Dua tahun lalu saya diminta mengisi kelas penulisan bisnis untuk sebuah bank daerah. Tiga angkatan pegawai bank yang masing-masing berjumlah 30 orang diikutkan dalam pelatihan selama dua hari satu angkatan. Saya berhadapan dengan staf administrasi, staf humas dan komunikasi pemasaran, termasuk juga para teller. Umumnya mereka tidak memiliki sama sekali kapasitas menulis.
Mengapa bank ini begitu bersemangat menginstal kemampuan menulis kepada para pegawainya? Rupanya pimpinan bank sangat prihatin dengan tulisan-tulisan yang dibuat stafnya itu, termasuk dalam korespondensi (surat-menyurat). Saya juga sempat memeriksa tulisan di situs web mereka yang juga sama memprihatinkan karena ada beberapa typographical error (salah tik) yang fatal juga berbagai kelemahan yang sangat mengganggu kesan terhadap citra profesionalitas organisasi.
Fenomena publikasi tertulis yang memprihatinkan juga terjadi di banyak organisasi pemerintah dan organisasi swasta, baik itu organisasi bisnis maupun nirlaba. Pengabaian terhadap keterampilan menulis tersebut menghasilkan produk tulisan yang tidak terkontrol kualitasnya dan jelas-jelas akan memengaruhi citra organisasi.
Sebuah lembaga bernama Hodge-Cronin pernah menyurvei 800 CEO. Sebanyak 98% dari para CEO itu setuju bahwa kemampuan menulis sangat penting untuk mencapai kesuksesan karier. Ya, tulisan yang baik akan menghemat waktu pimpinan dan memberi impresi positif untuk organisasi. Penulisan yang buruk menunjukkan para staf tidak mampu mengorganisasi pikirannya dengan baik, membosankan, dan tidak dapat diandalkan.Â
Bagi para eksekutif, menulis dapat berarti menjual; menjelaskan kadang tidak cukup, tetapi harus diikuti kemampuan memengaruhi. Apalagi, pada zaman informai digital yang membanjir kini, kemampuan menulis para staf, termasuk para eksekutif sangat penting untuk membangun komunikasi yang efektif dan tentunya citra yang positif.
Namun, faktanya sebagian besar eksekutif tidak memiliki kemampuan menulis. Alhasil, intuisi mereka tentang tulisan yang baik dan yang buruk juga tidak terasah. Beberapa surat yang dibuat staf sering lolos dari filter sang eksekutif sehingga terkadang menimbulkan masalah pada orang yang dikirimi surat. Beberapa teks pidato yang dibuatkan staf kerap menjadi membosankan, mengesankan sang eksekutif sebagai orang yang sok tahu, atau kadang lebih fatal lagi menggunakan data-data yang tidak valid. Akibatnya, tulisan malah lebih banyak merugikan daripada menguntungkan.
Eksekutif yang piawai menulis jelas akan memiliki kepekaan berikut ini:
- tulisan yang kuat;
- tulisan yang efektif;
- tata bahasa yang baik dan benar;
- pilihan kata yang tepat;
- gaya penulisan yang mewakili citra organisasi; dan
- gaya resmi, gaya tidak resmi (akrab), dan gaya persuasif (colorful style).
Plusnya meskipun sebuah tulisan dikerjakan oleh para staf, para eksekutif akan mampu menjadi editor untuk memberikan arahan kepada stafnya bagaimana tulisan yang baik. Namun, yang terbaiknya memang para staf perlu diberi peluang meningkatkan kapasitas menulisnya melalui pelatihan. Bagaimanapun menulis bukanlah bakat yang dibawa sejak lahir, melainkan keterampilan hidup yang dapat dilatihkan kepada siapa pun.
Kemampuan menulis para eksekutif biasanya masuk dalam bidang penulisan bisnis (business writing) dan penulisan kehumasan (PR writing). Produk tulisan bisnis atau PR sangatlah banyak, seperti berikut:
- proposal;
- surat-menyurat;
- notula;
- teks pidato;
- siaran pers;
- artikel;
- teks iklan;
- laporan;
- berita; dan
- presentasi.
Eksekutif yang piawai menulis juga mampu memainkan peran lebih dalam publikasi di media daring (online) untuk konteks kini. Contohnya, mereka dapat menggunakan media sosial untuk menuliskan pemikiran, pengalaman, dan pengetahuannya. Mereka juga dapat memiliki blog atau situs web pribadi untuk membangun merek diri (personal brand). Tulisan-tulisan pendek itu pada suatu waktu dapat dikumpulkan menjadi buku.
Menurut saya, taktik dan strategi blue ocean dalam karier seorang eksekutif dapat diterapkan dengan menguasai tulis-menulis. Menulis menjadikan seorang eksekutif sangat berbeda dibandingkan eksekutif kebanyakan.
