Teknologi Membuat Kegiatan Mengarsipkan Dokumen Semakin Mudah

Era modern seperti saat ini, dimana teknologi berkembang begitu pesat. Sangat membantu masyarakat dalam menjalankan aktivitas pekerjaan. Salah satunya adalah melakukan pengarsipan surat. Dimana surat begitu penting bagi sebuah lembaga. Mengingat fungsi surat itu sendiri sebagai media komunikasi sebuah lembaga. Tidak hanya surat, namun juga dokumen-dokumen lain perlu dilakukan pengarsipan.

Agar ketika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat kembali diakses dengan mudah. Utamanya sebagai bukti otentik aktivitas sebuah lembaga maka surat dan dokumen perlu diarsipkan dengan baik. Cara tradisional dalam melakukan pengarsipan masih dirasa membuat rentan. Mengingat surat dan dokumen-dokumen merekam aktivitas lembaga salah satunya adalah sekolah. Maka saat ini perlu dilakukan pengarsipan secara digital.

Melalui pemanfaatan teknologi informasi yang begitu canggih. Salah satunya adalah menggunakan aplikasi Microsoft Access. Melalui pemanfaatan aplikasi tersebut, pihak-pihak yang terlibat dalam aktivitas pengarsipan surat dan dokumen sekolah. Dapat menyusun database penyimpanan dokumen secara digital. 

Selain aman tentunya dengan diarsipkan secara digital, Dokumen-dokumen sekolah dapat terjaga seterusnya dan dapat diakses dengan mudah dimana saja. tidak harus ke sekolah melalui kode yang hanya bisa diakses oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap pengelolaan arsip.

Melihat permasalahan yang sering terjadi di sekolah, tim pengabdian dosen Jurusan Administrasi Pendidikan Fakultas Ilmu Pendidikan Universitas Negeri malang. Melaksanakan kegiatan pelatihan pengarsipan surat sekolah dengan menggunakan teknologi.

Digelar di SD Negeri Wonokerto 1 Kecamatan Bantur Kabupaten Malang, Sabtu (9/10/2021) beberapa waktu lalu. Pelatihan tersebut mendapat respon yang cukup positif dari tenaga kependidikan sekolah dan juga guru yang merasa begitu terbantu dalam mengelola arsip sekolah melalui kegiatan pelatihan tersebut.

Koordinator Wilayah Kecamatan Bantur, Wariyanto begitu terbantu dengan program pelatihan yang diberikan oleh kampus di wilayahnya tersebut. Adanya pelatihan pengarsiapan surat dirasa membantu sekolah dalam mengelola urusan ketatausahaan sekolah agar semakin mudah dan cepat.

"Tentu kita senang mendapat wawasan baru dan pengalaman baru dalam menggunakan teknologi untuk mempermudah tugas dibidang tata usaha sekolah. Surat dinas dan dokumen lain mengarsipkannya menjadi lebih mudah dan tidak takut hilang karena tersimpan secara elektronik," tutur Wariyanto.

Sementara Dr. Raden Bambang Soemarsono, M.Pd selaku ketua kegiatan pengabdian menjelaskan program pelatihan merupakan dari tanggung jawab keilmuan yang harus diimplementasikan. Terutama dalam membantu menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh masyarakat.

"Kegiatan ini upaya dari kita perguruan tinggi untuk berpartisipasi aktif dalam membantu masyarakat sebagai bagian dari pengembangan keilmuan," jelas dosen yang akrab disapa Raden Bambang tersebut.