Dalam dinamika perguruan tinggi yang semakin kompleks, komunikasi internal memainkan peran yang sangat penting dalam membangun dan mempertahankan budaya mutu.Â
Tanpa komunikasi yang efektif, upaya untuk menerapkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dengan pendekatan PPEPP---Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan standar---dapat mengalami berbagai hambatan.Â
Oleh karena itu, perguruan tinggi harus memastikan bahwa komunikasi internal bukan hanya berjalan, tetapi juga mampu menjangkau seluruh elemen institusi secara Efektif, efisien dan berkelanjutan.
Berikut beberapa media komunikasi yang perlu ditingkatkan peran dan fungsinya dalam memajukan budaya mutu perguruan tinggi:
Memo dan email merupakan salah satu media komunikasi yang umum digunakan di perguruan tinggi. Kedua media ini, meskipun terlihat sederhana, memiliki dampak besar ketika digunakan dengan tepat.Â
Contoh, ketika ada kebijakan mutu baru atau penambahan / perubahan prosedur, memo dan email dapat digunakan untuk menyampaikan informasi tersebut secara cepat dan efisien.Â
Berita atau informasi yang disampaikan melalui memo dan email ini untuk ringkas, jelas, dan mudah dipahami oleh semua pihak yang terlibat, sehingga tidak ada kebingungan atau interpretasi yang salah.
Selain itu, rapat rutin dengan agenda khusus tentang penjaminan mutu (seperti tinjauan manajemen) dapat menjadi salah satu forum penting untuk mendiskusikan pencapaian, tantangan, dan strategi peningkatan mutu.Â
Rapat ini harus melibatkan berbagai pihak, mulai dari pimpinan hingga staf administrasi, sehingga semua elemen dalam perguruan tinggi merasa memiliki tanggung jawab yang sama terhadap mutu (quality is everyone responsibility).Â
Rapat ini juga dapat menjadi tempat untuk melakukan Tinjauan Manajemen (management review), di mana pencapaian standar SPMI dan tantangan dibahas secara mendetail dan tindakan korektif dapat segera diambil.
Newsletter internal adalah media lain yang dapat digunakan untuk menyebarkan informasi penting secara berkala.Â
