Training Pengelolaan Data dan Informasi Lembaga

Setiap lembaga pasti memiliki arsip data untuk disimpan. Untuk menyimpan arsip, tidak hanya sekadar menaruhnya begitu saja di lemari. Ada aturan dan tata cara dalam menyimpan arsip. Dalam bahasa kerennya, ada manajemen arsip.

 Untuk itulah Perguruan Islam Al Syukro Universal mengadakan Training dan Workshop Pengelolaan Data dan Arsip Lembaga. Training dan workshop dilaksanakan selama 3 hari, dari tanggal 3-5 Desember 2019.

Dua hari pertama, 3-4 Desember 2019 kegiatan berupa in class training dan workshop yang berlangsung di gedung SMP Islam Al Syukro Universal Ciputat -- Tangerang Selatan. Hari ketiga, 5 Desember 2019 kegiatan on job training yakni kunjungan ke Dompet Dhuafa Pendidikan di Jampang -- Bogor.

Dok. pribadi

Training diikuti oleh 22 orang peserta. Mereka adalah para kepala departeman atau Kepala Sekolah dan Manajer beserta staf penanggung jawab data dan arsip di departeman atau unit masing-masing, serta Pustakawan  SD dan SMP Islam Al Syukro Universal. Training dihadiri juga oleh Ibu Cicih Kurniasih selaku Direktur dan Bapak Muhammad Amiruddin Rahman selaku GM Operasional Perguruan Islam Al Syukro Universal

Sebagai trainer adalah Ahmad Sobari dan Yuniar dari Lembaga Makmal Dompet Dhuafa Pendidikan Jampang -- Bogor. Materi yang diberikan dalam in class training, 4-5 Desember 2019, antara lain tentang Pusdatin atau Pusat Data dan Informasi, Manajemen Arsip, Manajemen Data, Big Data dan Data Mining. Peserta juga diminta trainer untuk mengecek pengelolaan arsip di bagian masing-masing. Sebagai contoh yang dicek adalah data Arsip SD dan SMP Islam Al Syukro serta bagian keuangan. Sedangkan workshop diisi dengan praktik mengisi Daftar Induk Arsip (DIA) dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Dok. pribadi

Sedangkan hari ketiga, 5 Desember 2019, peserta training melakukan kunjungan studi banding ke Dompet Dhuafa Pendidikan di Jampang -- Bogor. Di Dompet Dhuafa Pendidikan para peserta melaksanakan on job training. Setelah diberikan pengantar dan pengarahan dari Ahmad Sobari dan Yuniar, peserta langsung berkeliling untuk melihat bagaimana pengelolaan kearsipan di lembaga tersebut.

Dimulai dari bagian Financial Accunting (FA), kemudian Human Capital (HC), Pendidikan Smart Ekselensia, Pusat Sumber Belajar (PSB) dan General Affair (GA).  Setelah istirahat dan sholat dzuhur, peserta melanjutkan kunjungan ke bagian PAUD, Daycare, Logistik dan Strategic Partnership (SP).

Dok. pribadi

Menurut Budi Santoso, Manajer QMS Perguruan Islam Al Syukro Universal, tujuan dari kegiatan training tersebut adalah agar arsip dan data lembaga bisa dikelola dengan baik.

"Data dan informasi lembaga bukan hanya diarsipkan saja. Jika dikelola dengan baik, data dan informasi itu akan sangat bermanfaat bagi lembaga misalnya dalam menentukan arah kebijakan lembaga." kata Budi Santoso.

Hal senada juga disampaikan oleh Ahmad Sobari selaku trainer. Dalam materinya, Ahmad Sobari menyampaikan bahwa data dan informasi yang dikelola dengan baik akan sangat bermanfaat bagi lembaga seperti untuk penelitian, pembuatan kebijakan dan visualisasi aktivitas lembaga. (MB)