oleh Kepala Desa/Sekertaris Desa.

Dok. pribadi

Pada ruangan tersebut merupakan proses dari tim kearsipan ADIARTA bersama mahasiswa KPL/Magang UM, yang sedang melakukan alihmedia buku kerawangan Pada Desa (Dokumen Pertanahan) dengan cara di scan untuk kemudian di masukan ke dalam aplikasi ADIARTA. Dalam Ruangan tersebut terdapat layar monitor yang terhubung dengan standing scanner untuk pemindaian dokumen.

Proses Pemindaian Buku Krawangan dilakukan dengan sangat hati-hati, mengingat umur buku yang sudah tua dan kertas yang rawan sobek. Berikut adalah salah satu contoh tampilan buku krawangan yang sudah tua dari Desa Bulukerto. Kondisi dari arsip ini terlihat sudah lapuk dan banyak yang robek, arsip krawangan ini sudah waktunya untuk direstorasi, agar kondisinya tidak semakin memburuk.

Dok. pribadi

"Dengan adanya aplikasi adiarta ini sangat membantu pemerintah desa terutamanya dalam hal pencarian data, dengan adanya aplikasi ADIARTA ini tidak perlu buka buku krawangan lagi, jadi buku krawangannya tidak mudah rusak karena seringnya dibuka. Semoga selalu baik dalam penyempurnaan aplikasi adiarta ini, aamiin" Ujar Kepala Desa Sumberejo

Aplikasi ADIARTA ini tidak hanya mendigitalisasi dokumen pertanahan, melainkan juga memasukan informasi-informasi perpindahan kepemilikan, hibah, dijual, dan lain-lain. Sehingga dalam aplikasi akan terekam pohon factor kepemilikan dan riwayat tanah.

Tim ADIRTA Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Batu mengungkapkan bahwa besar harapan dari pembuatan Aplikasi ADIARTA ini dapat menjadi suatu trobosan baru dalam pengolahan dokumen arsip pertanahan dan dapat terus di kembangkan dan diaplikasikan di seluruh desa di Kota Batu. Selain itu dengan adanya aplikasi ADIARTA dapat terpeliharanya arsip tanah desa dan menjamin kepastian hukum pertanahan serta menjamin hak keperdataan masyarakat Kota Batu. Dengan terjaganya arsip tanah desa dapat diminimalisir/ditiadakan terjadinya konflik yang timbul akibat rusak/hilangnya arsip desa, karena pemerintah desa/kelurahan maupun masyarakat desa mendapat kepastian dalam pengurusan tanah.