Mari kita lanjutkan obrolan kita tentang "Wasting Time to be Washing Time"
Bagi yang belum baca part 1, bisa dilihat disini:
Jika sudah, kita lanjutkan teknik pencucian waktu di bawah ini.
- Batching Task
Teknik ini menghimbau kita untuk mulai mengelompokkan tugas-tugas sejenis dalam satu waktu. Sebagai contoh, kita punya pekerjaan di laptop, terus ke kampus, terus ke pasar, terus kembali ke laptop lagi untuk menuntaskan apa yang belum kelar. Jangan seperti itu.
Sekarang kita mulai latih untuk membuat list apa saja yang bisa kita kerjakan di laptop lalu tuntaskan dalam sekali duduk, setelah itu ke pasar pastikan semua kegiatan di pasar sudah selesai, baru lanjut ke kampus.
Sebisa mungkin kita selesaikan yang ada dalam satu bidang dan satu waktu. Jangan terlalu sering berpindah-pindah dan akhirnya kembali ke pekerjaan semula yang belum kelar.
Semakin kita pandai mengelompokkan tugas kita dalam satu tempat/waktu, maka semakin produktif dan efisien aktivitas yang kita lakukan. Jadi jangan dicampur-campur, tapi dikelompokkan.
- Neatness (Membersihkan Tempat Kerja Kita)
Mungkin masih banyak dari kita yang kurang memperhatikan hal ini. Ini berhubungan dengan efisiensi waktu. Bahkan banyak penelitian yang menunjukkan bahwa efisiensi waktu kita akan meningkat 20-30% ketika merapikan tempat kerja kita. Misalnya, kita memiliki banyak buku lalu merapikan buku itu ke dalam rak-rak sesuai kategori.
Contoh lain, kita memiliki banyak file di laptop, lalu file-file tersebut kita rapikan ke dalam folder, diberi nama atau masukkan ke folder lagi sesuai kategori. Dengan cara seperti itu kita bisa lebih mudah dan cepat menemukan buku atau file yang kita butuhkan.
Berbeda halnya jika kita meletakkannya sembarangan. Ada potensi terselip dan membuat kita butuh waktu lebih lama untuk menemukannya. Inilah pentingnya neatness terhadap efisiensi waktu yang kita punya.
- Block Time
Kita harus mencari waktu atau tempat tertentu yang tidak ada orang lain atau aktivitas lain yang bisa mengganggu. Kita harus temukan betul waktu semacam ini untuk melakukan pekerjaan utama yang harus segera diselesaikan. Biasanya waktu semacam ini ada di waktu setelah Subuh. Ada teman saya yang pernah menanyakan, bagaimana saya bisa membangun bisnis padahal saya masih seorang pegawai? Jawaban saya sederhana.
Temukan block time Anda dan jangan melakukan aktivitas bisnis setelah pulang kerja. Tapi kerjakan itu di awal sebelum berangkat kerja. Karena jika dikerjakan di awal waktu, pikiran masih jernih daripada nanti setelah pulang kerja.
Ternyata waktu seperti itu terbukti ampuh dan bisa meningkatkan 20-30% produktivitas kita. Mari kita temukan dan maksimalkan block time demi produktivitas hidup kita.
- Say No
Mulai sekarang kita harus berlatih dan membiasakan katakan tidak untuk aktivitas yang tidak relevan dengan impian Anda. Suatu aktivitas yang tidak mendukung dengan proyek-proyek Anda, mimpi Anda, target yang telah dicanangkan, maka katakan “SAY NO” untuk itu.
Kata “say no” bukan berarti tidak sama sekali, tapi lebih condong ke arti “maybe later” atau nanti. Jadi kita kerjakan dulu sekarang aktivitas utama kita, baru setelah itu bisa melakukan aktivitas yang lain.
Misalkan kita sedang fokus mengerjakan laporan keuangan akhir bulan, tiba-tiba diajak teman untuk nongkrong. Maka katakan tidak dulu untuk hari ini, mungkin besok kita nongkrongnya. Jangan sampai kita sedang mengerjakan pekerjaan utama kita, terus ada yang mengajak ini itu ikut ke mana-mana, akhirnya kita sudah capek dan tak menyelesaikan pekerjaan utama kita.
- Balance
Jika kita punya banyak peran, maka seimbangkan semuanya. Kalau bisa dapat peran di situ, kita ambil dan kerjakan semaksimal mungkin. Misalnya, kita sebagai seorang pebisnis dan mahasiswa, maka seimbangkan waktu antara berbisnis dan urusan kuliah.
Jika kita diberi amanah sebagai seorang kepala desa sekaligus sudah jadi seorang kepala rumah tangga, maka seimbangkan waktu untuk melayani warganya dan memenuhi kebutuhan waktu bersama keluarga.
Intinya, atur waktu kita sebisa mungkin agar tidak tabrakan satu sama lain. Harus seimbang. Jika dalam satu waktu kita sedang tidak bisa mengerjakan 2 hal atau lebih sekaligus, maka kita perlu untuk menedelegasikan ke orang lain.
- Delegasi
Kita semua pasti memiliki banyak peran maupun tuntutan amanah yang sedang kita pegang. Semua pekerjaan kita yang bisa dikerjakan oleh orang lain, yang lebih bayar sedikit, dan lebih cepat selesainya, delegasikan.
Mendelegasikan itu tujuannya agar waktu luang kita bisa untuk mengerjakan hal lain yang lebih besar. Kita diciptakan sebagai makhluk sosial. Kita bisa sukses kalau ada orang yang membantu kita. Kita tidak bisa sukses sendirian.
“Jika Anda punya impian BESAR, maka Anda harus mulai mengajak orang lain”
- Meeting
Secara umum, 80% waktu-waktu orang sukses akan dihabiskan untuk rapat atau meeting. Sehingga bisa disimpulkan bahwa salah satu tanda orang sukses biasanya banyak meeting.
Tapi meeting bukan sembarang meeting. Ada meeting yang produktif, ada juga sebaliknya. Berikut tips meeting yang bisa produktif.
- Tentukan tujuan meeting dan poin pembahasannya.
- Harus punya peran di-meeting tersebut. Maksudnya, jika kita tidak diperlukan hadir di meeting, lebih baik tidak usah. Lebih baik waktunya untuk mengerjakan pekerjaan yang lain. Maka dari itu kita harus bertanya, kontribusi apa yang bisa kita berikan di dalam meeting.
- Tentukan mulai dan selesai meeting jam berapa. Cara menghargai orang lain adalah dengan datang on time. Hal ini yang harus mulai kita biasakan.
- Jika jam sudah menunjukkan waktu meeting, langsung dibuka dan yang belum hadir, dianggap tidak hadir. Langsung mulai dan pembahasan dimulai dengan bagiannya tim yang sudah hadir. Jika kita tidak memulai sesuai jam kesepakatan, artinya kita memaklumi orang yang telat dan tidak menghargai orang yang datang tepat waktu.
“Kunci sukses bersama-sama adalah manage our team and manage our time”
- Reminder Mechanism
Setiap perencanaan yang ditulis jangan lupa untuk diberi alarm. Gunakan reminder, misal di handphone. Zaman sekarang semakin mudah. Penuhi kalender HP kita dengan kegiatan-kegiatan dan komitmen menjalankannya.
“Jika kita tak bisa memimpin diri sendiri, maka kita akan sulit memimpin orang lain”
Selamat introspeksi diri. Semangat terus dalam memperbaiki
